Відпустка без збереження зарплати: з усіх боків

Підстави для надання відпустки

Статтею 84 КЗпП і ст. 25 та 26 Закону про відпустки передбачено можливість надання двох видів відпусток без збереження заробітної плати: 1) відпусток, що надаються обов’язково певним категоріям працівників або при настанні певних обставин; 2) відпусток, що надаються за згодою сторін.

Випадки, коли надання відпустки без збереження заробітної плати є обов’язком роботодавця, перелічені у ст. 25 Закону про відпустки. Тривалість таких відпусток розрізняється залежно від підстави для їх надання. А головна особливість: якщо працівник бажає оформити відпустку «за свій рахунок» за однією з підстав, зазначених у ст. 25 Закону про відпустки, роботодавець повинен задовольнити його вимогу.

Відмовити не може, навіть якщо це позначиться на робочому процесі підприємства.

А що з другою категорією? Відпустка без збереження зарплати тривалістю до 15 календарних днів на рік може надаватися працівнику за наявності у нього сімейних обставин або інших причин для її надання на підставі ст. 26 Закону про відпустки. Роботодавець у цьому випадку сам оцінює, наскільки сімейні обставини чи інші причини є поважними. Враховує інтереси робочого процесу і виносить вердикт. Це виключно його компетенція (лист Мінпраці від 18.03.2009 р. № 2961/0/14-09/06) .

Ну й, нарешті, найголовніша теза. Ініціювати оформлення відпустки без збереження зарплати має право виключно працівник. Відповідно роботодавець не може примусово відправити працівника в неоплачувану відпустку на зазначених підставах.

Див., зокрема, лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13.

Додатково зауважимо, що в окремих нормативно-правових актах обумовлено право окремих категорій працівників скористатися відпусткою без збереження зарплати (наприклад, для ветеранів військової служби — тривалістю до 14 календарних днів на рік, для осіб, які мають статус дітей війни, — тривалістю до двох тижнів на рік). Але в цій статті на них увагу не акцентуємо.

Оформляємо відпустку

Щоб запустити процедуру оформлення відпустки без збереження зарплати, працівник подає заяву, в якій зазначає:

— підставу для надання неоплачуваної відпустки (якщо вона надається відповідно до ст. 25 Закону про відпустки) або причину, з якої працівник просить надати таку відпустку (актуально для оформлення необов’язкової відпустки);

— документи, що підтверджують категорію осіб (якщо таких документів ще немає у роботодавця) або обставини для надання обов’язкової неоплачуваної відпустки. Для оформлення відпустки на підставі ст. 26 Закону про відпустки роботодавець не повинен вимагати додаткових підтверджень від працівника, оскільки керівник самостійно оцінює поважність причин для надання працівнику відпустки «за свій рахунок»;

— дату початку неоплачуваної відпустки;

— тривалість неоплачуваної відпустки.

Важливо! Якщо йдеться про надання відпустки за однією з підстав ст. 25 Закону про відпустки (роботодавець не може відмовити в наданні цієї відпустки), то після розгляду заяви одразу видають наказ про надання відпустки без збереження зарплати. Якщо йдеться про неоплачувану відпустку відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, то такий наказ видають тільки після згоди керівника на її надання працівнику.

Для видання наказу про надання відпустки без збереження зарплати можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом № 489*.

* Наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

У табелі обліку використання робочого часу (за типовою формою № П-5, затвердженою наказом № 489) неоплачувану відпустку зазначають так:

— відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням ( пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «НБ» (цифровий код «13»);

— додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» (цифровий код «14»);

— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку ( п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «ДД» (цифровий код «17»);

— відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін ( ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» (цифровий код «18»).

Також інформацію про надання працівнику відпустки без збереження зарплати відображають в його особовій картці у розділі «Відпустки».

Правила надання

У цьому розділі поговоримо про правила та нюанси надання відпустки без збереження зарплати. Почнемо з простих правил. Так, відпустки «за свій рахунок» із зазначених підстав можуть надаватися:

— основним працівникам та сумісникам;

— у перший рік роботи працівника на підприємстві незалежно від тривалості відпрацьованого часу. При цьому новому працівнику відпустку може бути надано в повному обсязі;

— працівникам, які працюють за безстроковими, строковими трудовими договорами, контрактом.

Неоплачувана відпустка не продовжується, якщо на її період припали святкові та неробочі дні. Нагадаємо: святкові та неробочі дні встановлено ст. 73 КЗпП.

Також пам’ятайте про інші особливості того, що відпустка «за свій рахунок» не належить до виду щорічних відпусток. Так, відпустка «за свій рахунок» (1) у разі тимчасової непрацездатності працівника не продовжується на кількість днів хвороби та не переноситься на інший період, (2) не враховується при визначенні максимальної тривалості щорічної відпустки в 59 (69) календарних днів, (3) працівники не можуть бути відкликані з такої відпустки.

На збільшення законодавчо встановленої тривалості неоплачуваної відпустки — табу. Неприпустимо збільшувати законодавчо визначену тривалість цієї відпустки навіть у разі, коли на цьому наполягає сам працівник.

