«Индексационные» промахи: нюансы исправления

Сумма индексации занижена. Здесь рассмотрим ситуации, когда индексация: 1) вообще не была начислена; 2) была начислена в сумме меньшей, чем положено. В плане исправления эти две ситуации в целом одинаковые. Исправиться несложно. Вы доначисляете нужную сумму и включаете ее в фонд оплаты труда (ФОТ) текущего (!) месяца. Такое правило следует из  п.п. 1.6.2 Инструкции № 5*.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

В  п.п. 1.6.2 Инструкции № 5 указано: если начисления ФОТ осуществляются за предыдущий период, в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в ФОТ того месяца, в котором были осуществлены начисления.

ЕСВ на доначисленную зарплату начисляете с учетом следующего:

— доначисленный заработок включается в зарплату того месяца, в котором были осуществлены начисления (исправления ошибки) ( п.п. 3 п. 3 разд. 4 Инструкции № 449**, п. 9 разд. 4 Порядка № 435***);

** Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449.

*** Порядок формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

— применяете размер взноса, который действовал на день начисления выплат. То есть, если, например, вы в апреле 2016 года доначисляете индексацию обычному работнику за ноябрь — декабрь 2015 года, то на ее сумму начисляете ЕСВ по ставке 22 %, а удержаний ЕСВ нет;

— максимальную величину базы начисления ЕСВ применяете к общему начисленному доходу за месяц, в котором была доначислена индексация. «Разбрасывать» ее по месяцам, за которые она была доначислена, не нужно!

В Отчете по ЕСВ доначисленную сумму индексации отражаете в общей сумме заработной платы работника, начисленной за отчетный месяц (см. п. 9 разд. IV Порядка № 435).

С военным сбором (ВС) все просто. Сумму забытой индексации облагайте ВС в составе заработной платы того месяца, в котором проводилось доначисление.

Ну и пару слов об НДФЛ. При расчете суммы НДФЛ нужно учесть разъяснения, приведенные в письме ГНСУ от 19.02.2013 г. № 2972/0/51-12/17-1115. Доначислив индексацию за прошлые месяцы, проведите добровольный перерасчет заработной платы и удержанного НДФЛ за тот отчетный период, в котором была допущена ошибка. Его можно провести только по «обделенному» работнику. Поголовно всех работников можно не перепроверять!

Как проводить такой перерасчет? Так же, как и обязательный годовой.

В ходе такого перерасчета отнесите доначисленные суммы индексации к тем месяцам, за которые они начислены. Проверьте правильность налогообложения (применения НСЛ).

Результат перерасчета отразите в форме № 1ДФ, сформированной за тот отчетный квартал, в который входит месяц проведения перерасчета, по строке с заработной платой работника.

Подавать «уточненку» в этом случае не нужно!

Начисление индексации в сумме большей, чем положено. Из-за того, что сумма индексации была рассчитана неверно, работнику выплатили зарплату в большем размере. Первое, что приходит на ум в такой ситуации, — забрать у работника излишне выплаченную сумму зарплаты. Но, увы, не все так просто.

Все «зарплатные» ошибки можно условно разбить на два типа: счетные и несчетные.

Пункт 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ дает работодателю возможность удерживать из зарплаты работников суммы, излишне выплаченные ему вследствие счетных ошибок.

К какому виду относятся ошибки, связанные с завышением суммы индексации?

Виды ошибок, которые являются счетными, и те, которые к ним не относятся, приведены в  п.п. 1 п. 24 постановления Пленума ВСУ «О прак­тике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

К счетным ошибкам относятся неправильности в вычислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п. При этом не могут считаться счетными не связанные с исчислениями ошибки в применении законов и других нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора.

Какой вывод можно сделать из приведенного выше?

Если вы неверно исчислили сумму индексации, поскольку, например, допустили ошибку, умножая одну цифру на другую, — это счетная ошибка. В этом случае работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании из зарплаты работника излишне начисленной ему суммы. Такой приказ (распоряжение) должен быть издан не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы.

Если завышение суммы индексации связано с неправильным применением норм Порядка № 1078****, то это несчетная ошибка. При таком развитии событий удержать излишне выплаченную сумму из зарплаты работника можно только с его согласия, т. е. на основании заявления работника.

**** Порядок проведения индексации денежных доходов населения, утвержденный постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078.

Также следует поступать, если ошибка счетная, но месячный срок для возврата пропущен.

В Отчете по ЕСВ отсторнированную сумму индексации отражаете в общей сумме заработной платы текущего месяца. По НДФЛ проводите добровольный перерасчет по работнику за тот отчетный период, в котором была допущена ошибка. Определяете правильность налогообложения его заработной платы. Результат перерасчета отражаете в форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в который входит месяц его проведения.

Отсторнированную сумму индексации отражаете в составе заработной платы в Налоговом расчете по форме № 1ДФ, сформированном за тот отчетный квартал, в который входит месяц сторнировки.

А если работник не согласен возвращать излишне полученные суммы зарплаты? Тогда руководитель предприятия вправе принять решение о возмещении ущерба предприятию за счет лиц, допустивших ошибку.

В рассматриваемой ситуации виновным лицом может быть бухгалтер по заработной плате и главный бухгалтер (если такая должность предусмотрена в штатном расписании предприятия).