Первичные документы: когда сойдут, а когда подведут

* Вам может быть интересной статья «Налог на прибыль: под прицелом налоговиков первичные документы» в журнале «Бухгалтер 911», 2016, № 6.

Предисловие, или Договорам посвящается

Прежде чем перейти к первичным документам, остановимся на договорах. Ведь, как выяснилось, некоторые пользователи бухпортала buhgalter911.com склонны считать, что они могут служить подтверждением осуществления хозяйственных операций .

Обрубаем подобные выводы «на корню», ведь договор не является первичным документом для целей бухучета. Обращал внимание на этот момент и Верховный Суд Украины (постановление от 27.10.2015 г. № 21-1539а15).

Хозяйственная операция связана не с фактом подписания договора, а с фактом движения активов и капитала налогоплательщика. При чем требование относительно реальных изменений имущественного положения налогоплательщика как обязательный признак хозяйственной операции корреспондирует с нормами НКУ, — указывает суд.

Посему, если ваш контрагент отказывается оформлять первичные документы, «кивая» в сторону договора, — выбейте их из него .

Жизнь подсказывает и компромиссный вариант — оформить первичный документ (как правило, это акт) самим (вместо контрагента), предоставив его ему на подпись.

Первичные документы: общие моменты

Первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозоперации и подтверждает ее совершение ( ст. 1 Закона о бухучете). Понятно, что речь идет о реальном (фактическом) осуществлении хозоперации .

Важнейшая роль первичных документов отведена им не только Законом о бухучете (в частности, ст. 9), но и ст. 44 НКУ. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозоперации, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания**.

** С позицией Минфина по вопросу, как быть, если на дату баланса отсутствуют первичные документы, которые выписывает контрагент, вы могли ознакомиться в материале «Если первичные документы задержались в дороге: что с расходами» в журнале «Бухгалтер 911», 2016, № 20.

В части обязательных реквизитов первички и правил их заполнения вы уже должны быть во всеоружии*.

То есть для стандартного случая «все пазлы» должны сложиться без проблем.

Но сегодня вашему вниманию — проблемные ситуации, когда действительность первичных документов поставлена под сомнение.

Когда сойдут, а когда подведут

Давайте рассмотрим ряд «скользких» моментов, ставших предметом судебных разбирательств. «Осведомлен значит вооружен» .

Незначительные недостатки при заполнении первичных документов. Суды признают, что это не должно быть помехой для признания документа действительным***. Так, суды дают «добро», в частности, таким первичным документам, оформленным с мелкими огрехами:

*** Это вы знаете, в том числе из статьи «Реквизит «Місце складання»: а если…» («Бухгалтер 911», 2016, № 35).

— товарно-транспортная накладная (ошибка в фамилии водителя), расходная накладная (отсутствует подпись лица, отгрузившего товар) — определение ВАСУ от 18.05.2016 г. № К/800/5645/16 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58159797), определение Киевского апелляционного административного суда от 18.02.2016 г. по делу № 826/23365/15 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/55988776);

— акт приемки выполненных строительных работ (ф. № КБ-2) (невозможно идентифицировать, кто подписал) — определение ВАСУ от 20.04.2016 г. № К/800/2193/16 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/57492738), постановление Одесского апелляционного административного суда от 22.09.2015 г. по делу № 815/1923/15 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/52256238);

— платежное поручение (указано ошибочное назначение платежа) — определение ВАСУ от 25.02.2015 г. № К/9991/20107/11 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/43532549), постановление Харьковского окружного административного суда от 19.10.2010 г. по делу № 2а-3282/10/2070 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/11894770);

— путевой лист (незначительные недостатки) — определение ВАСУ от 25.02.2015 г. № К/9991/83292/11 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/43532564), постановление Львовского окружного административного суда от 22.07.2009 г. по делу № 2а-4245/09/1370 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/4370309);

— акт приема черных металлов (вторичных) (ошибка в фамилии в графе «Здав»), товарно-транспортная накладная (не указан перевозчик) — определение ВАСУ от 15.04.2015 г. № К/9991/76093/11 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/44186855).

