Кассовые операции у физлиц-предпринимателей

Кассовые операции: «предпринимательские» особенности

При осуществлении кассовых операций предприниматели должны учитывать требования Положения № 637¹. В то же время в отношении предпринимателей такие требования применяются весьма выборочно и специфично.

¹ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Начнем с определения кассы предпринимателя.

Согласно п. 1.2 Положения № 637 касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Исходя из этого определения, кассой может считаться как специальное помещение, так и просто отдельно отведенное место проведения расчетов.

У предпринимателя, который не имеет возможности выделить для помещения кассы специальную комнату, кассой будет считаться место, где он:

— проводит наличные расчеты, например, принимает деньги от покупателей;

— выдает наличные: выплачивает зарплату, выдает авансы на командировку, денежные средства под отчет и т. п.;

— хранит наличные денежные средства и Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов.

То есть предприниматель может определить для себя кассу как место, где находится он сам (его кассир) и его портфель (барсетка или другое средство) для хранения наличности и кассовых документов. Если предприниматель (его кассир) будет в постоянном движении, то и касса будет постоянно перемещаться с ним.

У предпринимателей, применяющих РРО, кассой в понимании Положения № 637 будет РРО.

Мы в самом начале акцентируем на этом внимание по одной важной причине. Дело в том, что особые требования относительно обустройства кассы и укрепления ее помещения выдвигаются п. 4.1 Положения № 637 только к предприятиям. На предпринимателей указанная норма не распространяется (письмо НБУ от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464).

Также очень важно, что на предпринимателей не распространяется требование об установлении лимита кассы и соблюдении сроков сдачи наличности в банк! Это прямо определено п. 2.7 Положения № 637. А значит, наличность у предпринимателя может храниться в любой сумме и любое количество дней. Сдавать ее в банк вовсе не обязательно. Да и вообще текущий счет в банке предприниматель открывать не обязан.

А вот соблюдать предельные размеры расчетов наличными (10 и 150 тыс. грн.) предприниматели обязаны!

Осуществлять кассовые операции и заниматься их оформлением может как сам предприниматель, так и его наемный работник. При этом помните: с лицом, которое работает с наличными средствами, следует заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности² ( пп. 4.7 и 4.8 Положения № 637).

Если предприниматель сам «заведует» своей кассой, то договор о матответственности самому с собой заключать, конечно же, не надо.

А теперь рассмотрим, какие документы обязан оформлять предприниматель при осуществлении кассовых операций.

Оформление операций с наличностью

Предприниматели, в отличие от предприятий, не ведут кассовую книгу ( абз. 4 п. 4.2 Положения № 637). Подтверждают этот факт и налоговики (см. консультацию в категории 109.15 ЗІР).

В отношении оформления предпринимателями кассовых ордеров Положение № 637 четкого указания не содержит. Это вызывает определенные вопросы.

Так, в п. 4.8 Методрекомендаций № 210² указано, что предприниматели должны оформлять кассовые ордера. В то же время в консультации из категории 109.15 ЗІР налоговики говорят противоположное, причем в категоричной форме: предприниматели не ведут кассовую книгу и не составляют кассовые ордера. Правда, речь в этом разъяснении идет только о единоналожниках.

² Методические рекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210.

По мнению НБУ, предприниматели кассовые ордера не оформляют.

Такой вывод следует из писем от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464, от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354 и от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507.

Мы согласны, что Положение № 637 не обязывает предпринимателей составлять кассовые ордера. Дело в том, что форма и порядок заполнения кассовых ордеров предусматривают, что оформлять их могут только предприятия. В частности, кассовые ордера оформляются бухгалтерией предприятий, в них предусмотрены такие обязательные реквизиты, как подпись главного бухгалтера и/или руководителя и т. п. Кроме того, предприниматели не упоминаются по тексту гл. 3 «Порядок оформления кассовых операций» Положения № 637.

В то же время и запрета на применение кассовых ордеров предпринимателями это Положение не содержит. В связи с этим использовать их или нет, предприниматель решает самостоятельно. При этом нужно отдавать себе отчет в том, что использование ордеров может навредить вашему контрагенту. «Квитанции к приходным кассовым ордерам не являются надлежащим доказательством уплаты средств продавцу», — так рассуждают и налоговики, и иногда суды.

См., например, определение ВАдСУ от 15.12.2011 г. № К-24471/08.

Вы отказались от использования кассовых ордеров? Какие документы в таком случае следует применять?

Начнем с приема наличности. Из п. 2 ст. 3 Закона об РРО мы можем сделать вывод, что предприниматели обязаны выдавать расчетный документ на полную сумму проведенной операции. При применении РРО такими расчетными документами являются: фискальный кассовый чек, расчетная квитанция, упрощенная расчетная квитанция. Формы указанных документов приведены в приложениях к Положению № 13³.

³ Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13.

