Калькуляция: что за документ?

Как мы уже сказали, калькулирование себестоимости готовой продукции является одной из важнейших задач в сфере управленческого учета предприятия. Достоверная информация о фактической себестоимости выпуска, нормативных и фактических затратах товарно-материальных ресурсов дает возможность принимать адекватные решения в сфере ценообразования, тем самым обеспечивая прибыльную деятельность предприятия. Так что вопрос о необходимости составления калькуляций (а в общепите еще и технологических карт, на основании которых составляют калькуляции) в управленческих целях не стоит.

Себестоимость калькулируют и при планировании производства, и по факту — уже после того, как продукция произведена (работа выполнена/услуга предоставлена).

Кроме того, необходимость составления калькуляций может быть обоснована и другими причинами. Например, без калькуляции торгово-промышленная палата не выдаст сертификат об украинском происхождении товара.

Обязанность производителя предоставить калькуляцию может быть предусмотрена и договорными отношениями.

Но нужны ли все эти в разных целях составленные плановые/фактические калькуляции бухгалтеру (а бухгалтеру общепита еще и технологические карты)?

Калькуляция — первичный документ?

Не секрет, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете¹, п. 2.2 Положения № 88²).

¹ Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.

² Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Другими словами:

1) отражению в бухгалтерском учете предприятия подлежат хозяйственные операции;

2) фиксируют их на основании первичных документов.

Поэтому необходимость составления калькуляций для бухцелей зависит от того, происходит ли в процессе калькулирования хозоперация и соответствует ли калькуляция понятию «первичный документ».

Напомним, что хозяйственной операцией считают факт предпринимательской или другой деятельности, влияющий на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов. А первичным является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (п. 2.1 Положения № 88).Сам по себе процесс калькулирования себестоимости (как плановой, так и фактической) готовой продукции (работ, услуг) никоим образом не влияет ни на состояние имущества и капитала предприятия, ни на его обязательства и финансовые результаты деятельности. А калькуляция — просто документ, в котором определена сумма затрат (плановая или фактическая) на производство единицы (группы единиц) изделий.

³ Методические рекомендации по формированию себестоимости продукции (работ, услуг) в промышленности, утвержденные приказом Минпромполитики от 09.07.2007 г. № 373.

Выступая по своей сути расчетом, калькуляция служит основой для определения средних затрат производства и установления себестоимости продукции, но никакой хозяйственной операции (т. е. действия или события, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия) она не подтверждает.

Так что калькулирование себестоимости не является хозяйственной операцией, а содержащая сведения об этом процессе калькуляция — НЕ первичный документ.

Технологические карты аналогично — они первичным документом также не являются.

Хозяйственные операции предприятие осуществляет в процессе производства. Такие операции отражают в бухгалтерском учете на основании первичных документов, подтверждающих передачу материалов в производство, выпуск готовой продукции и пр.

О том, что калькуляция себестоимости продукции по своему назначению не соответствует признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируются какие-либо хозяйственные операции, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, в свое время говорил и Минфин (см. письмо от 15.02.2013 г. № 31-08410-07/23-357/246).

Да и суды подтверждают: калькуляции, лимитно-заборные карты, технологические карты, карты раскроя и т. п. не являются первичными документами в понимании Закона о бухучете (см., например, постановление ВС от 10.06.2019 г. по делу № 804/5840/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/82294731).

Правда, на наш взгляд, лимитно-заборные карты в этом перечне лишние. Они как раз являются первичным документом, который оформляют при отпуске ТМЦ в производство (п. 366 Методрекомендаций № 373).

Безусловно, информация о себестоимости — это важная бухгалтерская информация. В бухучете она формируется на основании первичных документов, подтверждающих списание материалов в производство, начисление заработной платы производственных работников, начисление амортизации производственного оборудования и пр.

Для того чтобы правильно классифицировать понесенные расходы, предприятие в учетной политике самостоятельно определяет перечень и состав статей калькулирования производственной себестоимости продукции (работ, услуг) (п. 11 П(С)БУ 16 «Расходы», п. 2.1 Методрекомендаций № 635⁴). Но калькуляция себестоимости — это уже вторичный сводный документ⁵.

⁴ Методические рекомендации по учетной политике предприятия, утвержденные приказом Минфина от 27.06.2013 г. № 635.

⁵ Речь идет о фактической калькуляции. Плановая калькуляция вообще никакого отношения к процессу производства не имеет.

Поэтому составлять ли отчетную калькуляцию, предприятие решает самостоятельно. Соответствующей обязанности у предприятия нет.

Предоставлять ли фискалам?

Для целей налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов/расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения/налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законом (п. 44.1 НКУ).

Как мы уже выяснили, к первичным документам калькуляции/технологические карты не относят. Другими документами, которые связаны с исчислением/уплатой налогов, они тоже явно не являются (даже для минбазы по НДС себестоимость уже давно не ориентир). Поэтому для целей налогообложения составлять калькуляции предприятие тоже не обязано.

Правда, фискалы традиционно считают иначе.

Они говорят: после начала проверки плательщик обязан предоставить документы, подтверждающие правильность декларирования показателей декларации и отчетов, в том числе калькуляцию себестоимости продукции, которая используется при ведении бухгалтерского и налогового учета и связана с начислением и уплатой налогов/сборов, исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы, и относится или связана с предметом проверки (см. письмо ГНСУ от 29.03.2013 г. № 1870/А/22-2314). Так что обосновывать отсутствие калькуляций (или отказ в их предоставлении контролерам), вполне возможно, придется в суде.

Но иногда, предоставление калькуляции фискалам поможет обосновать, в частности, в определенных случаях неначисление «компенсирующих» налоговых обязательств по НДС по п. 198.5 НКУ.

Например, чтобы не начислять налоговые обязательства по НДС при передаче образцов на проведение исследований (дегустации) или бесплатных передачах клиентам, вам следует запастись доказательством того, что стоимость ваших образцов товара/стоимость бесплатно передаваемых в рамках рекламных акций товаров/услуг заложена в продажную цену (стоимость) изготовляемой продукции. Для этого достаточно сделать калькуляцию (другой документ, определенный учетной политикой) цены товаров/услуг, в которой в качестве отдельной статьи будет выделено, что в нее (в продажную цену) включается стоимость образцов товаров/стоимость бесплатно передаваемых в рамках рекламных акций товаров/услуг (письмо ГФСУ от 23.05.2019 г. № 2343/6/99-99-15-03-02-15/ІПК)⁶.

⁶ Подробнее об этом моменте читайте в статье «Бесплатные раздачи товаров в рекламных целях: когда без НДС» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 28).