Каждый единоналожник желает знать, как вести Книгу учета доходов

Как продлить Книгу учета доходов?

Когда Книга учета доходов заканчивается или предприниматель меняет место прописки (т. е. становится на учет в новой налоговой), он должен зарегистрировать новую Книгу учета доходов (категория 107.07 ЗІР). Как это сделать?

Порядок № 579¹ на этот счет предельно краток: в случае регистрации новой Книги в течение года записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у самого предпринимателя (п.п. 4 п. 3 Порядка № 579).

¹ Порядок ведение книги учета доходов для плательщиков единого налога первой, второй и третьей групп, которые не являются плательщиками налога на добавленную стоимость, утвержденный приказом Минфина от 19.06.2015 г. № 579.

Но как зарегистрировать новую Книгу? Прямых указаний нет. Соответственно, регистрировать новую Книгу учета доходов нужно точно так же, как и самую первую Книгу (п.п. 1 п. 3 Порядка № 579):

1) подать налоговикам по месту прописки чистую Книгу учета доходов (прошнурованную и пронумерованную);

2) на титульном листе Книги указать Ф. И. О. предпринимателя, его ИНН, налоговый адрес.

В то же время на практике фискалы порой добавляют свои требования, которые тоже приходится учитывать:

— бывает, что при регистрации Книги учета доходов требуют сделать дополнительные записи вроде: «продолжение Книги ____». Поэтому, направляясь к налоговикам с новой Книгой, не поленитесь захватить с собой ручку, которой вписывали на «титулку» свои Ф. И. О., ИНН, адрес — возможно, на месте вам придется дописать туда дополнительную информацию;

— в некоторых налоговых при регистрации новой Книги требуют предъявить старую. Но даже если вы и подадите налоговикам старую Книгу, помните, что они обязаны вам ее вернуть, так как хранить ее должен именно предприниматель (п. 7 Порядка № 579);

— в некоторых налоговых (опять же, не повсеместно) требуют, чтобы предприниматель сначала подал заявление с просьбой зарегистрировать Книгу, и только после этого ее регистрируют. Опять же в самом Порядке № 579 ни о каком заявлении речь не идет. Но идти на конфронтацию с налоговиками из-за такой мелочи точно не стоит.

Зарегистрировать Книгу учета доходов налоговики обязаны бесплатно, в тот же день, когда вы к ним обратитесь (категория 107.07 ЗІР, информационная карточка админуслуги № 17-01 (http://sfs.gov.ua/diyalnist-/admin-poslugi)). Но на практике эта процедура может затянуться, ведь в Порядке № 579 конкретный срок регистрации Книги не указан .

Можно ли зарегистрировать Книгу удаленно?

Такой вопрос волнует предпринимателей, которые прописаны в одном месте, а работают и живут совсем в другом. Конечно, им не хочется ехать в налоговую по месту прописки для того, чтобы зарегистрировать новую бумажную Книгу. Но, увы, сделать это, не посещая налоговиков, вряд ли получится.

В информационной карточке админуслуги № 17-01 указано, что Книга учета доходов подается лично предпринимателем или уполномоченным лицом в налоговый орган по основному месту учета (т. е. по прописке).

Своеобразным лайфхаком для некоторых предпринимателей может стать обращение в центр предоставления административных услуг. К примеру, если вы стоите на учете в Харьковской области, а деятельность осуществляете в г. Харькове, то можете зарегистрировать Книгу прямо в г. Харькове. Для этого достаточно посетить Региональный центр предоставления админуслуг и сдать туда Книгу для регистрации.

Итоги в Книге не подводились годами: как исправить?

Если в вашей Книге есть несколько свободных листов в запасе, можно исправиться. В п. 3 Порядка № 579 сказано, что исправления вносятся путем осуществления новой записи (с указанием положительного или отрицательного значения), которая заверяется подписью предпринимателя².

² Подробно об исправлениях в книгах учета предпринимателей найдете в статье «Бой ошибкам в книгах учета предпринимателей» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 12).

В нашем случае итоги вообще не подводились, поэтому нужно будет довнести записи об итогах. При этом Порядок № 579 требует подводить итоги за месяц, квартал и год.

Не забывайте, что с 28.07.2015 г. записи в графе 2 (в том числе и итоги) разбиваются на «нал» и «безнал», т. е. каждый итог будет записан тремя строками: 1) итого; 2) в том числе нал; 3) в том числе безнал.

Итоги отражаются, к примеру, так: «Разом за березень 2016: 2000,00,

у т. ч. готівк. — 1000,00;

у т. ч. безготівк. — 1000,00».

Если в вашей Книге есть достаточно пустых строчек, а у вас — желание исправиться — вперед . Вот как исправление будет выглядеть в Книге учета доходов (фрагмент). При этом «+», считаем, лучше не ставить (дабы налоговики действительно не начали плюсовать доход к уже отраженному по итогам дня).

