Расчет отпускных: общие правила

   Літо – традиційна пора відпусток. На що потрібно звернути увагу працівникам бухгалтерії при розрахунку відпускних у цю гарячу пору? Розглянемо особливості визначення суми відпускних, врахування окремих виплат працівникам при розрахунку відпускних, повернення відпускних за невідпрацьований час, а також виплату компенсації за невикористану частину щорічної відпустки.
   
   Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП) кожному працівнику гарантовано право на відпочинок, зокрема, на оплачувану відпустку.
   
   Державні гарантії права на відпустки, умови, тривалість і порядок їх надання працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку закріплені у Законі України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).
   
   Відповідно до ст. 21 Закону про відпустки за три дні до початку відпустки роботодавець має розрахувати та виплатити відпускні (заробітна плата працівника за час відпустки). Зауважимо, що банки приймають платіжні документи на виплату відпускних лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування ПДФО та ЄСВ до бюджету із сум нарахованих відпускних. Тож бухгалтеру необхідно до цього часу провести всі необхідні розрахунки для визначення сум відпускних.
   
   Визначення суми відпускних
   
   Обчислення заробітної плати працівникам за час щорічної відпустки здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі — Порядок № 100).
   
   Згідно з п. 2 Порядку № 100 обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або для виплати компенсації за невикористані відпустки провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки. Працівникові, який пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.
   
   Розрахунок відпускних провадиться виходячи з розміру середньоденної заробітної плати. Він визначається шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (п. 7 Порядку № 100). До кількості календарних днів року не включаються святкові і неробочі дні (їх перелік визначений у ст. 73 КЗпП). Одержаний результат перемножується на число календарних днів відпустки (у т.ч. вихідних днів).
   
   Зверніть увагу, що при обчисленні загальної суми відпускних до числа календарних днів не відносяться святкові та неробочі дні, які припадають на час відпустки.
   
   Наче все просто. Проте часто-густо бухгалтери припускаються помилок під час розрахунку сум відпускних, а саме − при визначенні сумарного заробітку. Справа у тому, що у Порядку № 100 наведено перелік виплат працівникам, які не враховуються при визначенні середньомісячної заробітної плати або враховуються лише частково.
   
   Розглянемо особливості обліку окремих виплат працівникам при розрахунку відпускних
   
   Відповідно до п. 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі − Порядок № 100), при визначенні сум відпускних не враховуються такі виплати працівника, як:
   
   1) за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять у обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт і виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);
   
   2) одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога тощо);
   
   3) компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);
   
   4) премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності);
   
   5) грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;
   
   6) пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;
   
   7) літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;
   
   8) вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
   
   9) дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;
   
   10) виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
   
   11) вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;
   
   12) заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);
   
   13) суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я;
   
   14) доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;
   
   15) компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.
   
   Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.
   
   Тобто, якщо працівник виявив бажання піти у відпустку у липні місяці, а у січні він отримав винагороду за підсумками роботи за попередній рік, то при розрахунку середньомісячної заробітної плати ця винагорода враховується лише за 6 місяців минулого року.
   
   Повернення відпускних за невідпрацьований час
   
   Законодавством визначено, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Для детального розуміння цього твердження розглянемо окремо на прикладі.
   
   Працівник був працевлаштований 10.10.2013. У липні 2014 він використав право на основну щорічну відпустку повної тривалості 24 календарні дні і отримав відпускні у розмірі 4000 грн. Згодом працівник надав заяву про звільнення (з 05.09.2014). Роботодавцю необхідно утримати частину відпускних за невідпрацьований час з 06.09.2014 по 09.10.2014.
   
   Розрахунок: Стаж роботи працівника з 10.10.2013 по 05.09.2014 з урахуванням святкових і неробочих днів становить 319 календарних днів.
   
   Визначимо, скільки днів відпустки припадає на один календарний день:
   
   24 ÷ (365 – 10) ≈ 0,0676.
   
   Визначимо кількість днів, що дає право на відпустку:
   
   319 × 0,0676 ≈ 22 (к.д.)
   
   Визначимо кількість днів невідпрацьованої відпустки:
   
   24 – 22 = 2 (к.д.)
   
   Визначимо суму відпускних, що підлягають поверненню:
   
   2 × (4000 ÷ 24) = 333,33 грн.
   
   Отже, працівник має повернути відпускні у сумі 333,33 грн. Як правило, ця сума утримується роботодавцем із виплат, що виплачуються при звільненні працівника.
   
   Зверніть увагу, що таке повернення не здійснюється у разі:
   
   1) призову або прийняття (вступу) на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу;
   
   2) переведення працівника за його згодою на інше підприємство або переходу на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
   
   3) відмови від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмови від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
   
   4) зміни в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідації, реорганізації або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників;
   
   5) виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
   
   6) нез’явлення на роботу понад чотири місяці поспіль внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
   
   7) поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
   
   8) направлення на навчання;
   
   9) виходу на пенсію або смерті.
   
   Виплата компенсації за невикористану частину щорічної відпустки
   
   Законодавством також передбачено, що за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткової відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарні дні. Отже, основною умовою для отримання грошової компенсації за частину щорічної відпустки є використання працівником в обов’язковому порядку 24 календарних днів щорічної відпустки.
   
   Також така компенсація виплачується працівнику у разі його звільнення за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Зауважимо, у цьому випадку не має значення, чи перебував працівник у відпустці 24 календарні дні.
   
   Розрахунок грошової компенсації здійснюється за аналогічним алгоритмом, що й для визначення суми відпускних.