В Книге общесистемщика есть три расходных графы: 6, 7 и 8. Но только в одной из них записи зависят от наличия дохода по итогам дня — это графа 6: если доход есть — ее заполняем, если нет — оставляем пустой.
Почему так? Дело в том, что те же прямые материальные расходы (п.п. 177.4.1 НКУ), которые «живут» в графе 6, можно учесть одновременно с доходом от реализации товаров, работ, услуг (п.п. 6 п. 6 Порядка № 4811).
А если дохода нет? Ясное дело — записывать в графу 6 нечего.
Правда, даже если доход от продажи уже получен, не факт, что предприниматель сможет отразить расходы в графе 6. Для этого нужно выполнить еще два условия: 1) должна быть проведена оплата поставщику; 2) у предпринимателя должен быть документ, подтверждающий такую оплату (п.п. 177.4.5 НКУ).
Если доход получен раньше, чем произошла оплата, «запоздавшие» расходы ставим в графу 6 без соблюдения условия об одновременном отражении с доходом.
Налоговики против этого не возражают. См. консультацию в категории 104.08 ЗІР.
Так что запись в графе 6 может быть сделана в таком случае и в бездоходный день. Вот, собственно, и все с графой 6.
А что же графы 7 и 8? Они специально предназначены для расходов, без которых предприниматель не может осуществлять хоздеятельность, но которые нельзя напрямую связать с конкретным, сегодняшним доходом. К примеру: зарплата работников, покупка услуг, аренда, коммунальные платежи, расходы на связь, амортизация и т. п.
Так вот, в пп. 7 и 8 п. 6 Порядка № 481 нет требования о том, чтобы эти графы заполнялись исключительно при наличии дохода. Получается, даже если сегодня дохода нет, графы 7 и 8 можно заполнить? Совершенно верно .
Правда, у налоговиков на этот счет, как всегда, — свое мнение. В отношении графы 8 они не спорят, мол, заполняйте ее по факту оплаты денег, даже если дохода в соответствующий день нет.
По графе 7 налоговики, очевидно, тоже не против записи в бездоходный день, в то же время считают, что если в каком-то месяце (не дне!) дохода не было, то графу 7 заполнять нельзя .
Разъяснение в категории 104.08 ЗІР.
В высшей степени странное утверждение на фоне абсолютно иных требований нормативки. Так:
1) ст. 115 КЗоТ требует, чтобы работодатель обязательно выплачивал зарплату не реже двух раз в месяц. То есть не платить зарплату невозможно;
2) а Порядок № 481 предписывает отражать в графе 7 расходы на зарплату, «понесенные в отчетном месяце», — ни о какой привязке к доходу (как в случае с графой 6) нет и слова!
Поэтому считаем, что даже если дохода нет весь месяц, ничего страшного. Мы убеждены, что графу 7 при этом заполнять можно.
Даже админштраф по ст. 1641 КУоАП сюда притянуть будет сложно, так как Порядок № 481 не ставит заполнение графы 7 в зависимость от получения дохода.
Опять же, важно понимать, что «оплатно-трудовые» расходы не сгорают. Если уже налоговики так возражают против их отражения в бездоходном месяце, то их можно будет отразить в ближайшем доходном месяце.
С доходными днями вопросов нет: в такие дни можно смело оформлять возврат денег покупателям (в связи с расторжением договора, возвратом товара или по письму с просьбой о возврате аванса) — претензий от налоговиков не будет.
Другое дело — бездоходные дни. На сегодняшний день нет консультаций от налоговиков, в которых они бы запрещали общесистемщикам проводить возвраты средств в бездоходные дни.
В отношении единоналожников такие консультации есть2.
2 Мы не согласны в этом с налоговиками. Подробнее — в статье «Доход посредника и «минусовые» записи в Книге единоналожника: не без фантазии налоговиков» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 20).
