Исправляем ошибки в ф. № 1ДФ

НДФЛ, ВС, ф. № 1ДФ, самоисправления

Новый или уточняющий

Как исправить ошибки, обнаруженные в расчете по ф. № 1ДФ? Ответ на этот вопрос нужно искать в  Порядке № 4*. Ведь именно он регулирует правила заполнения этого расчета. Надо отдать должное: в  Порядке № 4 достаточно четко описаны правила корректировок неправильных данных в ранее поданных формах № 1ДФ.

* Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4.

Почему же возникает необходимость исправить ошибку, допущенную в расчете по ф. № 1ДФ? Это происходит в случаях, если:

1) налоговый агент самостоятельно выявил ошибки в ранее поданных расчетах;

2) от налоговиков получены уведомления с информацией о выявленных ошибках.

Как вы догадываетесь, ошибки в расчете по ф. № 1ДФ исправляют в этой же форме, но с особым статусом. Проще говоря, Порядок № 4 предлагает два способа исправить выявленные ошибки. Для этого налоговому агенту нужно предоставить ( разд. IV Порядка № 4):

1) либо отчетный новый Налоговый расчет;

2) либо уточняющий Налоговый расчет.

Непосредственно тип отчета вы определите, поставив отметку в шапке Налогового расчета по форме № 1ДФ: «Звітний новий» або «Уточнюючий»

Учтите: вы не можете выбрать способ исправления на свое усмотрение. Здесь все зависит от того, в какой момент была выявлена ошибка. Предоставить отчетный новый расчет можно, если ошибка в уже поданном ранее отчете была выявлена вами до окончания предельного срока его подачи ( п. 4.2 Порядка № 4). Например, ф. № 1ДФ за 3 квартал 2015 года вам нужно было подать не позднее 9 ноября 2015 года. Бухгалтер подал расчет 30 октября 2015 года, а 2 ноября он обнаружил ошибку. В такой ситуации не позднее 9 ноября 2015 года он мог подать отчетный новый расчет.

Обратите внимание: исправление ошибок в отчетном новом расчете — финансово безболезненный вариант. Он не повлечет за собой уплаты штрафных санкций ( письмо ГФСУ от 24.04.2015 г. № 8828/6/99-99-17-02-01-15). Но еще раз подчеркнем: подать его можно только в случае, когда срок подачи отчетности еще не прошел.

А вот уточняющий расчет, как вы уже догадались, предоставляют, если ошибка в ф. № 1ДФ была обнаружена уже после окончания предельного срока подачи ( п.п. 4.3 разд. IV Порядка № 4).

Начиная с отчета за 1 квартал 2015 года действует форма расчета, утвержденная приказом № 4. Именно по ней (действующей форме) вы подаете отчетный новый и уточняющий расчеты, даже если нужно исправить информацию в расчете за отчетные периоды прошлых лет.

Несмотря на многообразие ошибок, по типу исправления отличаться от остальных будут только ошибки в реквизитах заглавной части расчета (например, «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» и т. д.). Дело в том, что прямых инструкций в  Порядке № 4 (ср. ) для исправления таких неточностей нет. На наш взгляд, вам нужно просто подать отчетный новый или уточняющий расчет, при этом заполнить в нем только заглавную часть («шапку»). О методике исправления ошибок в других разделах поговорим в следующих разделах.

Давным-давно, давным-давно…

Предположим, вы допустили ошибку в расчете по ф. № 1ДФ в сумме НДФЛ (сама сумма налогооблагаемого дохода была определена верно) давным-давно, и, к счастью, фискалы до сих пор ее не выявили. Если сумму недоплаты не обнаружили в течение 1095 дней, то ошибку можно не исправлять, а значит, подавать уточняющий расчет не нужно.

Срок давности понятен — 1095 дней. Но для того чтобы правильно его исчислить, необходимо знать, с какого числа он начинает отсчитываться, как течет и каким числом заканчивается.

