Перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат: консультирует ПФУ
1. Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
2. До какой даты нужно перевести в электронный формат бумажные трудовые книжки? Для чего это делают?
Перевести бумажные трудовые книжки в электронный формат нужно до 10 июня 2026 года. Этот пятилетний переходный период, установленный Законом Украины от 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», начался 10 июня 2021 года.
Перевод трудовых книжек в электронный формат имеет несколько ключевых целей:
• Защита данных. Оцифровка гарантирует сохранение информации о трудовом стаже, особенно той, что была внесена до 2004 года. Это исключает потерю или повреждение бумажного документа.
• Упрощение процедур. Переход к электронным книжкам позволит автоматически начислять пенсии без необходимости личного обращения в Пенсионный фонд Украины. Это значительно упрощает процесс для граждан и снижает бюрократическую нагрузку.
• Избежание потери стажа. Заблаговременный перевод данных в цифровой реестр помогает избежать возможных проблем с подтверждением стажа в будущем, что может повлиять на размер пенсионных выплат.
• Прозрачность и доступность. Работник может в любой момент проверить свои данные о страховом стаже в личном кабинете на вебпортале электронных услуг ПФУ. Это обеспечивает полный контроль над собственной трудовой историей.
• Оптимизация работы. После оцифровки бумажная книжка возвращается работнику. Это упрощает кадровый документооборот и отменяет необходимость её хранения на предприятии.
3. Что дальше делать с бумажной трудовой книжкой после этой даты?
После того, как Пенсионный фонд Украины оцифрует трудовую книжку, работодатель выдает работникам лично под подпись бумажную трудовую книжку.
Работник может сравнить данные в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины со своей бумажной книжкой, чтобы убедиться, что все записи верны, и обратиться в органы Фонда в случае неточностей или расхождений.
Также стоит отметить, что по требованию работника работодатель и в дальнейшем обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.
4. Если трудовую книжку не оцифруют до 10 июня 2026 года?
В пункте 6 Закона Украины от 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прописано, что страховой стаж исчисляется по данным, содержащимся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенным в соответствии с Законом Украины «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а за периоды, за которые не внесены данные в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, – в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее». То есть, после 10 июня 2026 года, при определении права на пенсионные выплаты будут учитываться записи из бумажной трудовой книжки, которую предоставит заявитель.
5. Какие данные можно вносить в электронную трудовую книжку?
В электронную трудовую книжку можно вносить данные, которые подтверждают страховой стаж. Этот процесс предусматривает оцифровку информации как из бумажной трудовой книжки, так и из других документов о стаже, которые определены Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 г. № 637 (ЗП Украины, 1993 г., № 12, ст. 273), (это трудовые договоры, военный билет, диплом об обучении, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), справки о подтверждении стажа и т.д.)
6. Кто и как должен вносить данные в электронную трудовую книжку?
Вносить данные в электронную трудовую книжку может как работник, так и работодатель.
Работник – средствами вебпортала электронных услуг ПФУ или обратившись в ближайший сервисный центр фонда лично.
Работодатель – путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя.
Эта информация подробно описана в «Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі», утвержденном постановлением правления ПФУ 12.03.2021 за №11-1 (с изменениями).
Согласно пункту 4 Порядка, сведения о трудовой деятельности работника подаются в территориальный орган Пенсионного фонда Украины работником лично или через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме с обязательным наложением электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.
7. Как проверить, оцифрована ли трудовая книжка?
На вебпортале электронных услуг ПФУ в разделе «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» личного кабинета застрахованного лица.