Если же в вашей Книге недостаточно места или вы не хотите заморачиваться со вписываением всех итогов, вас может ждать лишь админштраф по ст. 164¹ КУоАП за неправильное ведение учета доходов и расходов: 51 — 136 грн.

Книгу заполняли в «нулевые» дни: опасно ли?

В п. 5 Порядка № 579 сказано, что «Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход…». Из этого следует, что заполнять Книгу учета доходов в те дни, когда дохода не было, не нужно. Фискалы дают такой же совет (категория 107.07 ЗІР).

Но что же делать, если Книгу все-таки заполняли (ставили дату и оставляли пустую строку), причем так поступали в течение нескольких лет?

Исправить эту ошибку не представляется возможным , так как:

1) исправление через зачеркивание в Книге учета доходов не предусмотрено;

2) сделать какую-либо компенсирующую запись тоже невозможно, так как строка была и остается пустой (нечего добавить или убавить).

В таком случае мы бы посоветовали предпринимателю поставить прочерки во всех пустых строках, где стоит только дата (так как дохода вообще не было). Такой вариант заполнения Книги хотя и не совсем соответствует Порядку № 579, но все же, на наш взгляд, вполне допустим, так как не искажает информацию о ежедневных доходах предпринимателя.

Вместе с тем не исключено, что особо рьяные контролеры могут за такие «выкрутасы» оштрафовать единоналожника по ст. 164¹ КУоАП (штраф за неверное ведение учета доходов составляет 51 — 136 грн.). Впрочем, ввиду безобидности нарушения, в данном случае справедливо было бы применять не штраф, а предупреждение, предусмотренное все той же ст. 164¹ КУоАП.

Не разбивали доход на «нал» и «безнал»

Обязательная разбивка дохода на «нал» и «безнал» в Книге учета доходов появилась 28.07.2015 г., когда вступила в силу новая редакция Порядка № 579:

«…в графах 2 — 6 ежедневно отражается доход… с суммарным итогом за месяц, квартал, год, в частности полученная сумма средств за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги… в денежной форме (отдельно в наличной и безналичной), материальной или нематериальной форме».

При этом данную норму (п.п. 2 п. 6 Порядка № 579) можно трактовать по-разному: либо разбивку дохода на «нал» и «безнал» надо делать ежедневно, либо достаточно «разбивать» только итоги (за месяц, квартал, год).

Естественно, налоговики — «за» ежедневную разбивку. Мы тоже советовали вести Книгу именно так³.

³ Сразу после появления новой формы Книги мы рекомендовали ежедневно разбивать доход на «нал» и «безнал» — см. статью «Книги ЧПЕНов: наличные нюансы» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 31).

Если же вы не делали никакую разбивку, можно выбрать один из вариантов:

1) оставить все как есть. В этом случае вам может грозить админштраф по ст. 164¹ КУоАП (51 — 136 грн.). Что касается штрафа за неоприходование наличных (5-кратный!), то его не должно быть — разумеется, если вы всю сумму дохода записывали в Книгу в день ее получения. Такая наличка приходуется в момент записи итогового дохода за день в Книге учета доходов, ведь ч. 18 п. 3 Положения № 148⁴ вовсе не требует для оприходования налички разбивать доход в Книге на «нал» и «безнал»;

⁴ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

2) либо идеально исправиться. Для этого нужно все строки начиная с 28.07.2015 г. записать в Книгу со знаком «-», а затем их же вписать со знаком «+» и с разбивкой на 3 строки: «итого», «нал» и «безнал» или 2 строки: «итого», «нал» или «итого», «безнал», если был только один вид поступлений;

3) либо «потерять» Книгу⁵ и быстро (в течение 90 календарных дней — п. 44.5 НКУ) восстановить ее, записав доход правильно (с разбивкой на «нал» и «безнал»). Если вовремя восстановите Книгу, штрафов не будет ;

⁵ Об этом обязательно нужно уведомить полицию и налоговую. Как все сделать правильно, читайте в статье «Предприниматель «посеял» Книгу учета: что делать» (журнал «Бухгалтер 911» 2016, № 37).

4) либо настаивать на том, что разбивка на «нал» и «безнал» касается только итогов. Как вы понимаете, итоги исправить проще, так как их меньше. Но нельзя гарантировать, что все проверяющие будут лояльны к такой разбивке и не прибегнут к их любимому штрафу по ст. 164¹ КУоАП . Ведь они считают, что в Книге нужно ежедневно указывать наличный и безналичный доход, причем в отдельных строках (письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 25.02.2016 г. № 1529/Л/26-15-12-02-14).

Итог: не стоит «трепыхаться» по поводу того, что вы не разбивали доход на «нал» и «безнал», так как штраф за это невысок (максимум 136 грн.), а исправлений слишком много.