Торгуете? Тогда у вас должны быть вот такие документы...

Итак, Киевские налоговики напомнили предпринимателям на общей системе о том, какие документы должны быть на торговой точке (http://kyiv.sfs.gov.ua/okremi-storinki/arhiv1/270466.html). При этом они ничего нового не придумали, а фактически продублировали ответ из категории 104.08 ЗІР . Сделаем «пробежку» по этому перечню. При этом захватим и единоналожников.

Книга учета доходов (и расходов). Здесь заметим, что прогресс обогнал «устоявшуюся» позицию налоговиков . Если вы ведете Книгу в электронной форме (на сайте налоговиков), то никакой Книги на рабочем месте быть не может.

Опять же, законодательство не выдвигает требований к «местонахождению» Книги. Взять хотя бы ситуацию, когда торговых точек у предпринимателя несколько.

Записи в Книгу вносятся «по итогам рабочего дня».

Это когда-то книги велись в том числе реализаторами, которые вносили в них записи сразу. Но сейчас эти времена ушли .

Так что, как говорится, «не факт», что Книга должна быть именно на торговом месте.

Напоминаем, что она должна быть зарегистрирована у налоговиков. Ну и формы книг для единоналожников и общесистемщиков разные — помните об этом¹.

¹ Если вам интересно, как ее заполнять, обратитесь к статьям: «Спешите видеть» заполнение Книги УДР у ФЛП-ОС в примерах», «ЧПЕНская Книга УДР: всегда есть о чем поговорить», «Каверзная шестерка вопросов о Книге учета доходов единоналожника» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 48 и № 46; 2016, № 42 соответственно).

Книга учета расчетных операций. Налоговики вели речь об общесистемщиках, которым чужд РРО-иммунитет при приеме наличных (карточек). Соответственно общесистемщикам-«наличникам» нужен РРО. А где есть РРО, там должна быть и Книга учета расчетных операций на такой РРО (есть еще книги на хозяйственную единицу, но о них мы скажем позже).

Так вот, такие книги действительно должны находиться на месте проведения расчетов, где установлен РРО ( п.п. 6 п. 4 разд. II Порядка № 547²).

² Порядок регистрации и ведения расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденный приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.

Также предприниматель должен обеспечить хранение в хозединице последней законченной Книги учета расчетных операций³.

³ Это положение не распространяется на транспортные средства, объекты выездной торговли и передвижной торговой сети.

Полный спектр обязанностей по части такой Книги выглядит следующим образом:

— обеспечить наличие Книги на месте проведения расчетов, где установлен РРО;

— подклеивать фискальные отчетные чеки к соответствующим страницам Книги;

— ежедневно выполнять записи (при осуществлении расчетных операций) о движении наличных денег и суммы расчетов;

— в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии — осуществлять записи по учету расчетных квитанций;

— вести учет ремонтов, работ по техническому обслуживанию, а также проверок конструкции и программного обеспечения РРО в соответствующем разделе Книги.

Опять же, где есть Книга учета расчетных операций, должна быть и расчетная книжка (с квитанциями), которая зарегистрирована на эту Книгу.

Все вышесказанное касается и единоналожников, которые торгуют пивом на разлив⁴.

⁴ «Пивные» детали ищите в статье «Пиво vs единый налог: «странности» от ГФСУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 28).

Если же вы — единоналожник с годовым доходом до 1 млн грн. (и не торговец пивом), то эта Книга вам не нужна (так как вы имеете право работать без РРО — п. 296.10 НКУ). Не нужна вам и Книга учета расчетных операций, которая регистрируется на хозяйственную единицу.

Если вы — единоналожник-безналичник, то вообще и говорить не о чем .

Форма Книги учета расчетных операций вот-вот обновится. Но если у вас она уже есть (зарегистрированная), то можете продолжать вести ее⁵.

⁵ Об этом читайте подробнее в статье «Не забытое старое: новым Книгам учета расчетных операций посвящается» этого номера.

Заметим, что есть некоторые исключительные случаи, когда можно работать без РРО, но обязательно с Книгой учета расчетных операций на хозединицу (например, продажа единоналожниками пива в бутылках, банках, розничная торговля на рынках, ярмарках, через средства передвижной торговой сети, продажа газет, журналов и другая деятельность, указанная в Перечне № 1336⁶). В таком случае Книга (и расчетная книжка на нее, конечно) также должна быть в хозединице, на которую она зарегистрирована / на месте проведения расчетов ( п.п. 5 п. 4 разд. II Порядка № 547).

⁶ Перечень отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденный постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336.

