Нумерация кассовых документов и не только: разъяснения от НБУ

Что указывать в реквизите «№ з/п» ПКО и РКО? Вывод НБУ (письма НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 и от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326) таков — поскольку приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО) оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличности, в реквизите «№ з/п» всегда проставляется единичка — «1» . Реквизит «№ з/п» кассового ордера не обязан совпадать с аналогичным реквизитом Журнала регистрации ПКО и РКО. И точка!

Журнал регистрации. Затронув вопрос: что же указывать в реквизите «№ з/п» ПКО и РКО, НБУ разъяснил и некоторые моменты, касающиеся заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. При этом обсуждения данных разъяснений на бухфорумах показали, что многие задаются вопросом: а можно ли вообще не вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?

Напомним, что приложением 4 к Положению № 148* предусмотрены сразу две формы Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов: № КО-3 и № КО-3а. Причем в примечаниях к форме № КО-3а указано, что «типовые формы КО-3, КО-3а ведутся по решению руководителя» (в примечаниях к прежней форме № КО-3а было указано — «форма ведется на усмотрение руководства вместо ведения Журнала по форме № КО-3»).

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Скорее всего, и нынешняя оговорка о том, что формы «ведутся по решению руководителя», свидетельствует лишь о праве предприятия выбрать, по какой форме вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — по форме № КО-3 или № КО-3а. Ведь на то, что Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов должен вестись, указывает п. 33 Положения № 148 — причем без оговорок.

Ну а что, если все-таки не вели Журнал регистрации? Какова ответственность? «Опасные» штрафы по Указу № 436/95** за сам факт неведения Журнала фискалы применить не могут. Нет оснований. Применить штраф, к примеру, за неоприходование (неполное и/или несвоевременное) наличности в кассе тут не получится. Ведь оприходованием наличности (п. 11 разд. II Положения № 148) является учет наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании ПКО.

** Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

И, что интересно, в этом случае даже админштраф к должностным лицам предприятия применить не могут. Ведь КоАП не устанавливает ответственность за нарушение правил ведения кассовых документов.

Но! Если хронология нумерации ПКО и РКО будет нарушена, фискалы могут расценивать этот факт как свидетельство неоприходования или несвоевременного оприходования денежных средств (письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15).

Теперь о том, как вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. В п. 33 разд. III Положения № 148 сказано, что «приходные и расходные кассовые ордеры до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Расходные кассовые ордеры, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются в таком Журнале после осуществления выплат, указанных в расходной ведомости».

По сути, п. 33 требует вести отдельную нумерацию ПКО и отдельную нумерацию РКО. При этом если форма № КО-3а позволяет отдельно вести нумерацию ПКО и РКО, то в отношении формы № КО-3 есть вопросы. Ранее, к примеру, Журналы по форме № КО-3 должны были вестись для приходных и расходных кассовых ордеров отдельно, а Журнал по форме № КО-3а можно было использовать один для регистрации в нем как приходных, так и расходных кассовых ордеров (п. 4.1 Методрекомендаций ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210).

Вместе с тем сейчас фискалы в категории 109.15 ЗІР на вопрос, сколько нужно вести Журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов, отвечают, что:

«субъект хозяйствования одновременно ведет один Журнал регистрации приходных и расходных кассовых операций, в котором регистрирует приходные и расходные кассовые ордеры».

Правда, фискалы не уточняют, какую именно форму Журнала (№ КО-3 или № КО-3а) они имеют в виду. По логике, Журнал по форме № КО-3 нужно вести отдельно для ПКО и отдельно для РКО.

Далее — некоторые моменты по ведению самого Журнала. В отличие от прежних форм № КО-3 и № КО-3а, в новых формах появилась графа «№ з/п». По сути, это просто порядковый номер записи.

НБУ в письме от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 указывает на то, что в реквизите «№ з/п» Журнала регистрации (форма № КО-3а) используется единая сквозная нумерация как для приходных, так и для расходных ордеров. А вот уже в колонках 3 и 7 для приходных и расходных кассовых ордеров будет вестись своя отдельная нумерация. То есть реквизит «№ з/п» в Журнале не должен совпадать с номером расходного/приходного кассового ордера.

Вот как рекомендует НБУ заполнять Журнал по форме № КО-3а (пример приведен в письме от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822(ср. )):

Обратим внимание на два момента:

1. Раньше в Журнале регистрации по форме № КО-3а ПКО и РКО могли быть записаны в одной строке Журнала. Теперь же, учитывая, что есть реквизит «№ з/п» (колонка 1), предполагается, что для каждого кассового документа должна быть своя отдельная запись.

