Списання ПММ: гарячий дайджест

Норми витрати палива

Розпочнемо із запитання: навіщо вони взагалі потрібні? У бухобліку, відповідно і в обліку з податку на прибуток (з 01.01.2015 р.), до складу витрат потрапляють як нормативні, так і наднормативні витрати пального.

І високо-, і малодохідні платники в частині списання палива почувають себе на рівних . Жодних різниць для перших нормами ПКУ в цій частині не передбачено. Останні зміни за частиною різниць, що «побігли» з 2017 року, у цьому плані нічого не поміняли.

Відрадно, що не «перегинають палицю» і податківці. «Благословення» можна знайти, зокрема, в листах від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 (друге запитання) і від 20.01.2017 р. № 1186/6/99-99-15-02-02-15.

Від «самокатування» на зразок списання наднормативних паливних витрат прямо в Дт рахунка 44 ми вас застерігали ще в далекому 2015 році¹ .

¹ Дивіться статтю «Негоспвидатки: чи доречна зайва скромність»? (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 47).

Зазначимо, що у фізосіб-підприємців такої «свободи» немає . Відповідно для них буде актуальним усе, що сказано нижче².

² Обов’язково прочитайте статтю «Підприємець і автомобіль: витрати і ПДВ» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 11).

Для ПДВ-обліку господарність витрат, як і раніше, має важливе значення. Тут, власне, і стає суперпринциповим питання застосування Норм № 43³. Адже податківці вважають, що при списанні палива обов’язково потрібно керуватися цими нормами.

³ Норми витрати палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

Власне, зрозуміло, що ПММ повинні списуватися за нормами. Усі без винятку підприємці-автовласники повинні нормувати власну витрату ПММ.

Питання тільки в тому, наскільки обов’язково застосовувати саме Норми № 43 (адже вони взагалі не пройшли реєстрацію в Мін’юсті, тобто їх правовий статус під знаком питання) і чи мають право суб’єкти господарювання розрахувати свої норми?

Тут зазначимо: в цілому суди схильні вважати, що витрата ПММ не обов’язково повинна відповідати Нормам № 43. Але! Водночас списання ПММ обов’язково має бути врегульоване внутрішніми наказами підприємства і підтверджене відповідними розрахунками.

Так, в ухвалі ВАСУ від 16.02.2016 р. № К/800/49593/15 сказано, що для списання палива підприємство повинне розробити внутрішні документи, які встановлюватимуть норми його витрат з урахуванням технічних характеристик автомобілів, експлуатаційних норм та інших чинників. Якщо такі норми затверджені, а витрачання палива підтверджене первинними документами, то вважається, що паливо використане в госпдіяльності. Аналогічні висновки озвучені й в ухвалі Київського апеляційного адмінсуду від 18.08.2016 р. у справі № 826/13368/15.

Хоча податківці тут продовжують судитися і справа дійшла до ВАСУ (остаточний результат поки що не відомий).

Водночас нагадаємо: Мін’юст у листі від 28.02.2014 р. № 1112-0-4-14/10.1 зазначав, що Норми № 43 є актом нормативно-технічного характеру й обов’язкові для застосування і без держреєстрації. Тому, наприклад, Львівський апеляційний суд в ухвалі від 28.10.2015 р. у справі № 809/1074/15 вважав, що розроблені норми на підприємстві все одно повинні вписуватися в межі Норм № 43 (але згодом це рішення було скасоване вищезгаданою ухвалою ВАСУ № К/800/49593/15). Аналогічна думка міститься і в постанові Полтавського окружного адмінсуду від 15.09.2014 р. у справі № 816/3427/14 (ср. ). Але її, знову-таки, «спростував» на користь платника Харківський апеляційний адмінсуд, з яким згодом погодився ВАСУ, а ВСУ відмовив податківцям у перегляді справи.

Таким чином, використати для списання палива власне розроблені норми, які не вписуються в межі Норм № 43, вважаємо, можна. Але робити це обережним платникам настійно не рекомендуємо⁴.

⁴ Якщо для вашого авто в Нормах № 43 немає базової лінійної норми, корисні рекомендації знайдете в нашій статті «Індивідуальна норма витрати ПММ» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 34).

ПДВ-викошування

Зараз негосподарські операції змушують платника нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ.

Як уберегти себе у разі незбігу ваших норм з Нормами № 43 — ви вже знаєте. Тепер розглянемо інший випадок: якщо норми є, але пальне витрачено понад ці норми.

Пункт 198.5 ПКУ вимагає в такому разі (1) нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ, і (2) скласти не пізніше за останній день звітного (податкового) періоду і зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних зведену податкову накладну за такими товарами.

Базою оподаткування в такому разі є вартість придбання палива, витраченого понад норму.

Що стосується техніки складання зведеної податкової накладної, то в ній указуєте тип причини «13» «Складена у зв’язку з використанням виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності» й умовний ІПН «600000000000» (згідно з п. 11 Порядку № 1307⁵).

⁵ Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307.

При складанні зведеної податкової накладної в графі «Зведена податкова накладна» робите позначку «X». У графі 2 розписуєте не номенклатуру, а номери і дати тих «вхідних» накладних, за якими нараховуєте «компенсуючі» податкові зобов’язання (так велить чинити останній абзац п.п. 1 п. 16 Порядку № 1307).

Формально це стосується лише реквізитів податкової накладної, але ми вважаємо, що якщо податковий кредит відображали на підставі чеків РРО, то в графі 2 слід указати номери і дати відповідних чеків.