Как же отсчитать срок давности? Начните с даты, следующей за последним днем подачи расчета. Причем заметьте: начало такого отсчета привязывается:

1) именно к той ф. № 1ДФ, в которой была допущена ошибка;

2) к последнему дню подачи такой ф. № 1ДФ, а не к фактической дате, в которую она была предоставлена.

Поясним на примере. Расчет с ошибкой за 1 квартал 2012 года (предельный срок подачи — 10 мая 2012 года) был подан 10 апреля 2012 года, срок для исправления будет отсчитываться с 11 мая 2012 года, а истекает срок давности в общем случае 10 мая 2015 года. Однако поскольку этот день приходится на воскресенье, то последним днем срока считается 11.05.2015 г. (см. ч. 5 ст. 254 ГКУ).

Но в любом правиле есть исключения, поэтому иногда вам придется учитывать и некоторые особенности отсчета срока давности. Рассмотрим несколько таких случаев.

Нестандартный случай подачи формы № 1ДФ	Отсчет срока давности
«Ошибочный» расчет подан позже предельного срока	С даты, следующей за днем его фактического предоставления ( п. 102.1 НКУ)
«Ошибочный» расчет подан вовремя, однако срок его подачи был перенесен по правилам выходного/нерабочего дня	С последнего дня для подачи расчета с учетом такого переноса
Максимальный срок подачи «ошибочного» расчета отодвигался по правилам п. 102.6 НКУ (по перечню уважительных причин)	С последнего дня для подачи расчета с учетом такого переноса
За исправляемый период уже подавался уточняющий расчет	Срок обрывается и начинает отсчитываться заново — с даты такого предоставления ( абзац второй п. 102.1 НКУ). Это правило действует даже в том случае, если «ошибочный» расчет подавался более 1095 дней назад

 

Заметим: налоговики также в своих разъяснениях в БЗ указывают на то, что предоставление налоговым агентом уточняющего расчета по ф. № 1ДФ за периоды, по которым истек срок давности (1095 дней), НКУ не предусмотрено (см. разъяснение в категории 103.25 БЗ).

А вот если вы обнаружили ошибку в сумме НДФЛ в расчете по ф. № 1ДФ до истечения 1095-дневного срока, то вам есть смысл исправиться в ходе любого перерасчета по НДФЛ и направить в налоговую уточняющий расчет. Дело в том, что, по нашему мнению, если вы так поступите, а именно самоисправитесь, то вам не грозит штраф по п. 119.2 НКУ в размере 510 грн.

Вместе с тем отметим: налоговики считают, что избежать штрафа по п. 119.2 НКУ при самоисправлении можно только в случае проведения так называемого классического перерасчета. То есть перерасчета суммы начисленной налогоплательщику зарплаты и суммы начисленной налоговой социальной льготы (см. разъяснение в категории 103.26 БЗ). Мы не согласны с данным мнением.

 

Исправляем ошибки в разделе I ф. № 1ДФ

Учтите: и отчетный новый, и уточняющий расчеты вы формируете по одним правилам. Они достаточно просты и сводятся к следующему.

Фиксируем в уме строку или строки с ошибками. Их нужно изъять и ввести правильные. Если забыли ввести какую-либо информацию, то просто вводим строку.

Как это сделать? Для изъятия одной ошибочной строки из предварительно поданной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — строка на изъятие.

Для введения новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» — строка на введение.

Для замены ошибочной строки на правильную нужно изъять ошибочную информацию с указанием в графе 9 значения «1» и ввести правильную информацию. В графе 9 такой строки указываете значение «0». То есть в этом случае мы заполняем две строки: одна из них изымает ошибочную информацию, внесенную ранее, а вторая — вносит правильную информацию.

Отчетный новый и уточняющий расчеты по ф. № 1ДФ содержат информацию только по уточняемым строкам! Не нужно переписывать все строки табличной части расчета, которые были заполнены в ф. № 1ДФ с отметкой «Звітний». Нужно просто изъять/ввести/заменить нужные строки по правилам, озвученным выше.

