«Отпуск для мамочки»: заполняем форму №Д; без проблем

   Валентина БОРШОВСКАЯ, заместитель директора Департамента — начальник отдела персонифицированного учета, информационных систем и сетей Пенсионного фонда Украины
   
   Рождение ребенка — радостное событие. С июля прошлого года на сумму пособия по беременности и родам, которое выплачивается за счет средств ФВПТ, все работодатели начисляют единый взнос. А потому с этой даты декретный отпуск засчитывается в пенсионный стаж. Из сегодняшней статьи вы узнаете, как показать начисление пособия в ежемесячной отчетной форме № Д4.
   
   
   
   Заполнять и подавать ежемесячный отчет по форме № Д4 должны страхователи. Среди них основная масса — работодатели, у которых люди работают по трудовому договору. Пособие по беременности и родам и период такого отпуска в этом случае они показывают в таблицах 1, 5 и 6. В то же время о начисленных декретных отчитываться также должны и воинские части и органы, выплачивающие денежное обеспечение Для этого они заполняют таблицы 4, 5 и 6. Приведем эту информацию на рис. 1.
   
   На практике больше всего вопросов возникает с заполнением персонифицированных данных о работнице-декретчице, которые вы отражаете в таблицах 5 и 6. Поэтому далее расскажем об их заполнении подробнее.
   
   ЗАПОЛНЯЕМ ТАБЛИЦУ 5
   
   В таблице 5 формы № Д4 вы показываете период начала или окончания отпуска в связи с беременностью и родами.
   
   В месяце ухода в декрет В месяце, в котором работница уходит в отпуск в связи с беременностью и родами,заполняете одну строку. В ней указываете:
   
   в графе 7 — «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах»);
   
   
   
   в графе 10 «дата початку» — первый день отпуска.
   
   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Если нет данных для заполнения таблицы 5, то в составе формы № Д4 вы ее не подаете.
   
   В месяце окончания декретного отпуска В месяце, когда у работницы заканчивается отпуск в связи с беременностью и родами (истек 126, 140, 180 день отпуска, с учетом листка нетрудоспособности, который выдан на продление отпуска), заполняете на работницу одну строку. В ней указываете:
   
   в графе 7 — «5»;
   в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска.
   Если работница после этого выходит на работу или использует дни ежегодного отпуска, то в таблице 5 больше других строк не заполняем.
   
   А вот если работница сразу уйдет в отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (далее — отпуск до 3 лет), необходимо заполнить еще одну строку:
   
   в графе 7 — «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);
   в графе 10 «дата початку» — первый день отпуска до 3 лет.
   Информацию об окончании отпуска до 3 лет вам нужно показать в таблице 5 формы № Д4 за месяц, на который приходится последний день такого отпуска. Для этого заполните отдельную строку, в графе 7 которой укажите «6», а в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дняотпуска до 3 лет (день трехлетия ребенка, если работник использовал его полностью).
   
   Аналогично заполняете таблицу 5 и в случае, когда работник использует отпуск для ухода за ребенком до достижения 6 лет по медицинскому заключению. Но в этом случае в графе 7 указываете не «6», а «4» («особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку»).
    Пример 1. Работница принесла листок нетрудоспособности, который подтверждает декретный отпуск на 126 календарных дней с 06.01.2014 г. по 11.05.2014 г. В мае 2014 года она принесла еще один листок нетрудоспособности на продление периода декретного отпуска на 14 календарных дней (с 12.05.2014 г. по 25.05.2014 г.). Также в мае работница написала заявление с просьбой предоставить ей отпуск до 3 лет с 26 мая 2014 года.
   
   В этой ситуации вам необходимо отразить информацию о работнице в таблице 5 за январь (рис. 2) и май 2014 года (рис. 3).
   
   
   
   
   
   Заполняете несколько строк В таблице 6 формы № Д4 пособие по беременности и родам разбиваете по месяцам, на которые оно приходится. Для этого необходимо руководствоваться п.п. 1 п. 4.3 Инструкции № 455. И затем заполняете столько строк, на сколько месяцев приходится отпуск в связи с беременностью и родами.
   
   Кроме этого, в этом же отчете в отдельной строке вы должны отразить зарплату и/или больничные за месяц, в котором работнице предоставлен декретный отпуск (если работница перед отпуском работала и/или болела).
   
   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Строки с пособиемзаполняете после строк с зарплатой, вознаграждением по договору гражданско-правового характера и пособием по временной нетрудоспособности.
   
   Графа 9 В графу 9 вписываете код из приложения 2 к Порядку № 454.
   
   Таблица 1. Коды для заполнения графы 9 в строках с декретными
   
   

Код  для графы 9	Характеристика декретчицы
42	Если работник предприятия, учреждения — не инвалид
43	Работник предприятия, учреждения является инвалидом
44	Работники всеукраинских организаций инвалидов (УТОГ, УТОС)
45	Работники-инвалиды в общественных организациях инвалидов

   
   Графы 10, 13, 14 в строках с пособием по беременности и родам не заполняете.
   
