График отпусков: то, что надо не забыть

Начнем с того, что ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках требуют, чтобы очередность предоставления отпусков определялась на предприятии (у предпринимателя-работодателя) графиками.

График отпусков нужно составлять не позднее 5 января текущего года. Минсоцполитики настаивает именно на этих сроках (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Учитывая череду предстоящих праздничных дней, лучше позаботиться об этом заранее.

Форма графика отпусков — свободная. Работодатель вправе разработать свою форму графика, удобную в использовании.

В графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласовывают между собой. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты*.

* Примерную форму графика отпусков вы найдете в статье «Ежегодный основной отпуск: предоставляем и оформляем» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 17).

График отпусков составляют в отношении всех работников: как занятых по основному месту работы, так и совместителей.

Кроме того, помните о работниках, которым вы обязаны предоставить отпуск в любое удобное для них время (ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому при составлении графика отпусков сначала учитывайте работников, имеющих преимущественное право на ежегодный отпуск.

В графике отпусков наряду с ежегодными основными и дополнительными отпусками текущего года имеет смысл указывать все виды обязательных отпусков, поддающиеся планированию, в частности:

— дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее — отпуск на детей), предоставляемые согласно ст. 19 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 г. № 204/0/101-18/284). Причем не забудьте включить в график отпуска на детей, не использованные в прошлом году (прошлых годах);

— дополнительные «чернобыльские» отпуска;

— дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.

Напомним: такие отпуска не являются ежегодными. Они предоставляются не за рабочий, а за календарный год. При этом «чернобыльские» и «боевые» отпуска пропадают в случае их неиспользования в текущем году.

Также в график включают ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, не использованные в прошлом году (в прошлых годах). Однако предупреждаем: ст. 11 Закона об отпусках запрещает не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Учебные отпуска в графике не отражают, поскольку они не поддаются планированию. Начало такого отпуска не зависит ни от интересов производства, ни от желания работника.

Если отпуск делится на части, это также указывают в графике.

При этом учитывайте правила разделения отпусков. Так, ежегодный отпуск по просьбе работника может быть поделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная часть такого отпуска будет составлять не менее 14 календарных дней (ч. 6 ст. 79 КЗоТ, ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). При этом не обязательно использовать такую часть отпуска первой. Главное, чтобы одна из частей, на которые поделен ежегодный основной отпуск работника, составляла не менее 14 календарных дней.

Составленный график согласуют с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого график утверждает руководитель предприятия/предприниматель. Утвержденный график доводят до сведения всех работников, лучше под подпись (для этого в нем стоит предусмотреть отдельную графу).

Заметьте: если форма графика отпусков, утвержденная на вашем предприятии, содержит графу «Примечание», то информацию о переносе отпуска (дату и номер приказа) можно указать в этой графе. Также можно при составлении графика отпусков предусмотреть в нем графу «Перенос отпуска».

Что может грозить работодателю за отсутствие графика отпусков. Инспекторы труда могут квалифицировать как «нарушение других требований трудового законодательства», за которое работодателю «светит» штраф в размере 1 минзарплаты (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Обратите внимание! Штрафы по ст. 265 КЗоТ не относятся к админхозсанкциям, на них не распространяются ограничительные сроки из ст. 250 ХКУ (6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее 1 года со дня его совершения). Соответственно, чтобы избежать претензий проверяющих, о прошлых годах тоже «нужно подумать».

Важно! Обнаружив такое нарушение, инспектор должен вынести предписание, исполнив которое в отведенный срок, нарушитель уйдет от указанной санкции.

** Утверждено постановлением КМУ «Некоторые вопросы осуществления государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде» от 21.08.2019 г. № 823. Подробнее о нем вы могли прочесть в статье «Трудовики возвращаются? Новый Порядок трудовых проверок и К^о» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36).

Но с админштрафом все несколько сложнее . Гарантии его неприменения нет. А сумма достаточно внушительная: от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КУоАП).