Если вы заполняете отчетный новый или уточняющий расчет на бумаге, итоговые строки по графам 3а, 3, 4а и 4 не заполняете (разъяснение налоговиков в категории 103.25 БЗ). А вот в электронной версии Налогового расчета по ф. № 1ДФ итоговая строка проставляется автоматически, но вас это смущать не должно, это не ошибка.

Реквизиты Налогового расчета «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» должны соответствовать тем, что были указаны в ранее поданном отчете, который вы сейчас корректируете. Так, например, в поле «Порція» уточняющего отчета нужно проставить тот номер порции, который был указан вами в поданном ранее расчете (разъяснение в категории 103.25 БЗ). Исключение — если возникла необходимость откорректировать именно эти реквизиты отчета.

Ошибки в чем угодно, но не в сумме НДФЛ. Начнем с неправильных данных, которые не повлияли на сумму уплаченного НДФЛ. Это могут быть «описки», неправильно определенные признаки НСЛ или типа дохода, ошибки, связанные с тем, что была неверно указана сумма начисленного дохода, и т. п.

Пример 1. Неверно указана начисленная/выплаченная сумма дохода. В поданном расчете по ф. № 1ДФ за 2 квартал 2015 года в графах 3 вместо начисленной суммы зарплаты 9000,00 грн. (3000,00 грн. за каждый месяц) работника (НН — 2718900968) ошибочно была проставлена сумма зарплаты, выплаченная на руки, — 7239,60 грн. Ошибка выявлена в конце ноября 2015 года. Предельный срок подачи Налогового расчета за 2 квартал 2015 года истек 10 августа 2015 года, а значит, корректировку можно провести только через уточняющий расчет.

Фрагмент раздела I уточняющего расчета за 2 квартал 2015 года

1	2	3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
1	2718900968	9000	00	7239	60	1301	40	1301	40	101	—	—	—	1
2	2718900968	9000	00	9000	00	1301	40	1301	40	101	—	—	—	0
<…>

 

Дополняем забытыми данными. На практике, как правило, встречаются случаи, когда бухгалтер «забывает» отразить информацию о какой-либо выплате в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ.

Первый — когда бухгалтер забыл начислить какой-либо вид дохода и соответственно не отразил его в расчете. Например, вы забыли начислить сумму индексации за июнь 2015 года, но начислили ее в июле 2015 года. В этой ситуации вы приводите информацию об индексации в текущей ф. № 1ДФ. Корректировать информацию за прошлый квартал не нужно.

Второй — когда бухгалтер начислил доход работнику, но не отразил его в расчете.

Самый распространенный случай — неотражение в расчете сведений о не облагаемом налогом доходе. К такому доходу относится, например, доход, выплачиваемый в пользу ФЛП. В данной ситуации откорректировать поданный отчет все же придется. Покажем это на примере.

Пример 2. В расчете по ф. № 1ДФ за 2 квартал 2015 года не указана была выплата физлицу-предпринимателю в сумме 4300,00 грн. (НН — 2533317243). Это был его доход от услуг, предоставленных в рамках предпринимательской деятельности. В бухучете начисление и выплата дохода отражены в мае 2015 года. НДФЛ с суммы выплаченного предпринимателю дохода не удерживался, поскольку были предоставлены все необходимые документы, подтверждающие его статус. Ошибка обнаружена в ноябре 2015 года.

Исправиться нужно через уточненку. В ней необходимо показать сумму начисленного и выплаченного ФЛП дохода с признаком «157» в графе 5.

Фрагмент раздела I уточняющего расчета по ф. № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

1	2	3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
1	2533317243	4300	00	4300	00	0	00	0	00	157	—	—	—	0
<…>

 

Исправляем ошибки в сумме удержанного НДФЛ. Пришло время рассказать об исправлении ошибок, которые связаны с суммой НДФЛ. Сделать в ней ошибку можно по разным причинам. Самые «популярные» из них мы и рассмотрим на примерах.