   Графа 11 Указывайте месяц, на который приходится период отпуска в связи с беременностью и родами, после разделения согласно п.п. 1 п. 4.3 Инструкции № 455.
   
   Графа 15 Показываете календарные дни трудовых отношений с работодателем. При заполнении этой графы помните о таких постулатах:
   
   если в отчетном месяце на работника, кроме строк с декретными выплатами, есть еще строка с зарплатой, то графу 15 заполняете один раз по строке с зарплатой (пример см. на рис. 4);
    если за месяц начислены только больничные и пособие по беременности и родам, то графу 15 заполняем один раз по строке больничных;
   если за месяц начислены зарплата, больничные и пособие по беременности и родам, то графу 15 заполняем один раз по строке зарплаты;
   если за месяц начислено только пособие по беременности и родам, то графу 15 заполняем по строке пособия. В этом случае графа 15 = графа 16. Аналогично и в отношении строк с пособием за будущие месяцы отпуск — приводите количество дней отпуска (графа 15 = графа 16).
   
   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При заполнении графы 15 таблицы 6 нужно ориентироваться на данные, которые вы привели по работнику в таблице 5. Так, если работник уходит в отпуск до 3 лет (данные об этом периоде в персонифицированый учет подают органы собеса), то календарные дни такого отпуска в графу 15 не должны попасть. Данную работницу вообще не отражаете в таблице 6. Исключение — продление декрета (см. рис. 5 на с. 37).
   
   Графа 16 Указывайте календарные дни декретного отпуска. В строках с пособием за будущие месяцы отпуска графа 15 = графа 16.
   
   Графа 17 Впишите сумму пособия за каждый месяц после того, как распределите по месяцам согласно п.п. 1 п. 4.3Инструкции № 455 без применения максимальной величины дохода (17 ПМТЛ).
   
   Графа 18 Укажите сумму пособия, которую привели в графе 17, но в пределах максимальной величины дохода — 17 ПМТЛ. Размер 17 ПМТЛ в 2014 году составляет:
   
   в январе — феврале — 20706 грн;
   
   в июле — сентябре — 21250 грн;
   
   в октябре — декабре — 22117 грн.
   
   При заполнении данной строки не забудьте:
   
   максимальную величину при начислении единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) к пособию применяете отдельно за каждый месяц (после того как его распределили между месяцами, на которые приходятся дни отпуска в связи с беременностью и родами);
   учитывайте очередность включения выплат в пределах максимальной величины. А поэтому, если за месяц, указанный в графе 11, начислены не только декретные, но и (1) зарплата и/или (2) вознаграждение по договорам гражданско-правового характера, и/или (3) пособие в связи с болезнью, то декретные в этой цепочке включайте в последнюю очередь. Если за месяц начислена сумма пособия по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам, то вначале ЕСВ начисляете на пособие по временной нетрудоспособности, и только после этого в пределах 17 ПМТЛ — на декретные.
   Графа 19 Указывайте удержанный из суммы пособия ЕСВ по ставке 2 %.
   
   Графа 20 Впишите «1», если работница трудится у вас на основном месте работы, и «0» — если она совместитель.
   
   Графа 21 Впишите «1», если работница трудится у вас на должности со спецстажем. В этом случае на нее еще нужно заполнить таблицу 7. В других случаях здесь проставляется «0».
   
   Графа 22 Впишите «1», если работница трудится у вас на новом рабочем месте. В других случаях здесь проставляется «0».
   
    Пример 2. В продолжение примера 1 покажем, как заполнить таблицу 6 за январь (рис. 4) и май 2014 года (рис. 5).
   
   Данные для заполнения таблицы 6 приведены в табл. 2. В январе 2014 года помимо пособия работнице начислена зарплата в сумме 200 грн, с которой удержан ЕСВ в размере 7,2 грн.
   
   
   
   ГЛАВНЫЕ ТЕЗИСЫ
   
   - С 01.07.2013 г. на сумму пособия по беременности и родам начисляете ЕСВ.
   - В форме № Д4 информацию об отпуске в связи с беременностью и родами и сумму пособия необходимо отражать в таблицах 1, 5 и 6. А если начисление осуществляет воинская часть (другие органы, выплачивающие денежное обеспечение), они заполняют таблицы 4, 5 и 6.
   - В таблице 5 отражаете дату начала или дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами.
   - В таблице 6 в месяце ухода в отпуск сумму пособия показываете в разрезе месяцев, на которые приходится отпуск в связи с беременностью и родами. Если отпуск был продлен на 14 календарных дней, то показываете такое начисление в таблице 6 за месяц, когда работница предоставила второй листок нетрудоспособности.