Если работник приобрел товары для предприятия «за свои»…

Вопрос, обсуждаемый в статье, сам по себе не стоит того, чтобы ему уделялось столько внимания. Фискалы «сочинили» проблему с «кредитовым» подотчетом на ровном месте*. Но прошел фактически год, прежде чем появились признаки того, что ГФСУ пошла на попятную.

* См. статью «Если работник купил за свои: будет ли доход?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 14).

Напомним: ни суды, ни Минфин не поддержали позицию фискалов о том, что если работник приобрел товары для нужд работодателя за счет собственных средств (денежные средства под отчет не выдавались), то сумму таких средств, возмещаемую ему работодателем за указанные товары, следует обложить НДФЛ и ВС**.

** Подробнее в статье «Кредитовый подотчет»: позитив Минфина и ГФСУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 14).

Теперь в одной из последних консультаций (письмо ГФСУ от 21.03.2019 г. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК) фискалы уже заявляют, мол, все зависит от того, связана ли покупка с выполнением трудовой функции работником. Так, если:

1) приобретение товаров/услуг осуществляется работником за счет собственных средств в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции) — тогда это не доход физлица. И ни НДФЛ, ни ВС при выплате компенсации физлицу удерживать не нужно;

2) а вот если приобретение товаров/услуг, которое осуществлено работником в пользу работодателя за счет собственных средств, не связано с выполнением трудовых функций, то тогда это доход физлица (считается, что работник реализовал предприятию товары/услуги). С такого дохода должны удерживаться НДФЛ и военсбор.

Нечто подобное содержит и письмо Минфина от 26.02.2019 г. № 11220-16-63/5675, которым остудили пыл фискалов. В нем тоже был сделан акцент на том, что «покупка» должна быть связана с трудовыми обязанностями работника.

Но не все так просто. Ведь даже если закупка ТМЦ будет определена как обязанность работника (его трудовая функция), то в ситуации, когда работник покупает товары «за свои» деньги, отношения между работником и предприятиям вряд ли можно считать трудовыми.

Ведь если работодатель «закрепляет» за работником какую-то трудовую обязанность, работодатель должен обеспечить работника и необходимыми для ее выполнения средствами (ст. 29 КЗоТ). То есть КЗоТ не предусматривает ситуацию, когда работник для выполнения своих трудовых функций покупает товары «за свои» деньги, пусть и с последующей компенсацией их стоимости. Исключение — разве что дополнительные расходы, понесенные работником в командировке.

По-хорошему, в этом случае должны срабатывать:

— либо требования гл. 68 «Поручение» ГКУ;

— либо положения ст. 1158 — 1160 ГКУ, регулирующие действия в имущественных интересах другого лица без его поручения.

Так, если между работником и работодателем был заключен договор поручения (в письменной либо устной форме), то согласно ст. 1006 ГКУ такой работник (поверенный) обязан после выполнения поручения предоставить работодателю (доверителю) отчет об этом и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора.

А если договор поручения между работником и предприятием не заключался (что чаще всего случается на практике)? Тогда лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого оно совершалось, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено (см. ст. 1159 ГКУ). И если эти действия будут одобрены другим лицом (работодателем), то в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре (т. е. о договоре поручения).

Из этого следует, что никакой купли-продажи между работником и работодателем нет. Работник ничего не перепродает работодателю. И не имеет значения, является ли «покупка» трудовой функцией работника или нет!

Но учитывая и мнение Минфина, и фискалов, все же предприятию лучше «перестраховаться». Советуем утвердить список работников (должностей), которые имеют право осуществлять соответствующие закупки для предприятия. А еще лучше определить это в качестве одной из обязанностей в должностной инструкции / трудовом договоре. Также логично закрепить приказом перечень товаров, которые могут приобретаться работниками для нужд предприятия.

Утвердив перечень должностей, занимая которые работник производит закупку товаров/работ/услуг, тем самым предприятие формально подтвердит то, что закупки связаны с трудовой функцией работника (на чем акцентируют внимание Минфин и фискалы).

Естественно, для возмещения расходов работник должен принести авансовый отчет с приложенными к нему оригиналами документов.

При этом в приказе / трудовом договоре / должностной инструкции лучше вообще избегать оговорок о том, что закупка товаров/услуг может проводиться за счет работника. Ведь, как мы отметили выше, это не соответствует требованиям трудового законодательства.

Опять же, мы не отказываемся от прошлой позиции, что даже без описанных выше «ухищрений» НДФЛ, ВС налогообложения быть не должно. Для пущей убедительности можно лишь посоветовать оформлять с работниками письменные договоры поручения.

Даже если налоговики будут настаивать на отсутствии связи с трудовыми отношениями, дохода в данном случае все равно не будет, поскольку не будет перепродажи товаров от работника работодателю.