Дальше — больше. Даже отсутствие некоторых документов и (уж тем более) недостатки при их оформлении не свидетельствуют об отсутствии хозоперации. Так считает ВАСУ (постановление от 18.03.2015 г. № К/9991/27384/11).

Но при условии, что из других данных усматривается, что фактическое движение активов или изменение в собственном капитале и обязательствах плательщика имели место.

Недостаточная степень детализации хозоперации в первичном документе. Этот момент оговаривался ВАСУ в определении от 12.07.2016 г. К/800/13578/16 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/59137755). Выводы здесь также утешительны для нас с вами: степень детализации описания хозяйственной операции в первичном документе законодательством не установлена.

Посему отсутствие максимальной детализации вида выполненных услуг**** еще не значит, что документ «некондиционный» .

**** В определении ВАСУ от 12.07.2016 г. по делу № 804/15863/15 (К/800/13578/16) речь идет именно об услугах, но есть все основания полагать, что то же самое должно касаться и работ.

Кроме того, ВАСУ отмечает, что исходя из специфики услуги как предмета хозяйственной операции акт предоставленных услуг с перечнем фактически поставленных услуг по направлениям, указанным в договорах, является достаточным доказательством, подтверждающим факт выполнения хозяйственной операции.

Если первичный документ составил… фиктивный контрагент. Надеемся, для вас подобные злоключения — что-то далекое и окутанное туманом. Тем не менее находятся умельцы, регистрирующие фиктивные предприятия. Те же вместо того, чтобы поднимать отечественную экономику, поднимают показатель расходов и налогового кредита для других налогоплательщиков.

Такой случай (вернее, случаи) рассматривал ВАСУ в определении от 22.03.2016 г. № К/800/1853/15 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/56754034). Не нужно быть экстрасенсом, чтобы предугадать, что первичные документы, полученные от фиктивных контрагентов, не могут иметь учетных последствий. При этом в рассматриваемом определении фактами, свидетельствующими о фиктивности контрагента, были следующие:

— создание/покупка предприятий-«невидимок» с целью прикрытия незаконной деятельности. Если точнее, пособничества в уклонении от уплаты налогов путем использования реквизитов фиктивных обществ, подделки первичных финансово-хозяйственных и иных документов, а также проведения незаконных банковских операций;

— регистрация таких предприятий третьими лицами (де-юре их учредителями и директорами) за денежное вознаграждение без цели осуществления легальной финансово-хозяйственной деятельности;

— отрицание директором фактов пребывания на такой должности, а также подписания документов от имени такого предприятия и его регистрации. Соответственно, и осуществления полномочий от имени директора, выписывания доверенностей, назначения кого-либо на должность, открытия банковских счетов от имени служебных лиц предприятия… Мол «моя хата с краю, я ничего не знаю» .

Недействительность документов, составленных такими лицами, Верховный Суд Украины подтверждал в постановлении от 05.03.2012 г. по делу № 21-421а11.

Но естественно, что если незаконной деятельностью предприятие (контрагент) начало заниматься после смены собственника, то это никак не умаляет законности его деятельности до того. В частности, и состоятельности договоров и первички, составленных при «правлении» старого собственника. На это обращает внимание, в частности, Харьковский апелляционный админсуд в определении от 28.07.2016 г. по делу № 820/492/16 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/59269506).

Кроме того, важное значение при выяснении реальности или фиктивности отношений между субъектами отводится наличию деловой переписки и личных встреч, направленных на налаживание деловых отношений. Так, в определении ВАСУ от 03.08.2016 г. № К/800/12953/16 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/59760403) их отсутствие суд воспринял как одно из доказательств фиктивности сделки.

Берегите деловую переписку, направленную на заключение взаимоотношений с контрагентами!