Индексация «с отягчающими»: о ней забыли, а работник уволен

О том, что можно предпринять в ситуации, когда на предприятии игнорировали индексацию, мы писали в статье «Спасаемся от трудового штрафа: что делать, если не начисляли индексацию и не только…» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15). Наши читатели внимательно ее изучили и спросили: а что делать, если индексацию не начисляли работникам, которые уже уволились? Как исправить этот недочет? Есть ли срок давности по забытой индексации?

Что грозит?

Напомним (подробнее см., в частности, в указанной выше статье), что есть большая разница между:

— «работнику лишь недоплатили определенную сумму индексации». Такое нарушение следует квалифицировать как нарушение других требований трудового законодательства. Штраф — 1 минзарплата;

— «работнику не начислили индексацию за какой-либо месяц (месяцы), в том числе и потому, что неверно определили базовый месяц». В таком случае речь уже идет о необеспечении соблюдения мингосгарантии в оплате труда. Штраф — 10 минзарплат за каждого работника без индексации.

А если до 2015 года?

«Мегаштрафы» для работодателей за нарушение трудового законодательства «сидят» в ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Действует она с 01.01.2015 г. Отсюда вопрос: какой период неначисления индексации стоит исправлять, надо ли трогать период до 2015 года? Есть ли срок давности по неначисленной индексации?

Гоструда в письме от 04.01.2017 г. № 57/4.1/4.1-ДП-17 указывает, что штрафные санкции по ст. 265 КЗоТ могут быть применены за правонарушения, совершенные после 31.12.2014 г., или правонарушения, совершенные ранее, но являющиеся длящимися («перетекли» в штрафуемый период)*.

* Подробнее об этом вы можете прочесть в статье «Срок давности по «трудовым» штрафам: быть или не быть» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 22).

Что касается сроков давности для их наложения, то этот вопрос является дискуссионным. Гоструда выступает за то, что по ним срока давности нет вообще. Минсоцполитики говорит о том, что он составляет 3 года. Но поскольку проверяет/штрафует Гоструда, то, очевидно, за основу придется принять ее вариант: «сроков давности нет».

Далее. Какие правонарушения считать длящимися? По разъяснениям Минюста (см. письма от 01.12.2003 г. № 22-34-1465 и от 17.07.2007 г. № 22-14-493), длящимися правонарушениями являются проступки, связанные с длительным, непрерывным невыполнением обязанностей, предусмотренных правовой нормой. Прекращаются такие правонарушения или выполнением регламентированных обязанностей, или привлечением виновного в невыполнении лица к ответственности.

Отсюда несложно заключить, что неначисление индексации относится к длящимся правонарушениям . Соответственно, даже если индексацию не начислили за месяцы до 2015 года, «мегаштрафы» за такое нарушение применять могут (если эту ошибку не исправили до 2015 года). Тот факт, что работник уволился, ничего не меняет.

При этом не важно, сколько времени прошло с момента нарушения. Как мы уже выяснили, по мнению Гоструда, срока давности для наложения штрафа нет.

Есть ли смысл исправляться

Итак, мы знаем, что за неначисление индексации нам грозит увесистый штраф в 10 минзарплат за каждого работника. Исправляемся или надеемся на «авось»?

Гоструда считает, что в случае самостоятельного устранения работодателем нарушения законодательства о труде до начала инспекционного посещения этот факт будет учтен инспектором при принятии решения о рассмотрении дела о наложении штрафных санкций (см. письмо от 07.05.2018 г. № 3571/4.1/4.1-ДП-11). Но вот что следует понимать под «будет учтен», Гоструда не разъясняет. А что судебная практика?

Из текста постановления Верховного Суда от 12.04.2018 г. по делу № 816/2325/16** можно сделать вывод, что исправление до начала проверки спасает от штрафа за несоблюдение мингосгарантий в оплате труда, установленного абзацем четвертым ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Это как раз интересующий нас случай со штрафом за неначисление индексации.

** reyestr.court.gov.ua/Review/73355617.

Важно! Начисление своевременно не начисленных мингосгарантий должно быть должным образом оформлено документально. Соответствующие документы (бухгалтерские справки, расчетные и платежные ведомости, расчетные листки и т. д.) должны четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме, фактическое время выплаты.

Но… верный расчет забытых мингосгарантий, оформление, начисление и выплата их до начала визита инспектора труда еще не означают гарантированный уход от штрафов в принципе . Да, от штрафа в 10 минзарплат за несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда мы избавляемся, но инспектор труда может применить штраф за нарушение срока их выплаты, а суд, в свою очередь, — его поддержать (см. постановление Шестого апелляционного админсуда от 19.12.2018 г. № 825/2422/18***).

*** reyestr.court.gov.ua/Review/78746167.

Хотя для работодателя в рассматриваемом случае это однозначно дешевле. Несвоевременная выплата такой госгарантии обойдется предприятию в 3 минзарплаты (если выплату задержали более чем на месяц, абзац третий ч. 2 ст. 265 КЗоТ) либо в 1 минзарплату (если задержали менее чем на один месяц, абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Причем независимо от количества работников, по которым были допущены такие нарушения.

