Хранить или не хранить? Уничтожение документов до налоговой проверки

В дебатах по поводу уничтожения «старых» документов (составленных более трех лет назад, но так и не проверенных налоговиками) обычно звучат такие аргументы:

Наш комментарий. Законодательство разрешает уничтожить документы, более трех лет хранящиеся на предприятии. Отсутствие проверок не должно быть преградой (ведь это проблема налоговиков, а не плательщиков). Но не все так просто. Применяя на практике этот подход, нужно проявить осмотрительность. Поясним свои опасения.

Во-первых, по Перечню № 578 сроки хранения начинают считать с 1 января года, который идет за годом завершения делопроизводства. По НКУ 1095-дневный срок считают иначе. Отсчет ведут с даты подачи налоговой отчетности, при составлении которой данный документ использовали (либо с окончания предельного срока, если декларация так и не была подана).

Выделенная формулировка не во всех случаях вносит ясность. Споры о «досрочном» уничтожении документов часто возникают в делах об «отсутствии реального характера операций». Нужно убедить суд в том, что операция все же имела место. В ход идут не только документы, на основании которых непосредственно сделана запись в налоговом учете. Полезны будут любые документы, так или иначе связанные с хозоперацией. Если спор возник, а документов нет (они уже уничтожены), то суд обычно выносит решение в пользу налоговиков.

Главный риск! Если возникает спор о правомерности уничтожения документов, то суды все-таки обращают внимание на то, проводилась ли налоговая проверка за период, к которому относятся уничтоженные документы (см. постановления Ровенского окружного админсуда от 22.12.2011 г. по делу № 2а/1770/4480/2011, Николаевского окружного админсуда от 22.05.2013 г. по делу № 2а-6541/12/1470).

Во-вторых, законодатель не согласовал ст. 44 НКУ (о сроках хранения документов) и ст. 102 НКУ (о сроках давности для доначислений, а также для применения санкций). Если первая ограничивается указанием на 1095-дневный срок, то вторая называет случаи, когда срок продлевается либо вовсе не применяется. Например, согласно абз. 2 п. 102.1 НКУ при подаче уточняющего расчета срок в 1095 дней начинает исчисляться заново — со дня подачи уточненки. А значит, должен быть продлен и срок хранения документов, на основании которых заполнялась первоначальная декларация (иначе как провести по ней доначисления?). Но в п. 44.3 НКУ об этом ни слова.

Если должностное лицо осуждено за уклонение от уплаты налогов, то сроки давности из НКУ не применяют. Если речь об уклонении в особо крупных размерах (т. е. больше чем на 3 млн грн.), то срок давности для привлечения к уголовной ответственности составит 10 лет. Поэтому налогоплательщик может узнать об отсутствии срока давности лишь постфактум, когда срок давности в 1095 дней уже истек. Другое дело, что обвинить в необеспечении сохранности документов (и наложить штраф по ст. 121 НКУ) налоговики не смогут, ведь уничтожил он документы на вполне законных основаниях. А вот шансов защитить себя от доначислений будет не очень много.

Подведем итог. Если «старые» документы уже уничтожены, хотя проверка по ним не проводилась, то найти аргументы для защиты от претензий налоговиков можно. Но на практике (в том числе в судах) эти аргументы редко слышат. Поэтому если Вы лишь размышляете над тем, хранить или не хранить, то от уничтожения нужно воздержаться.