Налоговокредитные документы: были, да сплыли...

Сформировать налоговый кредит по НДС плательщик может лишь при наличии налоговых накладных (далее — НН), таможенных деклараций, других документов, предусмотренных п. 201.11 НКУ (п. 198.6 данного Кодекса). На момент составления налоговой отчетности по НДС без фактического наличия «налоговокредитных» документов никак не обойтись.

Однако впоследствии предприятие по разным причинам (в результате кражи, стихийного бедствия, халатности работников и т. п.) может лишиться этих документов. Что предпринять для сохранения налогового кредита?

Алгоритм действий

Если произошла утрата, повреждение либо досрочное уничтожение документов, связанных с исчислением и уплатой налогов/сборов, то обращаемся к п. 44.5 НКУ. Представим шаги плательщика на схеме (см. рис. 1 на с. 21). Там же отразим результаты представления/непредставления контролерам документов, которые отсутствовали в период проведения проверки (п. 44.6 НКУ).

Важно отметить, что п. 44.5 НКУ не определяет порядок действий в ситуации, когда по истечении 90-дневного срока документы так и не были восстановлены. По нашему мнению, процесс восстановления документов может быть «растянут» до окончания налоговой проверки. Даже более того, документы, определенные в акте проверки как отсутствующие, абз. 2 п. 44.7 НКУ позволяет плательщику представить в назначивший проверку контролирующий орган в течение 5 рабочих дней со дня получения акта. И только если этот срок будет пропущен, тогда считается, что документы отсутствовали на момент составления налоговой отчетности со всеми вытекающими неблагоприятными «штрафными» последствиями.

Рис. 1. Действия плательщика при утрате «налоговых» документов

Если утрачены «налоговокредитные» документы

Данную ситуацию оговаривает п. 198.6 НКУ. Им предусмотрено привлечение плательщика к ответственности в случае, если ранее включенные в состав налогового кредита суммы НДС не будут подтверждены «налоговокредитными» документами на момент проверки.

Резонно предположить, что не уточнять показатели налоговой отчетности по НДС позволительно аж до момента получения от контролирующего органа письменного уведомления о проведении документальной плановой или документальной внеплановой невыездной проверки. А если удастся «продержаться» в течение 1095 дней (установленного п. 102.1 НКУ срока давности), то о восстановлении утраченных документов можно и вовсе позабыть. Но это на страх и риск плательщика НДС.

Осторожным плательщикам с восстановительными действиями лучше уложиться в упомянутый выше 90-дневный срок. Если же попытка восстановления утраченных «налоговокредитных» документов будет тщетной, то по завершении предельного срока имеет смысл сторнировать неподтвержденные суммы (п. 50.1 НКУ).

Если получится восстановить «налоговокредитные» документы, суммы НДС по ним можно будет включить в состав налогового кредита. Наиболее приемлемым вариантом возобновления самостоятельно снятого налогового кредита, на наш взгляд, является представление уточняющего расчета (с учетом сроков давности в 1095 дней) за тот, откорректированный прежде в связи с утратой документов, период.

С чего же начать восстановительный процесс?

Восстанавливаем документы: с чего начинаем и что предпринимаем

Действия предприятия в случае пропажи или уничтожения первичных документов (а значит, и НН), предшествующие процедуре их восстановления, регламентирует п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Разбить их можно на следующие этапы (см. рис. 2).

Что же следует понимать под восстановленным доку- ментом? В п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» находим такое определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу.

После составления списка утраченных документов вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за малым — приступить к их восстановлению.

Рис. 2. Действия предприятия при утрате первичных документов

Дубликаты НН и их заменителей равноценны оригинальным документам. Правда, велика вероятность того, что дубликаты «сойдут» у налоговиков за оригинальные лишь в том случае, если будут присутствовать в списке утраченных документов, который, в свою очередь, зафиксирован в направленном органу ГФСУ акте.

Какие же из утраченных «налоговокредитных» документов практически возможно восстановить, а какие — даже теоретически нет?

Если «налоговокредитные» документы не восстановлены, то при проверке не избежать доначислений. Для должностных лиц утрата документов может обернуться также административной, а в некоторых случаях — уголовной ответственностью (ст. 163¹, 164², 186³ КУоАП и ст. 357 УКУ). Если документы «посеяли» по вине обычного работника, то максимум, что ему можно «предъявить», — это наложить дисциплинарное взыскание (в виде предупреждения, выговора, увольнения) и привлечь к матответственности в размере прямого действительного ущерба, но не более его среднего месячного заработка (ст. 132 КЗоТ).

Налоговые накладные. Если у предприятия-покупателя по какой-то причине не стало бумажных оригиналов НН (утеряны, испорчены и т. п.), то восстановить их можно при помощи его контрагентов-поставщиков. Для этого нужно обратиться к ним с официальным письмом с просьбой предоставить НН взамен утраченных. Причем мы не видим особых препятствий для повторной выписки оригинала НН продавцом товаров/услуг и передачи его покупателю, оказавшемуся в «нестандартной» ситуации.

Хотя даже если поставщик выпишет предприятию НН с отметкой «дубликат», то по ней все равно налоговый кредит должен быть сохранен. Ведь такая приписка будет свидетельствовать лишь о том, что НН оформлена поставщиком товаров/услуг повторно.

Счета на услуги. Ситуация с восстановлением счетов на услуги схожа с «налоговонакладными» хлопотами: запрашиваем у контрагентов их дубликаты, которые обоснуют ранее отраженный нами налоговый кредит. При этом если контрагенты повторно выпишут оригиналы счетов на услуги — это только приветствуется!

Транспортные билеты. С этими заменителями НН ситуация не радужная — восстановить транспортные билеты никак не получится. Соответственно налоговый кредит при их утрате просто «сгорает».

Кассовые чеки. Восстановить утраченный фискальный кассовый чек на товары/услуги невозможно. Однако при соблюдении всех необходимых процедурных моментов, описанных нами ранее, считаем, что сохранить налоговый кредит, отраженный на их основании, позволит полученная от контрагента копия контрольной ленты с подписью и печатью поставщика товаров/услуг.

Выводы

• О факте утраты «налоговокредитных» документов уведомляем орган ГФСУ в 5-дневный срок со дня выявления их пропажи/повреждения.

• На восстановительные процедуры плательщику отводится 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления в контролирующий орган уведомления об утрате документов.

• Составленный по результатам работы комиссии акт с перечнем утраченных документов и указанием вызвавших пропажу причин направляем органу ГФСУ в течение 10 дней со дня его оформления.

• За отсутствие «налоговокредитных» документов должностным лицам предприятия грозит административная, а порой даже уголовная ответственность.