У графі 10 потрібно вказати вартість наднормативно витраченого палива, на яку нараховані «компенсуючі» податкові зобов’язання. У графі 4 ставите «грн» (згідно з п.п. 3 п. 16 Порядку № 1307).

Графи 3.1 — 3.3 (коди товарів/послуг), 5 — 9 і 11 зведеної податкової накладної заповнювати не потрібно!⁶

⁶ Вам також буде цікава стаття «Шпаргалка по податкових накладних: умовні ІПН, умовні коди (яких немає в УКТ ЗЕД)» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 12).

Обов’язково зареєструйте таку податкову накладну в Єдиному реєстрі податкових накладних. Інакше отримаєте штраф! Надія, яка вмирає останньою, вже, нагадаємо, померла . Маємо на увазі надію на незастосування штрафів за порушення строків реєстрації не видаваних покупцям податкових накладних⁷.

⁷ Деталі знайдете в статті «Солодка парочка»: про штрафи за прострочення реєстрації «невидаваних» податкових накладних» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 20).

Бухоблік

Для обліку палива передбачений субрахунок 203 «Паливо».

Залежно від ситуації, до нього відкривають субрахунки другого і третього порядку (під конкретну марку палива; місце зберігання; для обліку оплачених талонів на паливо і т. ін.).

Розглянемо документальне оформлення списання палива. Не втрачають своєї популярності подорожні листи⁸. Утім, якщо хто хоче (і йому так зручніше), ніхто не забороняє використати інший первинний документ. Головне, щоб його форма:

⁸ Яким була присвячена публікація «Враховуємо роботу легкового авто: чи є альтернатива подорожньому листу?» у журналі «Бухгалтер 911», 2016, № 22.

1) була затверджена наказом про облікову політику (у ньому повинно бути прописано, що списання палива підприємство здійснює саме на підставі цієї форми);

2) містила всі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік;

3) надавала інформацію про операцію, підтверджуючи її здіснення⁹.

⁹ Останнє твердження післяноворічними змінами до Закону про бухоблік фактично було перекреслено. Проте первинні документи продовжують залишатися одним з обов’язкових доказів підтвердження господарської операції.

У первинному документі повинні міститися всі дані, необхідні для розрахунку витрати палива. Інакше такий розрахунок доведеться оформляти іншим (ще одним) документом.

Наявність подорожніх листів (чи документів, прототипом яких є подорожній лист) не заважає складати також зведені облікові документи. Наприклад, акти і довідки для списання паливно-мастильних матеріалів.

Як на підставі первинної документації відобразити витрати в частині використаного палива?

Для того, щоб правильно списати використане паливо на витрати, вам необхідно визначити (1) фактичну і (2) нормативну витрату палива.

Фактичну витрату палива розраховують виходячи з пробігу автомобіля і даних про витрату палива.

Усі необхідні для цього розрахунку дані мають бути в подорожньому листі (чи самостійно розробленому документі-аналогу).

Визначити фактичну кількість палива, витраченого впродовж зміни (рейсу), з урахуванням цих вимірювальних приладів автомобіля на момент закінчення зміни (рейсу) допоможе формула:

Пф = ЗПн + ЗП - ЗПк,

де Пф — фактична кількість витраченого автомобілем палива (розраховується за одним подорожнім листом);

ЗПп — залишок палива в бензобаку автомобіля на початок зміни (рейсу) (графа подорожнього листа «залишок пального при виїзді»);

ЗП — кількість палива, залитого в бензобак упродовж зміни (рейсу) (графа подорожнього листа «видано пальне»);

ЗПк — залишок палива в бензобаку автомобіля на кінець зміни (рейсу) (графа подорожнього листа «залишок пального при поверненні»).

Нормативну витрату, як ви пам’ятаєте, визначають на підставі цих подорожніх листів про фактичний пробіг автомобіля (а також інших показників роботи автомобіля, що впливають на витрату палива) і відповідних норм витрати палива.

Далі фактичну кількість витраченого палива порівнюєте з нормативною витратою, після чого:

— витрату палива в межах норм списуєте за кредитом субрахунку 203 в кореспонденції з дебетом рахунків 15, 20, 23, 28, 91, 92, 93 і 94 (залежно від напряму використання палива);

— наднормативну витрату палива списуєте знову-таки за кредитом субрахунку 203 в дебет субрахунку 947 «Недостачі і втрати від псування цінностей».

У дебет субрахунку 947 списують і «компенсуючі» податкові зобов’язання з ПДВ, нараховані на вартість наднормово витраченого ПММ (згідно з п. 1.3 Інструкції № 141¹⁰).

¹⁰ Інструкція з бухобліку ПДВ, затверджена наказом Мінфіну від 01.07.97 р. № 141.

Не помажеш — не поїдеш!

Наостанок декілька слів про мастильні матеріали. Їх витрата прямо залежить від кількості використаного автомобілем пального. Нормативи їх витрати знайдете в додатку В до Норм № 43.

Ви здивуєтеся, але більшість використовуваних автомобілів не включена в цей додаток.

Для таких авто потрібно застосовувати тимчасові норми витрати мастильних матеріалів.

Нормативну витрату мастильних матеріалів розраховують за формулою: Qмастила = Qнорм х Qпал : 100,

де Qмастила — нормативна витрата мастила, л;

Qнорм — норма витрати мастила на 100 л витраченого палива;

Qпал — нормативна витрата палива виходячи з фактичного пробігу автомобіля, л (м³).

Розрахований норматив витрати мастильних матеріалів при цьому включає (1) заміну мастильних матеріалів під час технічного обслуговування і (2) періодичне їх додавання в процесі експлуатації між замінами.