Электронная трудовая книжка: каков порядок предоставления скан-копий?
Боршовская Валентина, заместитель директора Департамента информационных систем и электронных реестров ПФУ
Сегодня все больше работодателей обращаются с вопросами об обязанности предоставления скан-копий трудовых книжек работников в Пенсионный фонд. Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье.
Во исполнение Указа Президента Украины от 08.11.2019 г. № 837 Пенсионным фондом в июне 2020 года начато внедрение новой системы «Автоматическое назначение пенсий», т. е. подать документы для назначения пенсии можно через личный кабинет на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи.
Особенностью новации является то, что пенсия будет назначена без личного обращения в территориальный орган ПФУ на основании поданных в обращении документов.
В личном кабинете застрахованное лицо заполняет и подает «Анкету-заявление на автоматическое назначение пенсии», которая работает сейчас в тестовом режиме. Некоторые поля заполняются автоматически по данным лица, имеющимся на портале, некоторую информацию необходимо добавить в ручном режиме.
Вместе с Анкетой прилагаются файлы сканируемых документов, которые подтверждают приобретенный трудовой стаж и идентифицируют лицо. Файлы документов необходимо прикрепить в соответствующем разделе, каждый раздел содержит перечень необходимых документов.
Заметим, что обязательным условием такого автоматического назначения пенсии является наличие на дату приобретения права на нее электронных сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в реестре застрахованных лиц.
Для более удобного восприятия информации мы подготовили специальную таблицу, в которой слева приведен вопрос, касающийся порядка предоставления скан-копий трудовых книжек, а справа — ответ на него.
|
№ п/п |
Вопрос |
Ответ |
|
1 |
Обязан ли работодатель предоставлять скан-копии трудовых книжек работников? |
Нет, сейчас такой обязанности для работодателей не установлено. Сведения о трудовой деятельности работников могут подаваться через веб-портал ПФУ страхователем-работодателем или же лично работником. Это прямо указано в п. 6 Порядка № 10841. Однако, принимая во внимание то, что в общем случае трудовые книжки работников находятся у работодателей, Пенсионный фонд обращается к учреждениям с просьбой организовать через веб-портал ПФУ предоставление сканируемых копий документов, подтверждающих трудовой стаж работников, которые приобретают право на назначение пенсии по возрасту |
|
2 |
Из чего состоят сведения о трудовой деятельности работника? |
Сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал ПФУ в виде скан-копий предусмотренных законодательством документов с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Для того, чтобы запустить учет трудовой деятельности работника, такой работник должен предоставить согласие на обработку данных, предусмотренных Порядком № 1084, в электронной форме. Если такие полномочия он делегирует работодателю (страхователю), то согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа. До утверждения формы такого согласия Пенсионным фондом ее заключают в произвольной форме. Сканируемая копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, поданных страхователем. Если сведения о трудовой деятельности работник предоставляет лично, то скан-копия согласия не нужна |
|
3 |
Есть ли требования, касающиеся скан-копий и формата их предоставления? |
Да, такие требования есть. Электронные копии страниц трудовой книжки и документов о стаже, определенных Порядком № 6372, а также согласие работника на предоставление разрешения на обработку его персональных данных создаются путем их сканирования в цветном формате. Сканируемые копии, которые изготовляются на основании оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодными для восприятия их содержания. Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб. Скан-копии должны быть четкими. То есть должно хорошо читаться название документа, его серийный номер (при наличии), дата выдачи, фамилия имя и отчество владельца, печати, подписи и т. п. Незаполненные страницы трудовой книжки (вкладыша) сканировать не нужно. Сканировать можно: — либо отдельно каждую страницу трудовой книжки и сохранить их в формате jpg; — либо сразу все страницы трудовой книжки и сформировать один файл в формате pdf. Учитывайте: сканирование осуществляется в цветном формате. Сканированию подлежат все заполненные страницы разделов «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и вкладыши оригинала трудовой книжки |
|
4 |
Каков порядок предоставления скан-копий работодателями? |
Всю процедуру можно разделить на 4 шага. Шаг 1. Войдите на веб-портал ПФУ и в правом верхнем углу нажмите поле «Вхід». Шаг 2. Выберите способ входа. Работодатели (как юридические лица, так и ФЛП) должны выбрать «Юридична особа». Из списка Аккредитованного центра сертификации ключей (АЦСК) выберите своего предоставителя услуг Электронной цифровой подписи (ЭЦП), в котором вы получили электронную подпись. Укажите путь к вашему ключу ЭЦП и введите свой пароль к нему. Для входа в свой личный кабинет останется нажать зеленую кнопку «Увійти з ЕЦП». Шаг 3. В разделе « Комунікації з ПФУ» найдите сервис «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесением скан-копий система выдает короткую инструкцию. Нажав на кнопку «Продовжити», вы перейдете непосредственно к разделу загрузки. Здесь работодатель может заполнить форму на своего работника. Шаг 4. Добавьте: 1) скан-копии трудовой книжки (требования см. выше). Нажмите кнопку «Додати файл» и выберите заранее подготовленные скан-копии трудовой книжки; 2) сканируемую копию согласия на обработку персональных данных работника. Готово? Нажимайте «Відправити до ПФУ» — и копия трудовой книжки будет передана Пенсионному фонду. Обращаем ваше внимание, что сейчас подан в Верховную Раду законопроект № 3623 — Проект Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» — о введении учета трудовой деятельности работника в электронной форме. В случае его принятия ст. 48 КЗоТ будет изложена в новой редакции. В этой статье будет установлено, что учет трудовой деятельности работника будет осуществляться в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. При этом работодатель по требованию работника обязан будет вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении |
Другие материалы из "Бюджетной бухгалтерии" ,2020, № 26:
Помощь от государства в случае потери работы
- О гарантиях для работников при направлении на курсы повышения квалификации
- Гарантии работникам, повышающим квалификацию дистанционно: позиция Минэкономики
- Продадим золото, серебро, платину: от оформления до использования средств
- Педагоги-пенсионеры: привет, срочный трудовой договор
- Перевод в другое учреждение: как быть с неиспользованным «детским» отпуском?
- Отпуск за «ненормированность»: как считать, если был простой?
- Госслужба и совместительство: что разрешено, а что — нет
- «Оздоровительные» в размере «средней»: как корректировать заработок?
Подписаться на "Бюджетную бухгалтерию"
- Гость
8. Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, ..., мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.
Где здесь написано, что только страницы, на которых есть записи?
Ответить
