Работник потратил деньги предприятия на личные нужды

Директор оплатил личные расходы корпоративной карточкой

Ситуация 1. Корпоративная карточка предприятия находится на руках у директора. Случайно, покупая для себя продукты в супермаркете, директор рассчитался этой карточкой. Как быть в таком случае?

Корпоративная платежная карточка — это карточка субъекта хозяйствования ( п. 2 разд. II Положения № 705*). Соответственно, с ней могут осуществляться только операции по счету субъекта хозяйствования. Расходоваться на личные нужды директора эти средства не могут.

* Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций по их использованию, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

С момента снятия/списания средств с корпоративной карточки деньги считаются выданными в подотчет ее держателю. А значит, директор обязан отчитаться за полученные средства: предоставить авансовый отчет и вернуть неиспользованные деньги. Сделать это он должен в течение 5 банковских дней, следующих за датой списания средств с карточки ( п.п. 170.9.2 НКУ). Авансовый отчет в этом случае будет утвержден в сумме 0,00 грн. (ведь деньги потрачены на личные нужды).

А дальше действуют «подотчетные» правила. Если директор вернул неправомерно потраченные деньги вовремя (в 5-дневный срок) — никаких учетных проблем нет. Он погасил задолженность перед предприятием, поэтому о доходе в виде дополнительного блага здесь говорить нельзя. На НДС и налог на прибыль эта операция также никак не влияет (ведь никаких активов для предприятия директор не приобрел).

Если средства возвращены до окончания месяца, на который припадает предельный срок их возврата, — для директора как работника предприятия также налоговых последствий нет ( п. 3 Порядка № 845**).

** Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.

Если директор вернул неправомерно израсходованные средства в следующем месяце или вообще не вернул их — эта сумма включается в его доход как допблаго ( п. 170.9 НКУ). Причем доход определяется с учетом «натуркоэффициента» ( п. 164.5 НКУ) — 1,176471 (для ставки 15 %).

Сумма НДФЛ рассчитывается в авансовом отчете, поданном директором, и удерживается за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев. Как правило, источником для удержания налога является сумма начисленной работнику зарплаты.

Из суммы излишне израсходованных средств нужно удержать и ВС ( п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Для него базу обложения определяют без учета «натуркоэффициента» (письмо № 2482***).

*** Письмо ГУ ГФСУ г. Киева от 19.02.2015 г. № 2842/10/26-15-17-01-12.

ЕСВ с суммы излишне израсходованных средств, выданных под отчет, не взимается.

Не забывайте и о последствиях для предприятия: в таком случае на него могут наложить штраф — в размере 25 % выданной под отчет суммы ( ст. 1 Указа № 436****).

**** Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Пример. Директор оплатил свои личные покупки в магазине с корпоративной карточки. С карточки списано 100 грн. До окончания месяца директор не вернул предприятию потраченные средства.

Ситуация 2. Усложним ситуацию: директор не только расплатился за личные покупки корпоративной карточкой, но и потребовал от магазина налоговую накладную (НН). Как это теперь учитывать?

Для начала отметим, что просто так выдать директору НН магазин не мог. Для этого у директора должно было быть подтверждение, что он действует от имени предприятия: извлечение из Реестра плательщиков НДС либо копия Свидетельства плательщика НДС (если предприятия его не сдавало). В противном случае у магазина не было оснований выдать покупателю НН. Допустим, директор предоставил копию Извлечения из Реестра плательщиков НДС и впоследствии предприятие получило от магазина зарегистрированную НН.

В ряде оптовых магазинов даже этого не потребуется. Дело в том, что вход туда осуществляется лишь по карточкам, которые оформляются на субъектов хозяйствования. Там же фиксируется и НДС-ный статус таких субъектов. Вместе с тем, как показывает практика, в дальнейшем такие карточки нередко передаются для использования сторонним лицам.

Первое, что можно сделать, — обратиться к магазину, составившему НН, с просьбой перевыписать такую НН на неплательщика (с типом причины 02). Если магазин на это согласится, то к первой «ошибочной» НН ему нужно составить РК (хотя, как вы уже знаете, налоговики считают, что исправлять ошибки в ЕРНН не нужно). Поскольку этот РК является уменьшающим, регистрирует его покупатель.

Хотя, вполне возможно, что магазин и не захочет «возиться» с такой НН — ведь на момент операции основания для составления НН у него были. Предприятию-покупателю в этом случае ничего не остается, как смириться с данным фактом. Ошибочную НН в декларации покупатель у себя не показывает. Ведь для него она не является налоговым документом: покупки, совершенные директором, не будут утверждены авансовым отчетом, а значит, и не будут отражаться в учете.

Вместе с тем сумма НДС по такой НН поучаствует в «суперформуле», увеличит показатель ∑_{НаклОтр} покупателя и соответственно лимит регистрации.

Корпоративный мобильный телефон используется работником в личных целях

Ситуация, когда работники используют рабочий телефон в личных­ целях, достаточно распространенная. Учет таких телефонных разговоров будет зависеть от того, возмещает ли работник эти суммы предприятию.

Вариант 1. Работник компенсирует расходы предприятия внесением денег в кассу. В этом случае учет таких операций будет следующим:

1) стоимость разговоров (как хозяйственных, так и личных) пойдет на расходы. Только хозяйственные отправятся, в частности, на счет 92, 93 (в зависимости от направленности), а личные — на субсчет 949;

2) сумма начисленной компенсации, которую нужно будет взыскать с работника, считается доходом. Если точнее, то это дебет субсчета 377 в корреспонденции с кредитом «доходного» субсчета 719;

3) если предприятие показало НК со всей стоимости услуг связи — на стоимость личных разговоров придется начислить НО на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ.

Вариант 2. Работник не компенсирует сумму расходов. Для работника — это доход в виде допблага. Это значит, придется взимать НДФЛ с учетом «натуркоэффициента». Кроме того, нужно удержать и ВС ( п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). База обложения для него определяется без учета «натуркоэффициента» (письмо № 2482).

Учтите: такой доход придется обложить ЕСВ (дело в том, что финансирование личных разговоров по телефону можно расценивать как выплаты социального характера в натуральной форме, а они попадают в ФОТ — п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*****).

***** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Пример. Сумма расходов на услуги связи предприятия — 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). Из них — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.) — стоимость звонков по личным вопросам. При этом работник компенсирует стоимость личных звонков, внося деньги в кассу.

a.shepotko@buhgalter911.com