В Порядке № 481 ограничений тоже нет. Есть лишь упоминание о том, что Книга заполняется по итогам дня, в котором получен доход. Но ведь нет запрета на ее заполнение в другие дни в случае необходимости! Сами налоговики признают это, когда разрешают общесистемщикам записывать расходы в графу 8 Книги в бездоходные дни (категория 104.08 ЗІР).
Стало быть, даже если в какой-то день у вас нет дохода, но пришлось вернуть деньги покупателю, вы вправе указать возврат в графе 3 Книги. Разумеется, в этот день в графе 4 Книги у вас появится отрицательная запись (со знаком «-»). И это нормально, ведь доход, подлежащий декларированию (т. е. годовой доход), можно уменьшать на сумму возвращенных денег (ИНК ГФСУ от 13.02.2018 г. № 594/Б/99-99-13-01-02-14/ІПК, п.п. 3 п. 6 Порядка № 481).
Общесистемщики традиционно исправляют ошибки в Книге учета доходов и расходов не новой строкой, а через зачеркивание3. В этом случае в Книге даже не видно, кода именно произошло исправление . Поэтому общесистемщикам неважно: доходный день или бездоходный — они могут исправлять когда угодно и что угодно (увеличивать/уменьшать доход или расходы).
3 Пример самоисправления в Книге можно найти в статье «Бой ошибкам в книгах учета предпринимателей» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 12).
Теперь ответ на последний вопрос, с которым к нам обратился читатель. Налоговики хотят проверить Книгу учета доходов и расходов, но в ней: 1) множество помарок; 2) расходы указаны не одной суммой по итогам дня, а порой так: «1000,00 + 200,00 + 350,00», так как чеки были получены с опозданием. Кроме того, все чеки за 2016 год утеряны. Не снимут ли налоговики такие расходы?
В данной ситуации самое страшное — это утеря документов, подтверждающих расходы. Если бы документы не были утеряны, все было бы довольно просто.
За помарки в Книге и записи о расходах несколькими суммами вместо одной предпринимателя могли бы наказать только админштрафом по ст. 1641 КУоАП: 51 — 136 грн.
Опять же, мы говорили, что если расходы либо их документальное подтверждение запаздывают, их можно включить в графу 6 позже без привязки к ранее отраженному доходу.
Некоторые предприниматели предпочитают «лечить» недостатки Книги ее «потерей» с последующим восстановлением. Но этот вариант больше подходит для случая, когда вы работаете с наличными и допустили ошибки в графе 2 Книги. Когда у налоговиков появляется возможность наложения 5-кратного штрафа за неоприходование наличных.
На восстановление Книги дается 90 календарных дней. Но, прежде чем начать ее заполнять, нужно написать заявление о пропаже старой Книги в полицию и налоговикам, а также зарегистрировать новую Книгу4.
4 Пошаговое руководство по восстановлению Книги учета доходов и расходов вы найдете в статье «Предприниматель «посеял» Книгу учета: что делать» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 37).
Теперь об утерянных документах о расходах за весь 2016 год. Если налоговики запросят документы для проверки (а они, скорее всего, их запросят), вам нужно будет их предъявить. Нет документов — «выкосят» расходы. И будут правы (п. 44.6 НКУ). При этом доначислят НДФЛ, военсбор, ЕСВ. Плюс штрафы за доначисление. А это — приличная сумма!
Как вариант можно:
— уведомить налоговиков об утрате документов и попытаться восстановить их в 90-дневный срок (п. 44.5 НКУ);
— если покупки происходили за наличку, «подергать» поставщиков, чтобы они выдали вам заверенные копии фискальных чеков из контрольной ленты РРО5;
5 Больше подробностей на тему найдете в статье «Если потерялся фискальный чек» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 9).
Делать это они не обязаны, но могут по доброй воле.
— если же вы закупали товар по безналу, можете восстановить выписки банка — и это тоже будет подтверждающим документом6.
6 Полезные нюансы найдете в статье «Что делать, если предприниматель потерял первичные документы» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 8).