Щорічна основна відпустка: надаємо й оформляємо

Відпускна теорія

Право на щорічну основну відпустку мають усі працівники, які працюють у вас на підставі укладеного трудового договору, у тому числі сумісники (як зовнішні, так і внутрішні), тимчасові та сезонні працівники.

Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік:

— для будь-якого працівника — 24 календарні дні;

— для працівника — інваліда III групи — 26 календарних днів;

— для працівника — інваліда I або II групи — 30 календарних днів;

— для працівника молодше 18 років — 31 календарний день.

Тривалість відпрацьованого робочого року обчислюють з дня укладення трудового договору.

У стаж роботи, що надає право на щорічну основну відпустку, включають:

1) час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) впродовж робочого року, за який надається відпустка;

2) час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) і зарплата повністю або частково (у тому числі час сплаченого вимушеного прогулу у зв’язку з незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);

3) час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога з державного соціального страхування;

На цій підставі у «відпускний» стаж включають періоди відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і тимчасової непрацездатності.

4) час відпусток без збереження зарплати, наданих згідно зі ст. 25 і 26 Закону про відпустки. Виняток — період відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною від 3 до 6 (16, 18) років;

5) час, за який працівники, прийняті за переведенням з іншого підприємства, не використали щорічні відпустки на попередньому місці роботи і не отримали за них грошову компенсацію;

6) час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів, а також час навчання нових професій (спеціальностей) осіб, звільнених на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП;

7) інші періоди роботи, передбачені законодавством.

Зверніть увагу: відпустка для догляду за дитиною до 3 років у «відпускний» стаж не враховується.

Важливо! На прохання працівника роботодавець може (але не зобов’язаний) розділити щорічну відпустку на частини. При цьому основна безперервна частина такої відпустки повинна складати не менше 14 календарних днів.

Невикористана частина (чи декілька частин, якщо, наприклад, працівник розділив відпустку на три частини: 14, 5 і 5 к. дн.) має бути надана працівникові:

— до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка;

— з будь-якого дня тижня, незалежно від того, у який з днів тижня закінчилася попередня невикористана його частина.

Черговість надання відпусток установлюється графіком надання відпусток.

Про дату початку відпустки роботодавець зобов’язаний письмово попередити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну виходу у відпустку.

Важливо! Відсутність графіка відпусток і повідомлень про дату початку відпустки загрожує роботодавцеві штрафом у розмірі 3200 грн. на підставі абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП*.

* У розвиток теми прочитайте статтю «Відсутність графіка відпусток і повідомлень про початок відпустки: ходіння по лезу бритви» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 15).

Так що вся увага на документальне оформлення відпусток!

Документальне оформлення

Процедура оформлення відпусток розпочинається зі складання графіка надання відпусток. Форма — довільна.

В ідеалі при складанні графіка мають бути враховані як інтереси роботодавця, так і особисті інтереси працівників і можливості їх відпочинку. Складаючи графік відпусток, пам’ятаєте про працівників, яким ви зобов’язані надати відпустку в будь-який слушний для них час (див. ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, інші закони, колективний або трудовий договір).

У графік включіть не лише щорічні основні відпустки поточного року, але і:

— щорічні додаткові відпустки і додаткові відпустки працівникам, що мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи ( ст. 19 Закону про відпустки);

— щорічні відпустки і відпустки на дітей, не використані минулого року.

Зазвичай, у графіку не вказують конкретної дати виходу працівника у відпустку, а встановлюють місяці початку і закінчення відпустки.

Хоча за бажанням у графіку цілком можуть бути проставлені точні «відпускні» дати.

Важливо! Якщо відпустка ділиться на частини, це також указують у графіку.

Складений графік узгоджують з профкомом, що діє на підприємстві, або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після цього його затверджує керівник підприємства.

Затверджений графік доводять до відома всіх працівників, краще під підпис (для цього в ньому, наприклад, можна передбачити окрему графу «Підпис працівника»).

Наведемо фрагмент такого графіка. Адже краще один раз побачити !

Про конкретну дату початку щорічної відпустки (в межах місяців, указаних у графіку) роботодавець зобов’язаний попередити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку. Зробити це можна двома способами: 1) склавши і вручивши працівникові повідомлення про дату початку відпустки; 2) ознайомивши працівника з наказом про надання йому відпустки.

Повідомлення про початок відпустки складають у довільній формі. Наприклад, воно може виглядати ось так:

Наступний етап документального оформлення відпусток — складання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Його типова форма № П-3 затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (ср. ). Підставою для складання такого наказу (розпорядження) є затверджений графік відпусток на відповідний рік. Вимагати від працівників заяви про надання відпустки не потрібно.

І не забудьте інформацію про надання відпустки відобразити в розділі IV «Відпустки» особистої картки працівника.

Майте на увазі! Затверджений графік відпусток обов’язковий як для працівників, так і для їх роботодавця. Внесення змін до графіка можливе виключно після узгодження таких змін з усіма зацікавленими сторонами. Тобто, наприклад, якщо працівник бажає з якихось причин змінити період відходу у відпустку, затверджену в графіку відпусток, то він повинен у заяві на ім’я керівника підприємства вказати такі причини і бажаний період виходу у відпустку.

Після узгодження бажаного періоду відпустки видається наказ про внесення змін до графіка відпусток. Далі все залежить від форми графіка надання відпусток, який використовується на підприємстві. Якщо вона схожа на наведену вище, то інформацію про перенесення відпустки (дату і номер наказу) можна вказати в графі «Примітка».

Також первісно при складанні графіка відпусток можна передбачити в ньому графу «Перенесення відпустки».

І на закінчення ще один важливий момент. Щорічна відпустка за ініціативою роботодавця може бути перенесена на інший період тільки в разі, коли її надання в раніше обумовлений строк може несприятливо позначитися на нормальній роботі підприємства. При цьому обов’язково мають бути дотримані такі умови: 1) працівник повинен надати письмову згоду на перенесення відпустки; 2) перенесення має бути узгоджене з профкомом, що діє на підприємстві, або іншим уповноваженим представником трудового колективу; 3) частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів має бути надана в поточному робочому році.