Якщо первинні документи затрималися в дорозі: що з витратами

Висловилося Міністерство в листі від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705. Суть висловлювань зводиться до такого: якщо підтвердні документи своєчасно не надійшли, витрати все одно потрібно відобразити, при цьому на допомогу може прийти первинний документ, самостійно складений на підприємстві.

До речі, для тих же комунальних витрат, витрат на зв’язок (які прямо згадує Мінфін у цьому листі), рахунки за якими надходять у наступному місяці, така практика є звичайною.

Так-от, як приклад самостійно складеного документа Мінфін наводить бухгалтерську довідку*. Увага: самостійно складений документ повинен відповідати критеріям первинного документа, тобто містити всі необхідні реквізити, наведені у  ст. 9 Закону про бухоблік. При дотриманні цих умов бухдовідка (інший самостійно складений документ) буде достатньою підставою для відображення витрат у бухобліку до отримання первинних документів від контрагентів.

* Про найпоширеніші випадки, коли складають бухгалтерську довідку, ви могли прочитати у статті «Бухгалтерська довідка: коли та як складаємо?» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 36).

Знову ж таки складання handmade-документа є вимушеним кроком і пояснюється тим, що за бухгалтерськими канонами витрати слід відображати одночасно з визнанням доходу або в момент їх виникнення (якщо їх неможливо прямо прив’язати до певного виду доходів). Виходячи з цього Мінфін і робить справедливий висновок, що визнання витрат не має залежати від періоду отримання первинних документів від контрагентів.

А ось не визнавати витрати у зв’язку з тим, що на них ще не були отримані підтвердні документи від постачальників, з точки зору бухобліку є неправильним. Дотримуючись порад профільного Міністерства, потрібно на такі витрати скласти свій документ. Важливо: слід чітко відмежовувати описану ситуацію від випадку, коли первинні документи не будуть отримані зовсім. У такому разі намагатися «узаконити» їх самостійно може бути собі дорожче. Навряд чи перевіряючі сприйматимуть такі документи серйозно**.

** Вам буде цікавою стаття «Податок на прибуток: під прицілом податківців первинні документи» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 6).

У бухдовідці (чи іншому первинному документі) необхідно вказувати розрахункову суму витрат. Мінфін звертає увагу на необхідність достовірної оцінки такої суми. Для цього розрахункова сума витрат повинна ґрунтуватися на актуальній, доступній і надійній інформації.

Джерелами такої інформації можуть бути умови договорів; статистична інформація щодо витрат підприємства за попередні періоди; інформація про зміни тарифних ставок та інші джерела, визначені підприємством.

Підходи щодо визначення розрахункової суми витрат, за якими на момент складання фінзвітності не були отримані первинні документи від контрагентів, не врегульовані нормативно-правовими актами з бухобліку. Тому підприємства самі мають право визначати методику такої оцінки. Мінфін вважає, що її доцільно включати до наказу (іншого розпорядчого документа) про облікову політику разом з переліком відповідальних осіб і строків надання ними відповідної інформації.

Правду кажучи, більш логічним відображення такої інформації виглядатиме в наказі про організацію бухгалтерського обліку, адже саме в ньому закріплюють і перелік відповідальних осіб, і строки надання ними потрібних даних.

Важливо: якщо суми, відображені у бухгалтерських довідках (і встигли потрапити до показників фінзвітності), у результаті не збігаються з тими, що фігурують у первинних документах, отриманих від контрагента, то це ще не привід для виправлення перших — вважає Мінфін. Ані в первинних документах, ані у фінзвітності такі дані виправляти не потрібно. Виняток — якщо в них спочатку були допущені помилки, що істотно впливають на фінзвітність, до складу показників якої вони закралися***.

*** Темі виправлення помилок у фінзвітності присвячено статтю «Виправлення у фінзвітності та «прибутковій» декларації» поточного номера журналу.

Якщо помилок не було, то різниці в сумах, відображених в отриманій первинці та складеній самостійно, мають бути визнані в тому періоді, коли виникли підстави для уточнення суми. Тобто у нашому випадку — при фактичному отриманні первинних документів від контрагента.

Такі висновки Мінфіну хоч і є вигідними для нас з вами, все ж не позбавлені деяких вад. Можна говорити, що у такому разі знову ж таки порушується принцип обачності, та й нарахування та відповідності доходів і витрат, на якому ми вже акцентували вашу увагу.

Принцип обачності передбачає застосування у бухобліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов’язань і витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства.

Таким чином, деякі можуть визнати для себе доцільним усе ж таки піти по аналогії з виправленням помилок. Якщо первинка прийшла, скажімо, після подання річної звітності — уточнення витрат провести як виправлення помилки за минулий рік.

Увага: наостанок у листі Мінфін говорить про можливість введення нових субрахунків плану рахунків підприємства для обліку витрат, стосовно яких на момент складання фінзвітності не були отримані первинні документи від контрагентів.

Пояснює це Міністерство тим, що згідно з Планом рахунків**** субрахунки до синтетичних рахунків вводяться підприємствами самостійно, виходячи з потреб управління, контролю, аналізу та звітності.

**** План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств та організацій, затверджений наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.

Якою мірою є доцільним такий крок, вирішувати, звичайно ж, вам самим. Однак, на нашу думку, використання додаткових субрахунків могло б стати підмогою для доведення нефіктивності витрат, відображених на них.

Підбиваючи загальний підсумок листа, що коментується, наголошуємо на його важливості для багатьох суб’єктів (адже із затримкою первинних документів стикаються усі без винятку) і ліберальності. Залишається сподіватися, що податківці не візьмуть його «в багнети», адже саме вони й не зацікавлені в можливості платників податків відображати свої витрати, не підтверджені документально зі сторони.