Звіт за формою № Д4: виправляємо помилки в персональних даних

* Тут і далі — звітність з пенсійних внесків та ЄСВ.

Порядок виправлення помилок у персональних даних застрахованих осіб залежить від того, в якому періоді вони були допущені. Якщо помилка закралася у Звіт…

…у звітних періодах до 2010 року

У цьому випадку керуємося Порядком № 7-6**. Незважаючи на те що цей документ скасований, саме його норми слід використовувати при виправленні помилок, допущених за періоди до 2010 року (див. абз. 2 п. 2 постанови № 25-2***).

** Порядок формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, які використовуються у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.2004 р. № 7-6 (втратив чинність з 01.01.2010 р.).

*** Постанова правління ПФУ «Про визнання такою, що втратила чинність, постанови правління Пенсійного фонду України від 08 жовтня 2010 року № 22-2» від 03.12.2013 р. № 25-2.

З чого розпочати? Щоб виправити «несумову» помилку, необхідно:

1) подати заяву до ПФУ у довільній формі з проханням провести перевірку у зв’язку з виявленою помилкою в персональних даних працівника за періоди до 2010 року (абз. 3 п. 2 постанови № 25-2);

2) за результатами перевірки заповнити форми ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» типу «скасовуюча» (повторюємо неправильно заповнену форму) і типу «початкова» (заповнюємо форму правильно) і, додавши до них ярлик-розписку, подати до управління Пенсійного фонду. До ДПІ нести такий Звіт не потрібно!

Помилку в персональних даних, допущену у звітних періодах до 2010 року, виправляємо згідно з Порядком № 7-6. «Виправний» Звіт подаємо до Пенсійного фонду.

…у звітних місяцях 2010 року

Помилку, допущену в персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1****, заповнюючи форму Звіту, що діяла у 2010 році.

**** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України, затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.2009 р. № 26-1 (втратив чинність з 01.01.2011 р.).

Причому, якщо помилка допущена у П. І. Б. працівника, даних про початок або припинення трудових відносин, діємо так:

1) повідомляємо орган Пенсійного фонду про помилку, подавши заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка (абз. 3 п. 2 постанови № 25-2);

2) формуємо таблицю 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 з позначкою «Коригуюча» за той місяць 2010 року, в якому допущена помилка, з правильними даними про застраховану особу і до неї Перелік таблиць Звіту.

Важливо! Навіть якщо помилка у П. І. Б. працівника продубльована в інших таблицях (6, 7 або 8) Звіту, формувати їх не потрібно.

Завдяки коригуванню через таблицю 5 у базі П. І. Б. автоматично будуть замінені на правильні в усіх таблицях.

Помилку, допущену в персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1. «Виправний» Звіт подаємо до Пенсійного фонду.

Приклад 1. У таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 за липень 2010 року помилка в даті прийняття на роботу працівника Ковальчука Антона Олеговича (податковий номер — 2828282828): замість «13.07.2010» вказано «31.07.2010».

Помилка виправляється в жовтні 2015 року.

Наведемо коригуючу таблицю 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 за липень 2010 року з Переліком таблиць Звіту (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагменти Звіту до прикладу 1

Помилка допущена в ідентифікаційному номері фізособи (графа 6 таблиць 5, 6, 7 і 8) або коді підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (для таблиці 8)? Тоді діємо так:

1) інформуємо орган Пенсійного фонду про виявлену помилку та подаємо заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка (абз. 3 п. 2 постанови № 25-2);

2) формуємо необхідну таблицю додатка 4 зі статусом «Скасовуюча» за той звітний період 2010 року, в якому допущена помилка, повторюючи неправильні реквізити;

3) формуємо відповідну таблицю зі статусом «Початкова» з правильними реквізитами за ті звітні періоди, в даних яких допущена помилка;

4) складаємо супроводжуючий Перелік таблиць Звіту, вказавши в реквізиті «Звіт за місяць» той місяць, у Звіті за який допущена помилка;

5) подаємо Звіт до управління Пенсійного фонду.