А если предприниматель не применяет РРО? Тогда в качестве расчетных документов могут выступать:

— квитанция. На практике предприниматели, оформляя поступление денег квитанциями, зачастую отталкиваются от расчетной квитанции по форме № РК-1 ( приложение 3 к Положению № 13);

— товарный чек. Заметьте: в письме ГНАУ от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515 налоговики констатировали, что форма товарного чека не установлена, и признавали право предпринимателей составлять его в произвольной форме. Однако при этом они требовали, чтобы товарный чек для определения его как расчетного документа содержал реквизиты кассового чека;

Если вы контрагент такого предпринимателя, то безопаснее всего получить именно такой товарный чек.

— расписка в получении денег. Расписка представляет собой письменное подтверждение определенной операции. В этом случае — передачи и получения наличных денежных средств. Форма расписки законодательно не установлена.

Теперь скажем пару слов об оформлении расходных кассовых операций. Как мы указали выше, использовать расходные кассовые ордера предприниматели не обязаны. Предприниматель (его кассир) может, например, выдать наличность по ведомости на выплату денег или оформить передачу наличности в произвольной форме. В частности, подтверждением выдачи наличности может служить расписка получателя.

Но при этом помните: какой бы вариант оформления кассовых операций вы ни выбрали, для придания документу статуса первичного он должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Оприходование наличности

Вся наличность, поступающая в кассы, должна своевременно (в день поступления) и в полной сумме приходоваться ( п. 2.6 Положения № 637). Это правило распространяется и на предпринимателей.

Оприходованием считается проведение учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций ( п. 1.2 Положения № 637).

Однако выше мы уже установили, что предприниматели кассовую книгу не ведут. Что же тогда считать оприходованием наличности?

Сначала о тех предпринимателях, которые производят расчеты с покупателями с применением РРО (или книг учета расчетных операций с расчетными квитанциями). Для них согласно п. 2.6 Положения № 637 оприходованием будет учет наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в Книге учета расчетных операций (она же КУРО). В свою очередь, данные из этой книги о полученной наличности должны быть перенесены в Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов.

Вы не обязаны применять РРО (расчетные квитанции)? Тогда для вас оприходованием будет считаться проведение учета поступивших наличных в Книге учета доходов или Книге учета доходов и расходов.

Имейте в виду: эту запись следует сделать в день поступления денежных средств.

На тот факт, что отсутствие записи в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) считается неоприходованием наличности, НБУ указывал в письмах от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464 и от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354.

Неполное или несвоевременно оприходование наличных является штрафоопасным⁴.

⁴ См. статью «Санкции за наличку: как сейчас» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 37).

А что если предприниматель, применяющий РРО, запись в Книге учета расчетных операций сделал, а в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) — нет (или наоборот). Будут ли в этом случае наличные считаться оприходованными?

Здесь обратим внимание на позицию НБУ (письмо от 16.04.2010 г. № 11-110/2010-6116) и налоговиков (письма ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538 и ГНСУ от 11.06.2012 г. № 9756/6/22-1315/505, а также консультация в категории 109.16 ЗІР). В этих разъяснениях контролирующие органы приводят свое видение понятий «неполное оприходование» и «несвоевременное оприходование» наличности.

Так, если средства проведены через РРО и отражены в Книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков, однако в день их получения не проведены по кассовой книге, речь, по мнению фискалов и НБУ, идет о несвоевременном оприходовании наличности. Если наличность проведена через РРО, в день ее поступления сделана соответствующая запись в кассовой книге, однако средства не отражены в Книге учета расчетных операций, такой случай может квалифицироваться как неполное оприходование наличности.

Применительно к предпринимателям это означает: в случае, когда поступившая наличность не отражена либо в Книге учета расчетных операций, либо в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов), они могут быть оштрафованы согласно абз. 3 ст. 1 Указа № 436⁵.

⁵ Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Мы не можем полностью согласиться с изложенным мнением налоговиков и НБУ. На наш взгляд, в случае когда вся полученная за день выручка проведена через РРО, есть запись в Книге учета расчетных операций, но в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) запись отсутствует, нет причин говорить о несвоевременном оприходовании наличности.

Своевременно оприходовать наличность — значит непременно отразить такие суммы в соответствующей книге учета в день их поступления в кассу. При этом законодательство разграничивает способы оприходования наличности в зависимости от порядка проведения наличных расчетов. Так, согласно абз. 3 п. 2.6 Положения № 637 при проведении расчетов с применением РРО (расчетных квитанций) оприходованием будет считаться отражение полученной наличности в Книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (расчетных квитанций). Поэтому неотражение наличных в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) в этом случае, по нашему мнению, может грозить админштрафом по ст. 164¹ КУоАП (за нарушение порядка ведения учета доходов и расходов), но никак не пятикратным штрафом за несвоевременное оприходование по Указу № 436.

А вот если полученные денежные средства проведены через РРО и отражены в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов), но отсутствует запись в Книге учета расчетных операций, то в этой ситуации нарушение (неоприходование) действительно есть.

Такой вывод поддержал ВСУ (см. постановление от 11.12.2012 г. № 21-400а12).