Валютні моменти в закордонвідрядженнях: у пошуках істини

* Так, з вашого дозволу, далі називатимемо корпоративний електронний платіжний засіб.

Не наводитимемо повний текст запитання користувача порталу buhgalter911.com, яке стало приводом для написання цієї статті, зазначимо лише, що цікавило його ще й таке. Як розрахувати добові у валюті? Як надлишок коштів, знятих в одній валюті, назад покласти на картку в іншій валюті (у якій відкрита картка)? Думаємо, відповіді на них можуть стати цікавими і корисними для багатьох з вас.

Аванс на відрядження — шляхом вручення корпоративної картки

Спочатку нагадаємо, що аванс працівнику, якого відряджають, згідно з  п. 5 розд. І Інструкції № 59** можна видати готівкою або перерахувати в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням КПК.

** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59. На сьогодні вона є обов’язковою лише для «бюджетників». Але її часто використовують як орієнтир під час розробки власного внутрішнього Положення про службові відрядження.

Якщо підприємство відряджає працівника за кордон, то воно може забезпечити його грошовими коштами:

— у національній валюті держави, до якої відряджається працівник;

— у вільно конвертованій валюті.

Відповідно підійде в тому числі й гривнева КПК, якщо допускається можливість здійснення з гривневого картрахунка валютних розрахунків.

Узагалі, КПК — цінна знахідка. Нагадаємо: для її обслуговування банк відкриває окремий рахунок, до якого випускає пластикову картку. Власником коштів на рахунку є підприємство (поки гроші знаходяться на картковому рахунку підприємства, вони є власністю підприємства та не можуть вважатися виданими під звіт), тоді як утримувачем картки — окремий працівник (довірена особа).

Кошти на рахунку у випадку з валютною КПК обліковують на субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

Корпоративні картки можуть бути дебетовими і кредитовими. У першому випадку при поповненні залишку на картці з дебетом субрахунку 314 кореспондує кредит субрахунку 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті». Якщо ж картка кредитова — надання банком кредиту за нею відображають по кредиту субрахунку 602 «Короткострокові кредити банку в інвалюті».

Знімаємо гроші з картки: який курс є «головним»?

Що робити, якщо дата списання настає пізніше, ніж фактичне зняття грошей у банкоматі?

Операції користувачів згідно з  п. 3 розд. VII Положення № 705*** мають бути підтверджені квитанцією платіжного терміналу, чеком банкомату, сліпом та іншими документами за операціями з використанням електронних платіжних засобів у паперовій формі. Складаються та друкуються вони державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка необхідна для всіх учасників операції.

*** Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

Тут потрібно почати з того, що видача працівнику корпоративної картки ще не є тотожною видачі грошей під звіт. Зняття грошей з банкомату (у тому числі у валюті іншій, ніж та, в якій відкрито картку) — також. Значущим для цілей обліку є лише списання грошей з рахунка (згідно з випискою банку). Тому саме на дату списання коштів з карткового рахунка і слід застосовувати курс НБУ для перерахунку виданих під звіт коштів на відрядження у гривні.

Таким чином, витрати на відрядження визнаємо за курсом НБУ, що діє на дату списання коштів з карткового рахунка. Якщо ж повернення працівника з відрядження та затвердження авансового звіту настають раніше, ніж таке списання, тоді використовується курс, що діє на день затвердження звіту.

Пам’ятайте! З 31.03.2015 р. протягом усього дня діє один офіційний курс валют від НБУ — установлений наприкінці попереднього робочого дня (детальніше див. «Два курси НБУ за день, прощавайте! (Новий порядок установлення курсу валют)» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 14).

Добові в інвалюті: не нижче, однак і не вище

Як визначити розмір добових в інвалюті? Ще одне важливе запитання.

Почнемо з того, що для небюджетних підприємств на законодавчому рівні уніфіковані розміри не встановлено. Але! Є важливі моменти, яких рекомендуємо дотримуватися, затверджуючи відповідні розміри у внутрішньому розпорядчому документі по підприємству.

Добові за загальноприйнятною практикою відшкодовують:

— за час проїзду територією України — за нормами, затвердженими для відряджень по Україні;

— за час проїзду та перебування за кордоном — за нормами, установленими для закордонвідрядження.

Наприклад, для Чеської республіки сума добових витрат встановлена на рівні 34 доларів США. За офіційним курсом НБУ станом на 01.07.2015 р. це — 714,18 грн.

1. Норми для бюджетних підприємств (установ, організацій). Їх установлено постановою № 98****. Визначені постановою № 98 розміри добових у розрізі країн рекомендуємо застосовувати як мінімальну межу їх розміру і небюджетникам.

**** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.

2. Обмежувальні норми для обкладення ПДФО ( п. 170.9 ПКУ). Вони в незмінному вигляді «перекочували» з розд. ІІІ ПКУ, який раніше забороняв обліковувати у складі витрат суму, що перевищує такий розмір. Тепер для податковоприбуткових цілей ці обмеження вам ні до чого (правила бухобліку про них «ні сном, ні духом» не відають), а ось для ПДФОшних цілей їх потрібно врахувати.

Для закордонвідряджень сума добових, що не включається до оподатковуваного доходу, становить 0,75 МЗП (у 2015 році — 913,5 грн.) протягом усього року. Суму ж перевищення доведеться обкладати ПДФО та військовим збором (ЄСВ добові не обкладають незалежно від їх розміру).

Тому для відряджень до Чеської республіки рекомендуємо встановити у внутрішньому документі підприємства розмір добових у діапазоні від суми, еквівалентної $34, до 913,5 грн.

До речі, якщо сума добових встановлена у гривнях, то слід визначити офіційний курс гривні до валюти, в якій видаєте аванс, на дату його видачі. Норму добових (у гривнях) ділите на цей курс і множите на кількість днів перебування працівника в закордонвідрядженні. У випадку з корпоративною карткою таку суму слід перерахувати на картку. При цьому фактично видача коштів підзвітній особі, як ми вже з’ясували, відображатиметься на дату списання коштів банком з рахунка.

Повернення працівником невикористаних валютних коштів

І останнє, на що слід звернути увагу, — валютні нюанси при остаточному розрахунку з працівником за сумами, виданими на відрядження.

Якщо працівник витратив не всі валютні кошти, видані на відрядження, він зобов’язаний повернути невитрачену частину в тій валюті, в якій був виданий аванс.

Повернення гривневого еквівалента цих сум слід уникати, адже в такому разі є висока імовірність того, що ця операція може потрапити під нецільове використання валюти.

У цьому ж випадку ситуація така, що картка відкрита в доларах США, а знімав з неї працівник чеські крони (і саме в цій валюті він планує повернути невитрачені суми). Вважаємо, нічого гріховного в такому поверненні немає, тим більше що є всі підстави говорити про те, що видача авансу працівнику відбулася саме у кронах.

Інша річ, що якщо корпоративна картка — кредитова, то й зняті з неї кошти необхідно повернути в тій валюті, в якій вона відкрита (доларах). У такому разі найбільш доцільним виглядає такий порядок: працівник повертає недовикористані кошти у кронах → підприємство (причому в обов’язковому порядку) цю валюту продає → купує долари → погашає заборгованість за кредитовою корпоративною карткою в доларах.

Бажаємо приємних відряджень вам і вашим співробітникам і сподіваємося, що облікових запитань після прочитання цієї статті у вас поменшає.

у.tovstopyat@buhgalter911.com