Документальная проверка предпринимателя: о чем стоит знать

На днях законодатели приняли законопроект¹, согласно которому мораторий на проверки обещают продлить еще на год — до 31.12.2017 г. ! Но пока нет окончательного текста закона, не совсем понятно, ограничит ли этот мораторий налоговиков (есть шанс, что да, но не 100 %-й). Будем надеяться на лучшее, а готовиться...

¹ Проект Закона об особенностях осуществления мероприятий государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности от 18.09.2015 г. № 3153.

Итак, налоговые проверки могут быть разными: документальные, камеральные, фактические. Мы сегодня остановимся на документальных.

Плановая документальная проверка

Налоговики проводят ее по плану и предупреждают о ней заранее — за 10 календарных дней до ее начала ( п. 77.4 НКУ). Обычно она охватывает вопросы уплаты всех налогов и сборов за конкретный период, а также может касаться соблюдения трудового законодательства и применения РРО².

² Вам будут полезны статьи: «Если к вам пришли... или Нюансы допуска налоговиков к проверке» и «Проверки налоговиков: оформление и обжалование результатов» («Бухгалтер 911», 2016, № 42 и 43).

Эта проверка, скорее всего, будет проходить у самих налоговиков (хотя возможен и выезд к предпринимателю, если у него есть офис). При этом присутствие самого предпринимателя во время проверки не всегда обязательно ( п. 79.3 НКУ). Главное, чтобы он предоставил налоговикам документы, необходимые для проверки.

Внеплановая документальна проверка

В отличие от плановых проверок, внеплановые проводятся по узкому кругу вопросов. В основном по тем, которые стали причиной проведения проверки ( п. 78.1 НКУ). Об этой проверке не предупреждают. Часто основанием для ее проведения является непредоставление информации на письменный запрос налоговиков ( п.п. 78.1.1 НКУ).

Внеплановая электронная проверка

Данную проверку инициирует сам предприниматель, подавая налоговикам заявление на ее проведение. Зачем?

Заявление можно подать после официального уведомления налоговиками о том, что проводятся проверки для соответствующих плательщиков ( абз. 7 п.п. 75.1.2 НКУ).

А затем, что по результатам этой проверки ни обязательства, ни штрафы, ни пеню налоговики не начисляют. Они составляют лишь справку с указанием суммы завышения или занижения налоговых обязательств. В течение 20 рабочих дней после составления справки предприниматель может подать уточняющие отчеты и самостоятельно исправить ошибки. Если же он не сделает этого, налоговики получат право провести у него внеплановую проверку ( п.п. 78.1.17 НКУ).

Документы для проверки

Будь-то плановая или внеплановая проверка, налоговики проводят ее на основании одних и тех же документов. Они перечислены в п.п. 75.1.2 НКУ: налоговые декларации (расчеты), финансовая, статистическая и иная отчетность, регистры налогового и бухгалтерского учета; первичные документы, связанные с уплатой налогов и сборов; документы и информация, полученные налоговиками по результатам проверок других налогоплательщиков.

Поскольку предприниматели не ведут бухучет, то финотчетность и регистры бухучета от них никто не требует.

Какие же именно регистры налогового учета и первичные документы налоговики захотят увидеть, придя на проверку? Частично этой темы мы касались в прошлом номере³, но освежим в памяти самое важное.

³ См. статью «Торгуете? Тогда у вас должны быть вот такие документы...» («Бухгалтер 911», 2016, № 45).

Книга учета доходов и расходов. Она не обязательно должна находиться в торговой точке, но, в принципе, у предпринимателя быть должна, причем обязательно — зарегистрированная у налоговиков.

Книга учета расчетных операций. Если вы используете РРО или работаете без РРО, но с обязательным применением данной Книги, то она должна быть на месте проведения расчетов.

Выписка (извлечение из Госреестра). Налоговики, естественно, могут потребовать у предпринимателя этот документ, но чаще они будут просить копии выписок (извлечений) из Госреестра по вашим партнерам-предпринимателям, у которых вы покупали товары (работы или услуги). Ведь только при наличии таких копий вы имели право не удерживать НДФЛ и военсбор при выплате им денег⁴ ( п. 177.8 НКУ).