Тривалість неоплачуваної відпустки, що надається щорічно або на рік, прив’язана до календарного року. У ст. 25 Закону про відпустки передбачено підстави для надання відпустки без збереження зарплати, певна частина яких надається щорічно. Тоді як у ст. 26 Закону про відпустки гранична тривалість відпустки «за свій рахунок» визначена як «не більше 15 календарних днів на рік».

У таких випадках на законодавчому рівні не конкретизовано вид року (робочий/календарний). Відомо, що до робочого року прив’язане надання тільки щорічних відпусток. Таким чином, календарні дні відпустки без збереження зарплати, що надаються працівнику щорічно або на рік, виділяються саме на календарний рік.

Що стосується підстав для надання неоплачуваної відпустки відповідно до ст. 25 Закону про відпустки, оформлення якої залежить від наявності конкретних обставин, то вона має надаватися у прив’язці до цих обставин.

Якщо працівник протягом поточного календарного року не скористався правом на відпустку без збереження заробітної плати, то він не може скористатися нею в наступному році.

Так, у наступному календарному році працівник матиме право на таку відпустку тривалістю не більше, ніж це визначено ст. 25 або 26 Закону про відпустки, залежно від обставин для її надання.

Період неоплачуваної відпустки, прив’язаної до події, має збігатися з цією подією. У ст. 25 Закону про відпустки наведено підстави для надання відпустки без збереження зарплати, яка прив’язана до конкретної події. Так от, період відпусток за такими підставами повинен збігатися з подією, до якої, власне, і прив’язано надання відпустки «за свій рахунок».

Наприклад, працівниця оформляє неоплачувану відпустку тривалістю 10 календарних днів у зв’язку з одруженням. Дата реєстрації шлюбу — 03.09.2016 р. У такому разі період відпустки «за свій рахунок» повинен припадати на 03.09.2016 р.

Причому це не обов’язково має бути перший день неоплачуваної відпустки.

Неоплачувані відпустки, на наш погляд, ділити можна, проте є й «але». На думку Мінсоцполітики, викладену в листі від 03.02.2012 р. № 31/13/133-12, чинне законодавство не передбачає можливість поділу таких відпусток на частини.

У той же час, на нашу думку, ст. 12 Закону про відпустки, якою, судячи з усього, керувалися автори листа, може бути витлумачена інакше. Як така, що встановлює певні обмеження у разі поділу щорічної відпустки — у вигляді вимоги про те, що одна з частин цієї відпустки має бути безперервною і становити не менше 14 календарних днів. Відповідно на інші види відпустки обмеження щодо поділу не поширюється, тож вони можуть бути поділені на частини будь-якої тривалості.

При цьому має виконуватися умова: у результаті за календарний рік загальна кількість наданих днів такої відпустки не повинна перевищувати максимальну тривалість, установлену ст. 25 або 26 Закону про відпустки.

Підкреслимо такий момент. На наш погляд, відпустку без збереження зарплати, що надається на підставі ст. 25 Закону про відпустки, може бути поділено, якщо її оформлення не прив’язане до конкретної події.

Наприклад, не підлягає поділу на частини відпустка без збереження зарплати, зокрема, працівнику, який одружується ( п. 8 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки).

Кілька підстав для оформлення неоплачуваної відпустки — працівник може скористатися кожною з них. Так, якщо працівник має право на використання відпустки «за свій рахунок» за двома або більше підставами ст. 25 Закону про відпустки, то він може реалізувати це право за кожною підставою. Більш того, в цьому ж календарному році він за узгодженням із роботодавцем може скористатися ще й неоплачуваною відпусткою, визначеною ст. 26 Закону про відпустки. Або скомбінувати одну підставу за ст. 25 Закону про відпустки + підставу за ст. 26 Закону про відпустки (якщо є згода роботодавця на використання неоплачуваної необов’язкової відпустки).

Варіантів безліч, а головне — наявність підстав для оформлення відпустки без збереження зарплати та виконання всіх умов для її надання .

Запровадження роботодавцем додаткових підстав для неоплачуваної відпустки — під забороною. Саме такий висновок наведено у листі Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16 (ср. ). І з ним не посперечаєшся. Колективним або трудовим договором можуть бути передбачені інші види відпусток, не визначені у ст. 4 Закону про відпустки, але вони обов’язково мають бути оплачуваними.

Неоплачувана відпустка не позначиться на тривалості щорічної основної відпустки, але вплине на тривалість щорічної додаткової відпустки. Період перебування у відпустці без збереження заробітної плати:

— включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку ( п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки). Виходить, що в загальному випадку відпустка «за свій рахунок» не вплине на тривалість щорічної основної відпустки. Виняток: не включають до стажу роботи для надання щорічної основної відпустки період відпустки без збереження зарплати до досягнення дитиною 6 років, інсулінозалежною дитиною — 16 років, дитиною-інвалідом підгрупи А — 18 років. Тобто за зазначені періоди працівник «не заробляє» собі стаж для щорічної основної відпустки;

— не включають до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці та за особливий характер праці (у тому числі за ненормований робочий день). Тому відпустка «за свій рахунок» надалі зменшить кількість календарних днів щорічної додаткової відпустки за робочий рік, на який припала «безоплатна» відпустка.