Пример 3. Применена не та льгота. Работница-вдова (НН — 2752533425), мать двоих детей до 18 лет, была принята на работу 1 июля 2015 года с окладом 3000,00 грн. Она имеет право на повышенную «детскую» НСЛ в размере 913,50 грн. на каждого ребенка. В сентябре ее оклад повысили до 3500,00 грн., и женщина потеряла право на НСЛ, так как для применения НСЛ на двоих детей ее предельный доход должен составлять в 2015 году не более 3420,00 грн. Однако по ошибке удержание НДФЛ из заработной платы за сентябрь 2015 года осуществлялось с применением НСЛ. Расчет за 3 квартал 2015 года подали 15 октября 2015 года, а ошибка, предположим, была выявлена 19 октября 2015 года. Поскольку она выявлена до окончания предельного срока подачи отчета (9 ноября 2015 года), то исправить ее тогда можно было в отчетном новом расчете за 3 квартал 2015 года.

С суммы заработной платы работницы в июле и августе 2015 года (3000,00 грн.) следовало удерживать НДФЛ в размере:

(3000,00 - 3000,00 х 3,6 : 100 - 913,50 х 2) х 15 : 100 = 159,75 (грн.).

В сентябре НДФЛ нужно было удержать в сумме:

(3500,00 - 3500,00 х 3,6 : 100) х 15 : 100 = 506,10 (грн.).

Ошибочно в сентябре была удержана сумма:

(3500 - 3500,00 х 3,6 : 100 - 913,50 х 2) = 232,05 грн.

Фрагмент раздела I отчетного нового расчета по ф. № 1ДФ за 3 квартал 2015 года

1	2	3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
1	2752533425	9500	00	9500	00	551	55	551	55	101	01.07.2015	—	02	1
2	2752533425	9500	00	9500	00	825	60	551	55	101	01.07.2015	—	02	0
<…>

 

Обратите внимание: в графе «4» в строке на введение должен быть указан фактически уплаченный НДФЛ.

В таком случае перечисление недоплаты НДФЛ в сумме 274,05 грн. (506,10 грн. - 232,05 грн.) вы покажете в расчете в том квартале, когда она будет фактически перечислена (за 4 квартал 2015 года)**.

** «Старые» рекомендации, к примеру, приведенные в письме ГНАУ от 07.02.2008 г. № 2155/7/17-0217.

Пример 4. Не удержан НДФЛ с помощи. В мае 2015 года работодатель предоставил работнику (НН — 2756321551) помощь на погребение его родственника, который не состоял в трудовых отношениях с этим налоговым агентом. Сумма помощи — 2000,00 грн. НДФЛ с суммы помощи удержан не был. В расчете по ф. № 1ДФ за 2 квартал 2015 года она была отражена с признаком дохода «146». Оклад работника — 1800,00 грн.

К сожалению, работодатель допустил несколько ошибок. В 2015 году он имеет право не облагать НДФЛ средства или стоимость имущества (услуг), предоставляемые как помощь на погребение умершего плательщика налога его работодателем по последнему месту работы (в том числе перед выходом на пенсию) такого налогоплательщика в размере 3420 грн. ( п.п. «б» п.п. 165.1.22 НКУ).

В расчете по ф. № 1ДФ эту необлагаемую помощь отражают с признаком дохода «146».

Для необложения такой помощи необходимо учитывать ограничения не только по ее размеру, но и по получателям помощи (помощь должна быть предоставлена на погребение работника предприятия или пенсионера, если такое предприятие было для него последним местом работы).

В нашей ситуации помощь предоставлена работнику для погребения родственника, который никогда не состоял в трудовых отношениях с благотворителем. А значит, ее сумма не подпадает под льготу, установленную п.п. «б» п.п. 165.1.22 НКУ.

Для работника предоставленная помощь на погребение родственника будет налогооблагаемым доходом в виде дополнительного блага. Этот доход следует облагать по ставкам 15 % или 15 % и 20 %. В расчете его сумму отражают с признаком дохода «126».

Как исправить ошибку? Учитывая, что помощь уже выплачена, предприятию необходимо доначислить и за счет своих средств уплатить НДФЛ. Учтите: сумма выплаченной работнику материальной помощи (2000,00 грн.) — это «чистая» сумма дохода, полученная на руки, а значит, сумма налогооблагаемого дохода составит:

2000,00 x 1,176471 = 2352,94 (грн.).