⁴ В этой связи вам может быть полезной статья «Подтверждение ФЛП-статуса «по-новому» («Бухгалтер 911», 2016, № 10).

Это правило касается общесистемщиков. Но лучше придерживаться его и при работе с единоналожниками (в крайнем случае, можно ограничиться и распечаткой информации о них из Реестра единоналожников — категория 107.12 ЗІР).

Свидетельство плательщика НДС и единоналожника. Эти документы давно утратили актуальность. Сейчас статус НДСника или упрощенца можно подтвердить онлайн — открыв соответствующий электронный Реестр (на сайте самих налоговиков). Поэтому проверяющие не вправе требовать от предпринимателя «бумажные» свидетельства или извлечения из электронных реестров.

Лицензии. Налоговики могут проверить наличие лицензий, если деятельность предпринимателя подлежит лицензированию ( п.п. 19¹.1.4 НКУ).

Трудовые договоры с работниками. Они должны быть у предпринимателя в письменной форме (регистрировать их в центре занятости уже не нужно). Налоговики могут проверить их наличие. Кстати, помимо трудового договора, у вас должен быть приказ о приеме работника и запись в его трудовой книжке (она хранится у работника). Не забудьте также направить налоговикам уведомление о приеме работника (до того, как он приступит к работе).

Налоговые накладные и другие документы в электронном виде. А что делать предпринимателям, у которых все (или часть) документов ведется в электронном виде: как предоставить их? ГФСУ в письме от 05.05.2016 г. № 10089/6/99-99-14-03-03-15 объясняет: нужно изготовить копии электронных документов и заверить их подписью и печатью предпринимателя (при ее наличии).

Документы на товар (и другие первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов). Для общесистемщиков это документы, подтверждающие доход (банковские выписки, записи о выручке в Книге учета расчетных операций и Книге учета доходов и расходов) и расходы (договоры, счета, акты выполненных работ/услуг, платежные поручения, квитанции, чеки, закупочные акты, ГТД, накладные, товарно-транспортные накладные, путевые листы и т. п.). Для единоналожников — банковские выписки, записи о выручке в Книге учета доходов и расходов, документы о покупке товара.

Итак, налоговики могут ознакомиться с оригиналами любых первичных документов, связанных с предметом проверки. Но только после начала этой самой проверки ( п. 85.2 НКУ). При этом изымать оригиналы они не имеют права ( п. 85.5 НКУ), за исключением уголовных дел (и то по решению суда)! Кроме того, налоговики имеют право получить копии документов, но только если эти документы связаны с предметом проверки или доказано, что они свидетельствуют о занижении объектов налогообложения ( пп. 85.4 и 85.8 НКУ). Получение таких копий оформляется описью, сами копии заверяются подписью предпринимателя и его печатью (при наличии).

Советуем в процессе проверки предоставлять фискалам оригиналы документов только по описи или акту приема-передачи. Выносить их не разрешайте! Правда, при невыездной проверке все же придется отдать налоговикам оригиналы по описи ( п. 1.3 Порядка от 14.03.2013 г. № 395, категория 136.02 ЗІР).

Документы для электронной проверки

Чтобы заказать электронную проверку, предпринимателю нужно вести Книгу учета доходов и расходов и весь документооборот в электронном виде, а также иметь надлежащим образом зарегистрированную электронную цифровую подпись. Только в этом случае он сможет выполнить требования п. 85.2 НКУ и предоставить налоговикам для проверки документы в электронной форме.

При необходимости налоговики могут потребовать от предпринимателя «бумажные» копии электронных документов, заверенные его подписью и печатью (при наличии).

Как долго хранить документы

Документы нужно хранить не меньше 3 лет со дня подачи отчетности, к которой они относятся ( п. 44.3 НКУ). Кроме того, конкретные сроки хранения указаны в приказе № 578⁵. Пока эти сроки не прошли, документы надо хранить, даже если налоговая проверка за этот период уже была (категория 136.02 ЗІР).

⁵ Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

И наоборот: если все сроки прошли, а налоговая эти документы еще не проверяла, лучше (безопаснее) их сохранить.