Приклад 2. Працівника Гончаренка Сергія Павловича було прийнято на роботу 1-го, а звільнено 26 лютого 2010 року. При формуванні на нього рядків у таблицях 5 і 6 Звіту за лютий 2010 року був неправильно вказаний його ідентифікаційний номер (замість 2458585858 вказали 2458885858).

Помилка виправляється в жовтні 2015 року (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагменти Звіту до прикладу 2

…у звітних місяцях починаючи з січня 2011 року

Такі помилки виправляємо згідно з Порядком № 435*****. Виправлення відображаємо у формі № Д4 (додаток 4 до Порядку № 435), що є чинною сьогодні. Однак при оцінці правильності заповнення звітів з ЄСВ, поданих у період:

***** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

— з 01.01.2011 р. по 30.09.2013 р., використовуємо Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2;

— з 01.10.2014 р. по 30.04.2015 р., — Порядок, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454.

І правки, відповідно, вносити потрібно з урахуванням норм цих документів, хоча і до іншої форми, затвердженої Мінфіном (додаток 4 до Порядку № 435).

У загальному випадку помилки в персональних даних працівника виправляємо, керуючись пп. 2 і 6 розд. V Порядку № 435, через «скасовуючу» і «початкову» таблиці. Тобто формуємо та подаємо «виправний» Звіт за той попередній період, в якому допущена помилка. Цей Звіт має містити Перелік таблиць, відповідну таблицю зі статусом «скасовуюча» з помилковими відомостями на одну або декількох застрахованих осіб і відповідну таблицю зі статусом «початкова» з правильними відомостями на одну або декількох застрахованих осіб.

Готовий Звіт подаємо до своєї ДПІ!

При виправленні помилки, допущеної у звітних місяцях, починаючи із січня 2011 року керуємося Порядком № 435. Звіт несемо до своєї ДПІ.

Виняток із цього правила — виправлення помилки у П. І. Б. застрахованої особи. У цьому випадку слід врахувати, що Пенсійний фонд бере дані про фізособу з останнього поданого Звіту. Що з цього випливає?

Якщо працівник, у П. І. Б. якого допущена помилка:

— продовжує працювати на вашому підприємстві. У цьому випадку ви просто в таблиці 6 форми № Д4 за місяць, в якому виявили помилку, показуєте працівника з правильними (новими) П. І. Б. (прізвищем);

— звільнився у зв’язку з виходом на пенсію (у тому числі по інвалідності). У такій ситуації вам необхідно виправити помилку у П. І. Б., сформувавши на цього працівника таблиці 5, 6 і 7 (якщо заповнювали) зі статусами «скасовуюча» і «початкова» за останній звітний місяць, в якому були нарахування колишньому працівнику, і Переліки таблиць до них. Інакше у працівника можуть виникнути проблеми з оформленням і розрахунком пенсії. Звіти несете до ДПІ;

— звільнився з інших причин, наприклад, вирішив змінити місце роботи. Тоді нічого робити не потрібно. У місяці прийняття на іншу роботу його новий роботодавець заповнить на цього працівника рядки у формі № Д4 з правильними П. І. Б., але все з тим самим податковим номером. І далі він значитиметься у базі під правильними П. І. Б.

Приклад 3. Працівниця Борщ Ольга Петрівна (податковий номер — 2845654565) була прийнята на роботу за сумісництвом за трудовим договором з 3 серпня 2015 року. При формуванні рядка в таблиці 6 Звіту за серпень з даними щодо цієї працівниці була неправильно вказана у графі 24 ознака неповного робочого часу (замість «1 — так» було вказано «0 — ні»).

Помилку виправляємо в жовтні 2015 року (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагменти Звіту до прикладу 3

buhgalter911@mail.ua