Щодо зберігання електронних документів на електронних носіях

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, тобто не менше як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) відповідно до ст. 44 ПКУ. 

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

► інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

► має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

► у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім ЄСВ), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів на папері.