Щодо питання настання прав знищення документів, строк зберігання яких сплинув за умови, що перевірка контролюючим органом за цей період не проводилась (лист ДПС від 31.12.2021 р. № 4890/ІПК/99-00-21-02-02-06)

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 31.12.2021 р. № 4890/ІПК/99-00-21-02-02-06

Державна податкова служба України розглянула лист з питання настання прав знищення документів, строк зберігання яких сплинув за умови, що перевірка контролюючим органом за цей період не проводилась та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

У зв'язку з тим, що остання планова перевірка Товариства охоплювала період з 2016-2019 роки, а попередня - з 2009-2010 роки, та передбачені п. 102.1 ст. 102 Кодексу строки давності проведення перевірок контролюючим органом за період 2010-2015 роки на сьогоднішній день сплинули, у Товариства виникло питання щодо можливості знищення первинних документів за період 2010-2015 роки.

Статтею 1 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996) визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Окрім цього, пп. 2.1 п. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 N 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за N 168/704 (далі - Положення N 88), встановлено, що первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно з п. 6.6, п. 6.7 ст. 6 Положення N 88, строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб'єктів господарювання, визначені наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 N 578 "Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів" (далі - Перелік N 578).

Цим Переліком встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Терміни зберігання типових документів, затверджених Переліком N 578, є мінімальними.

Разом з тим для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що передбачено п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, п. 44.4 ст. 44 Кодексу.

Так, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39² цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39² цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу.

Якщо документи, визначені у п. 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті.

Що стосується документів за межами 1095-денного терміну їх зберігання, то відповідно до п. 102.1 ст. 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня - у разі проведення перевірки операції відповідно до статей 39 і 39² Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної п. 133.4 ст. 133 Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня - у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39² Кодексу) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).

При цьому у випадках, визначених п. 102.2 ст. 102 Кодексу, грошове зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому п. 102.1 ст. 102 Кодексу.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Порядок, підстави та особливості проведення контролюючими органами перевірок платників податків встановлені главою 8 Кодексу.

Крім цього, згідно із ст. 336 пп. 4.2 п. 4 "Бухгалтерський облік та звітність" розділу I Наказу N 578: "Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)" зберігаються 3 роки з урахуванням примітки до ст. 186 цього Переліку, а саме: "за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення".

Отже, згідно із ст. 336 пп. 4.2 п. 4 "Бухгалтерський облік та звітність" розділу I Переліку N 578, строк зберігання первинних документів становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Аналогічну позицію висвітлено у листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 N 01.2/2629, яким наголошено на недопущенні знищення неревізованих (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів.

Таким чином, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Переліком N 578, але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачено ст. 44 Кодексу, тобто 1095 днів зазвичай та 2555 днів стосовно документів з питань трансфертного ціноутворення.

Водночас зазначаємо, що відповідно п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.