Выписка или извлечение из Госреестра. Этот документ необходим любому предпринимателю для подтверждения своего предпринимательского статуса. Кроме того, он подтвердит информацию о «наименовании собственника», которая обязательно должна находиться на видном месте в торговой точке ( п. 10 Порядка № 833⁷).

⁷ Порядок осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания на рынке потребительских товаров, утвержденный постановлением КМУ от 15.06.2006 г. № 833.

На наш взгляд, на рабочем месте достаточно разместить копию/распечатку выписки или извлечения (а при себе иметь оригинал).

Лицензии. Лицензии (при их наличии) тоже должны быть размещены на видном месте согласно лицензионным условиям вашего вида деятельности ( п. 10 Порядка № 833).

При этом налоговики не возражают, если во время переоформления лицензии или в других уважительных случаях отсутствия оригинала на видном месте будет ее копия (категория 115.03 ЗІР).

При этом сами налоговики отмечают (применительно к алко-табачной торговле), что за отсутствие лицензии на видном месте (когда с самой лицензией проблем нет, просто не выставлен оригинал) штрафа не будет (категория 115.06 ЗІР).

В тех же Лекарственных лицензионных условиях вообще прямым текстом идет речь о том, что в зале обслуживания размещаются копии лицензии.

Свидетельство плательщика НДС. Киевские налоговики считают, что предприниматель, который является плательщиком НДС, должен иметь свидетельство плательщика НДС . «Обнять и плакать».

С 01.01.2014 г. свидетельства плательщикам НДС уже не выдаются. У кого-то они сохранились по сей день, но это ничего не меняет. Подтвердить свой статус НДСник может извлечением из Реестра плательщиков НДС. Но не обязан этого делать! Ведь есть общедоступный Реестр плательщиков НДС, в котором всегда можно проверить НДС-статус налогоплательщика (https://cabinet.sfs.gov.ua/cabinet/faces/public/reestr.jspx).

Понятно, что в НКУ уже нет и нормы, ранее предписывавшей размещать копии свидетельства плательщика НДС в доступных для обзора местах торговой точки (старая редакция п. 183.11 НКУ).

Таким образом, контролеры не имеют права требовать от плательщика НДС извлечение из НДС-реестра, равно как и НДС-свидетельство . Достаточным подтверждением факта НДС-регистрации является информация об НДС-статусе лица на официальном портале ГФСУ (подкатегория 101.01.01 ЗІР, письма Миндоходов от 13.01.2014 г. № 452/6/99-99-19-04-02-15 и от 17.01.2014 г. № 1094/7/99-99-19-04-02-17).

Трудовые договоры. При проверке налоговики захотят увидеть и трудовые договоры с наемными работниками (разумеется, если у вас есть работники).

Опять же, нет ответственности именно за то, что трудового договора нет на месте торговли (главное, чтобы он в принципе был).

Сейчас такие договоры не нужно регистрировать в центре занятости. Но они по-прежнему должны быть составлены в письменной форме, на чем настаивают и суды ( ч. 6 ст. 24 КЗоТ). Помимо заключения трудового договора не забудьте об издании приказа о приеме работника, уведомлении налоговиков о приеме работника, внесении записи в трудовую книжку работника.

Игнорирование этих требований чревато «головокружительными» штрафами⁸.

⁸ Рекомендуем ознакомиться со статьями «Работника приняли, фискалов не уведомили: когда вас могут «догнать» штрафы« (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 40), «Уведомление о приеме на работу: систематизируем знания!» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 41).

На этом налоговики в своей консультации остановились. Но мы немного разовьем их мысль.

Документы на товар. У общесистемщика обязательно должны быть документы на товар, чтобы подтвердить свои расходы ( пп. 177.2 и 177.10 НКУ). Для этих целей подойдут: договоры (поставки, комиссии, хранения, дарения и др.), платежные поручения (квитанции/чеки), ТТН, накладные, ГТД, закупочные акты (при покупке товаров у граждан), акты выполненных работ/услуг.

Единоналожнику очень желательно иметь такие же документы. Иначе контролеры могут предъявить претензии: мол, товар был куплен у граждан. А значит, предприниматель должен был удержать НДФЛ и военсбор. Ах, не удержал и не уплатил? Тогда доначисляем и обязательство, и штраф . Отбиться-то от них можно, но только в суде . А чтобы не тратить на это время и нервы, лучше заранее запастись документами на товар⁹.

⁹ Подробнее об этом можете почитать в статье «Нужны ли ФЛП-единоналожникам документы на товар» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 10).