Сумма НДФЛ, которая должна быть перечислена предприятием в бюджет:

2352,94 x 15 : 100 = 352,94 (грн.).

Кроме того, неверная классификация выплаченного работнику дохода привела к тому, что в графе 5 раздела I отчетного Налогового расчета за 2 квартал 2015 года неверно указан код признака такого дохода (вместо «126» указано «146»).

Ошибки были обнаружены в ноябре 2015 года, поэтому исправим их в уточненке.

Фрагмент раздела I уточняющего расчета по ф. № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

1	2	3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
1	2756321551	2000	00	2000	00	0	00	0	00	146	—	—	—	1
2	2756321551	2352	94	2352	94	352	94	0	00	126	—	—	—	0
<…>

 

Сумма задолженности по НДФЛ будет погашена предприятием в 4 квартале 2015 года, поэтому в расчете за 4 квартал нужно будет заполнить следующую строку:

Фрагмент раздела I отчетного расчета по ф. № 1ДФ за 4 квартал 2015 года

1	2	3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
1	2756321551	0	00	0	00	0	00	352	94	126	—	—	—	—
<…>

 

Корректировки раздела II ф. № 1ДФ

Поясним алгоритм корректировки на основе самого востребованного подраздела «Військовий збір». Итак, вы допустили ошибку в разделе II подраздела «Військовий збір» уже предоставленного расчета по ф. № 1ДФ и позже это обнаружили. Что же делать в таком случае? Сперва определитесь, какой способ исправления вам подойдет: в отчетном новом или уточняющем расчете. Затем заполняйте непосредственно раздел II.

В строке «Військовий збір — виключення****» придется повторить все графы ошибочной строки из уже поданного расчета. В строке «Військовий збір» — отразить правильную информацию.

Реквизиты уточняющего или отчетного нового расчета «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» должны соответствовать тем, что были указаны в ранее поданном расчете.

Заметим: вы можете допустить ошибку как исключительно в разделе II расчета по ф. № 1ДФ, так и в обоих разделах. Так, если вы изначально неправильно определите сумму налогооблагаемого дохода, то неверной будет и сумма НДФЛ, и сумма ВС, т. е. придется исправляться в обоих разделах.

Приведем пример корректировки данных в разделе II. Для этого за основу возьмем условие примера 4 (см. ранее).

Работник во 2 квартале 2015 года получил на руки помощь в размере 2000 грн., которая ошибочно не облагалась ни НДФЛ, ни ВС. Сумму начисленной помощи на погребение до удержания НДФЛ и ВС необходимо было рассчитать с учетом натурального коэффициента: 2000 x 1,176471 = 2352,94 (грн.)***. Сумма ВС равна: 2352,94 х 1,5 : 100 = 35,29 (грн.). Оклад работника в апреле — июне 2015 года был равен 1800 грн. (других начислений, кроме зарплаты, а также неотработанных рабочих дней у него не было).

*** ВС удерживаем с той же суммы, что была начислена в учете для удержания НДФЛ.

Представим образец заполнения подраздела «Військовий збір» раздела II расчета по ф. № 1ДФ, в котором исправляют ошибку.

Фрагмент раздела II уточняющего расчета по ф. № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

х	х	Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)		Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)		Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)				Х
						нарахованого		перерахованого
<…>
х	Військовий збір	7752	94	7752	94	116	29	81	00	х	х	х	х	х
х	Військовий збір — виключення****	5400	00	5400	00	81	00	81	00	х	х	х	х	х
<…>

 

Обратите внимание: в графе «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.) перерахованого» мы должны указать фактически перечисленную сумму ВС за 2 квартал 2015 года. А это 81 грн.

В текущем отчете (за 4 квартал) в этой графе дополнительно к перечисленной сумме ВС за 4 квартал мы должны «приплюсовать» сумму ВС, который будет доперечислен в бюджет (116,29 - 81 = 35,29 (грн.)).

o.khmelevska@buhgalter911.com