2. В примере специалисты НБУ занесли сначала подряд все ПКО, а затем все РКО. Хотя на практике так не происходит: до передачи в кассу бухгалтер должен зарегистрировать кассовый ордер, т. е. присвоить ему номер (п. 33 Положения № 148). Наперед он никак не может знать, сколько в конкретный день будет ПКО и какое количество РКО.

Нумерация ПКО и РКО. В письмах НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 и от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 есть еще очень важное и интересное разъяснение. Касается оно нумерации ПКО и РКО. НБУ указывает на то, что нумерацию ПКО (в реквизите «Прибутковий касовий ордер № від «__» ______ 20__року») и РКО (в реквизите «Номер документа») можно осуществлять в хронологическом порядке с начала (!) хоть каждого следующего календарного месяца в порядке возрастания с номера «1». И даже привел пример для ПКО:

01.03.2018 — № 1, № 2, № 3;

02.03.2018 — № 4, № 5, № 6;

03.03.2018 — № 7;

…

30.03.2018 — № 49, № 50, № 51;

02.04.2018 — № 1, № 2, № 3 и т. д.

Продублирован этот вывод и в письме ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15. Но! Мы бы с осторожностью относились к таким «лояльным» рекомендациям. Ведь Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (как свидетельствует его форма) заводится (!) на год («Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів 20___року»). Поэтому целесообразно (по крайней мере, это вызовет меньше подозрений со стороны проверяющих) вести, как и раньше, сплошную нумерацию кассовых ордеров по году.

Реквизит ««Додатки»/Додаток» в ПКО и РКО. Как указывает НБУ, в этом реквизите указывают документы (номер и дату составления), которые прилагают к кассовому ордеру и которые стали основанием соответственно для:

— внесения налички — например: расходная ведомость, приказ на командировку и т. д.;

— выдачи налички — например: отчет об использовании средств, выданных на командировку или подотчет, и т. д.;

Заполнение РКО при сдаче наличности в банк. В письме от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 специалисты НБУ дали ответ на еще один волнующий вопрос: кого указывать в поле «Видати» РКО при сдаче наличности в банк? Напомним: в РКО, который оформляется на общую сумму операции (сдача наличности в банк), НЕ заполняются реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума»***, «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющего лицо получателя (п. 32 разд. III Положения № 148). А вот все остальные реквизиты, в том числе и реквизит «Видати», являются обязательными для заполнения.

*** Имеется в виду сумма в поле «Одержав».

Так кого указывать в поле «Видати» при сдаче наличности в банк? Раньше на практике сюда вписывали наименование банка, в который сдавалась наличность. Однако сейчас специалисты НБУ в письме от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 отмечают, что в этом поле нужно вписывать Ф. И. О. кассира, который будет сдавать деньги в банк .

Честно говоря, такие рекомендации удивляют. Ведь деньги выдаются не кассиру «под отчет», а предназначены для передачи банку (для внесения на текущий счет). А что будет, если заполняли это поле «не так»? Считаем, что каких-то нарушений в этом нет. Ведь отрицать факт сдачи денег в банк (если у предприятия будет квитанция к приходному кассовую документу банка) фискалы не смогут.

А если деньги сдаются в банк через инкассаторскую службу? Отметим: выемку наличных денег из ящика РРО для сдачи ее в банк осуществляют с использованием операции «службова видача» (п. 29 разд. III Положения № 148). На такие денежные средства составляют ПКО (кроме случая, когда обособленное подразделение без кассовой книги, проводит наличные расчеты через РРО и/или КУРО и сдает самостоятельно выручку в банк). При этом отметим: поле «Прийнято від…» в ПКО разрешается не заполнять только в кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (п. 32 разд. III Положения № 148). Но случай оприходования наличности из ящика РРО сюда не попадает. А значит, в ПКО должны быть заполнены все реквизиты, включая и «Прийнято від…» (считаем, сюда нужно вписывать Ф. И. О. лица, от которого получили деньги, — менеджер, кассир и т. п.).

При передаче денег на инкассацию составляется РКО (опять-таки, кроме указанного выше исключения). Поскольку в этом случае выручка сдается в банк, то на основании п. 32 разд. III Положения № 148 в таком РКО не заполняются реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документа, который удостоверяет лицо получателя. Все остальные реквизиты должны заполняться. Кого указывать в поле «Видати»? По логике НБУ, сюда нужно вписать Ф. И. О. кассира, который передает наличку для сдачи ее в банк. Но если при сдаче кассиром наличности в банк самостоятельно в этом есть хоть какая-то логика, то при передаче денег сразу инкассаторам указывать Ф. И. О. кассира вообще как-то странно. По-хорошему, в поле «Видати» должно указываться название банка.