Який порядок підписання електронної податкової звітності у випадку тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) директора підприємства / головного бухгалтера у разі, якщо його обов'язки виконує заступник директора підприємства (лист ДПС від 17.11.2020 р. № 4706/ІПК/99-00-12-02-01-06)

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 17.11.2020 р. № 4706/ІПК/99-00-12-02-01-06

Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

У зверненні зазначені наступні питання:

1. Який порядок підписання електронної податкової звітності Товариства у випадку тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) директора підприємства у разі, якщо згідно посадової інструкції директора підприємства, його обов’язки виконує заступник директора підприємства?

2. Чи необхідно подавати заяву за формою N 1-ОПП у випадку тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) директора підприємства?

3. Який порядок підписання електронної податкової звітності Товариства у випадку тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера у разі, якщо згідно посадової інструкції головного бухгалтера та Положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку Товариства на 2013 - 2014 роки (дія якого продовжена відповідним наказом Товариства на 2020 рік), його обов’язки виконує заступник головного бухгалтера?

4. Чи необхідно подавати заяву за формою N 1-ОПП у випадку тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера?

Щодо питань N 1 та N 3. Відповідно до пункту 19.1 статті 19 Податкового кодексу України платник податків веде справи, пов’язані зі сплатою податків, особисто або через свого представника. Особиста участь платника податків в податкових відносинах не позбавляє його права мати свого представника, як і участь податкового представника не позбавляє платника податків права на особисту участь у таких відносинах.

Згідно з пунктом 19.2 статті 19 Кодексу представниками платника податків визнаються особи, які можуть здійснювати представництво його законних інтересів та ведення справ, пов’язаних із сплатою податків, на підставі закону або довіреності.

Пунктом 48.5 статті 48 Кодексу визначено, що податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.

Згідно з пунктом 3 розділу ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. N 557, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 р. за N 959/30827 (зі змінами) (далі - Порядок), для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі - Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку.

До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них - кваліфікований електронний підпис керівника і останньою - печатка (за наявності) (пункт 4 розділу ІІІ Порядку).

Щодо питання N 2. Як встановлено статтею 89 Цивільного кодексу України, юридична особа підлягає державній реєстрації у порядку, встановленому Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань" (далі - Закон). Дані державної реєстрації включаються до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр), відкритого для загального ознайомлення.

До Єдиного державного реєстру вносяться відомості, встановлені статтею 9 Закону, до переліку яких згідно з пунктом 13 цієї статті входять відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо.

Згідно із статтями 64, 66 Кодексу взяття на облік та внесення змін у дані про юридичних осіб як платників податків у контролюючих органах здійснюється на підставі відомостей з Єдиного державного реєстру, отриманих згідно із Законом у результаті інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром та інформаційними системами ДПС.

Враховуючи викладене, інформація щодо призначення або зміну керівника юридичної особи оновлюється в контролюючих органах в облікових даних платника податків на підставі відомостей, отриманих із Єдиного державного реєстру, без подання заяви платником податків.

Щодо питання N 4. Дані про головного бухгалтера не включаються до Єдиного державного реєстру. Тому пунктом 66.4 статті 66 Кодексу визначено, що платники податків - юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов'язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви.

У такому випадку, згідно з розділом ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 р. N 1588, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2011 р. за N 1562/20300, із змінами (далі - Порядок N 1588) подається заява для юридичних осіб та відокремлених підрозділів за формою N 1-ОПП (далі - заява ф. N 1-ОПП) з позначкою "Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку".

Отже, інформація про головного бухгалтера оновлюється на підставі заяви за ф. N 1-ОПП з позначкою "Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку".

Якщо на підприємстві посада головного бухгалтера є вакантною, то подання заяви за ф. N 1-ОПП з інформацією про особу, яка виконує обов’язки головного бухгалтера є обов’язковим. Після призначення головного бухгалтера слід подати заяву за ф. N 1-ОПП з новими даними.

Якщо на підприємстві тимчасово відсутній на роботі головний бухгалтер, то в залежності від умов трудового договору (контракту), а також посадових інструкцій та кадрової політики підприємства, строку відсутності на роботі головного бухгалтера, юридична особа може подати інформацію про особу яка виконує обов’язки головного бухгалтера на період тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо головного бухгалтера. Після виходу на роботу головного бухгалтера юридичній особі слід подати заяву за ф. N 1-ОПП з оновленою інформацією.

Відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.