Не следует также забывать и о таком моменте. Если суммы, причитающиеся работнику при увольнении, были выплачены, а сумма индексации зарплаты все-таки не была начислена, работник может обратиться в суд. И как показывает судебная практика, требования работников о взыскании невыплаченной индексации охотно удовлетворяются. Более того, работодателю придется еще и выплатить средний заработок такому работнику за задержку расчета при увольнении в порядке ст. 117 КЗоТ.

В то же время и «запоздавшая» выплата «забытой» в свое время индексации может стать поводом для работника обратиться в суд за взысканием среднего заработка за все время задержки по день фактического расчета. Но здесь уже есть предельный срок для обращения! Обратиться в суд с заявлением о взыскании среднего заработка за время расчета при увольнении работник может в трехмесячный срок со дня, когда уволенный работник узнал или должен был узнать о том, что работодатель, по вине которого произошла задержка выплаты всех надлежащих при увольнении сумм (независимо от продолжительности задержки выплаты), фактически с ним рассчитался.

Как исправиться

Если вы все -таки решились рассчитать, доначислить и выплатить работникам необходимые суммы, учитывайте при этом несколько моментов.

Суммы индексации, начисленные за предыдущие месяцы, с целью их налогообложения учитываем в том месяце, в котором они были фактически начислены в бухучете. Так, например, если вы в мае 2019 года доначислили индексацию за 2017 год, то всю сумму такой доначисленной индексации считайте выплатой мая 2019 года. Даже если речь идет об уволенных работниках.

Учитывая правило, приведенное выше (т. е. то, что доначисленные суммы индексации относятся к тому месяцу, в котором они начислены), «заморочек» со ставками НДФЛ по старым периодам до 2016 года не будет. Вы же помните, что до 01.01.2016 г. ставка НДФЛ составляла 15 (20) %? Поэтому если индексация начислена уволенному работнику за месяцы, например, 2015 года, к ним применяют ставку НДФЛ, действовавшую в месяце начисления выплат. Раз мы начисляем ее в мае 2019 года, то ставка — 18 %.

Форма № 1 ДФ. Если работнику, в том числе бывшему, начисляется (выплачивается) доход, то такая информация отражается в форме № 1ДФ. Сразу скажем, подавать уточняющую форму № 1ДФ за «старые периоды» в данном случае не нужно.

Начисленную/выплаченную сумму индексации заработной платы отражайте в форме № 1ДФ за тот квартал (кварталы), в котором была начислена/выплачена сумма индексации.

При этом в графе 5 раздела I формы № 1ДФ начисленную индексацию следует отразить как другие доходы с признаком дохода «127». Кроме того, ее сумма вместе с удержанным военсбором должна быть отражена в составе общих сумм раздела II формы № 1ДФ.

Обратите внимание! Если работник увольняется, то в форме № 1ДФ в графе 7 указывают дату увольнения. Такую дату показывают и в том случае, когда увольнение произошло до начала отчетного периода, но работник получал доходы в отчетном периоде (п. 3.7 Порядка № 4****). То есть если вы начисляете доход бывшему работнику, то в текущей форме № 1ДФ отражайте и фактическую дату его увольнения, даже если такое увольнение произошло в предыдущих отчетных кварталах.

**** Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.

ЕСВ. Суммы индексации, начисленные и выплаченные лицам после их увольнения, являются базой начисления ЕСВ. Подробнее см. статью «Отчет по ЕСВ: если доначислили выплаты» этого номера.

Как выплатить

Нам осталось разобраться с тем, как выплатить начисленную индексацию уволенному работнику.

Во-первых, советуем направить по адресу бывшего работника письмо с уведомлением о вручении с просьбой получить доначисленные суммы индексации. Таким образом, вы обзаведетесь письменным подтверждением того факта, что вы искали работника и приняли все необходимые меры, чтобы выплатить ему причитающиеся суммы.

Далее нужно обсудить с работником пути выплаты: перечисляем на его карту или он приходит получать их наличными. Помните, ст. 24 Закона об оплате труда предусматривает, что выплата заработной платы может осуществляться через учреждения банков, почтовыми переводами на указанный ими счет (адрес) только по личному письменному согласию работника с обязательной оплатой этих услуг за счет работодателя.

Если нет возможности выплатить работнику указанные суммы, единственный выход — их депонировать.

Обращаем внимание: вопреки распространенному мнению, если зарплата работника была депонирована, об истечении срока исковой давности не может быть и речи. То, что работник не получил зарплату в установленный срок, не лишает его права на получение причитающейся ему суммы в другое время. Поэтому такая задолженность должна учитываться предприятием до ее полного погашения. Суммы депонированной зарплаты, не выплаченные на начало года, переносят из реестров за предыдущий год в реестр депонированной заработной платы текущего года.

В заключение заметим: все, что мы сказали выше о начислении «забытой» индексации уволенным работникам, в полной мере можно распространить и, например, на «забытую» компенсацию за неиспользованный отпуск (но ЕСВ при ее начислении не будет). Угроза штрафов, механизм исправления и порядок выплаты — все то же самое.