Валютные моменты в загранкомандировках: в поисках истины

* Так с вашего позволения будем далее называть корпоративное электронное платежное средство.

Не будем приводить полный текст вопроса пользователя портала buhgalter911.com, который стал поводом для написания этой статьи, скажем лишь, что интересовало его еще и следующее. Как рассчитать суточные в валюте? Как излишек средств, снятых в одной валюте, обратно положить на карточку в другой валюте (в которой открыта карточка)? Думаем, ответы на них могут стать интересными и полезными для многих из вас.

Аванс на командировку — путем вручения корпоративной карточки

Для начала напомним, что аванс командированному работнику согласно п. 5 разд. І Инструкции № 59** можно выдать наличностью или перечислить в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением КПК.

** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59. Сейчас она обязательна только для «бюджетников». Но ее зачастую используют как ориентир при разработке собственного внутреннего Положения о служебных командировках.

Если предприятие направляет работника в загранкомандировку, то оно может обеспечить его денежными средствами:

— в национальной валюте государства, в которое командируется работник;

— в свободно конвертируемой валюте.

Соответственно подойдет в том числе и гривневая КПК, если допускается возможность осуществления с гривневого картсчета валютных расчетов.

Вообще, КПК — ценнейшая находка. Напомним, для ее обслуживания банк открывает отдельный счет, к которому выпускает пластиковую карточку. Собственником средств на счете является предприятие (пока деньги находятся на карточном счете предприятия, они —собственность предприятия и считаться выданными под отчет не могут), в то время как держателем карточки — отдельный работник (доверенное лицо).

Средства на счете в случае с валютной КПК учитывают на субсчете 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

Корпоративные карточки могут быть дебетовыми и кредитовыми. В первом случае при пополнении остатка на карточке с дебетом субсчета 314 корреспондирует кредит субсчета 312 «Текущие счета в иностранной валюте». Если же карточка кредитовая — предоставление банком кредита по ней отражают по кредиту субсчета 602 «Краткосрочные кредиты банка в инвалюте».

Снимаем деньги с карточки: какой курс «главный»?

Как быть, если дата списания наступает позже, нежели фактическое снятие денег в банкомате?

Операции пользователей согласно п. 3 разд. VII Положения № 705*** должны быть подтверждены квитанцией платежного терминала, чеком банкомата, слипом и другими документами по операциям с использованием электронных платежных средств в бумажной форме. Составляются и печатаются они на государственном языке по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников операции.

*** Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

Здесь нужно начать с того, что выдача работнику корпоративной карточки еще не тождественна выдаче денег под отчет. Снятие денег с банкомата (в том числе в валюте иной, нежели та, в которой открыта карточка) — также. Значимым для целей учета является только списание денег со счета (согласно выписке банка). Поэтому именно на дату списания средств с карточного счета и следует применять курс НБУ для пересчета выданных под отчет командировочных средств в гривни.

Таким образом, командировочные расходы признаем по курсу НБУ, действующему на дату списания средств с карточного счета. Если же возвращение работника из командировки и утверждение авансового отчета наступают раньше, нежели такое списание, тогда используется курс, действующий на день утверждения отчета.

Помните! С 31.03.2015 г. в течение всего дня действует один официальный курс валют от НБУ — установленный в конце предыдущего рабочего дня (подробнее см. «Два курса НБУ за день, до свидания! (Новый порядок установления курса валют)» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 14).

Суточные в инвалюте: не ниже, но и не выше

Как определить размер суточных в инвалюте? Еще один немаловажный вопрос.

Начнем с того, что для небюджетных предприятий на законодательном уровне унифицированные размеры не установлены. Но! Есть важные ориентиры, на которые рекомендуем оглядываться, утверждая соответствующие размеры во внутреннем распорядительном документе по предприятию.

Суточные согласно общепринятой практике возмещают:

— за время проезда по территории Украины — по нормам, утвержденным для командировок по Украине;

— за время проезда и пребывания за рубежом — по нормам, установленным для загранкомандировки.

К примеру, для Чешской республики сумма суточных расходов установлена на уровне 34 долларов США. По официальному курсу НБУ по состоянию на 01.07.2015 г. это — 714,18 грн.

1. Нормы для бюджетных предприятий (учреждений, организаций). Они установлены постановлением № 98****. Установленные Положением № 98 размеры суточных в разрезе стран рекомендуем применять в качестве минимальной границы их размера и небюджетникам.

**** Постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

2. Ограничительные нормы для обложения НДФЛ ( п. 170.9 НКУ). Они в неизмененном виде «перекочевали» из разд. ІІІ НКУ, ранее запрещавшего учитывать в составе расходов превышающую такой размер сумму. Теперь в налоговоприбыльных целях эти ограничения вам ни к чему (правила бухучета о них «ни сном, ни духом» не ведают), а вот в НДФЛьных целях их нужно учесть.

Для загранкомандировок сумма суточных, не включаемая в налогооблагаемый доход, составляет 0,75 МЗП (в 2015 году — 913,5 грн.) на протяжении всего года. Сумму же превышения придется облагать НДФЛ и военсбором (ЕСВ суточные не облагают независимо от их размера).

Поэтому для командировок в Чешскую республику рекомендуем установить во внутреннем документе предприятия размер суточных в диапазоне от суммы, эквивалентной $34, до 913,5 грн.

Кстати, если сумма суточных установлена в гривнях, то следует определить официальный курс гривни к валюте, в которой выдаете аванс, на дату его выдачи. Норму суточных (в гривнях) делите на этот курс и умножаете на количество дней пребывания работника в загранкомандировке. В случае с корпоративной карточкой такую сумму следует перечислить на карточку. При этом фактически выдача средств подотчетному лицу, как мы уже выяснили, будет отражаться на дату списания средств банком со счета.

Возврат работником неиспользованных валютных средств

И последнее, на что следует обратить внимание, — валютные нюансы при окончательном расчете с работником по суммам, выданным на командировку.

Если работник израсходовал не все валютные средства, выданные на командировку, он обязан вернуть неизрасходованную часть в той валюте, в которой был выдан аванс.

Возврата гривневого эквивалента этих сумм стоит избегать, ведь в таком случае есть высокая вероятность того, что данная операция может попасть под нецелевое использование валюты.

В рассматриваемом же случае ситуация такова, что карточка открыта в долларах США, а снимал с нее работник чешские кроны (и именно в этой валюте он планирует вернуть неизрасходованные суммы). Считаем, ничего греховного в таком возврате нет, тем более что есть все основания говорить о том, что выдача аванса работнику произошла именно в кронах.

Другое дело, что если корпоративная карточка — кредитовая, то и снятые с нее средства необходимо вернуть в той валюте, в которой она открыта (долларах). В таком случае наиболее целесообразным выглядит такой порядок: работник возвращает недоиспользованные средства в кронах → предприятие (причем в обязательном порядке) эту валюту продает → покупает доллары → погашает задолженность по кредитовой корпоративной карточке в долларах.

Желаем приятных командировок вам и вашим сотрудникам и надеемся, что учетных вопросов после прочтения этой статьи у вас станет поменьше.

y.tovstopyat@buhgalter911.com