Підпис на первинних документах: чий саме?

Хто має право підписувати первинні документи?

Напевно, не варто нагадувати, що підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції, є обов’язковим реквізитом первинного документа ( ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88*). Так було, є і, очевидно, буде .

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Але часто виникає запитання: а чий саме підпис повинен стояти на первинному документі? Яка особа вважається відповідальною за здійснення госпоперації?

Дивіться. За загальним правилом відповідальність за забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства ( ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік). При цьому . 2.13 Положення № 88 дозволяє керівникові затвердити по підприємству перелік осіб, які мають право надавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції.

Підприємство самостійно визначає права працівників на підписання первинних документів.

Як зазначав Мінфін у листі від 14.09.2016 р. № 31-11420-07-10/26261, повноваження особи надавати дозвіл / підписувати первинні документи можна закріпити:

— розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

— у посадовій інструкції працівника.

Відзначимо: податківці вважають, що це має бути все-таки наказ по підприємству. Більше того, податківці пропонують довести наказ до відома працівників під особистий підпис.

Лист Міндоходів від 01.04.2014 р. № 414/3/99-99-10-04-02-10.

Але! Важливо звернути увагу на такі моменти. По-перше, Положення № 88 обмежує коло первинних документів, підписання яких може бути «делеговане» керівником на підставі внутрішнього наказу підприємства. Таке «делегування» можливе лише стосовно госпоперацій, пов’язаних з відпуском (витрачанням) (п. 2.13): (1) грошових коштів і документів; (2) товарно-матеріальних цінностей; (3) нематеріальних активів; (4) іншого майна.

По-друге, Мінфін у листі від 04.08.2010 р. № 31-34010-10-21/20263 звертає увагу на те, що при визначенні осіб, відповідальних за здійснення госпоперації, потрібно виходити з вимог чинного законодавства про певні посади для підписання окремих первинних документів. Наприклад, Положення № 637** установлює свої правила, хто має право підписувати касові документи підприємства (про що буде сказано далі).

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Та і в принципі, при встановленні переліку осіб, уповноважених на підписання документів, слід враховувати «посадові» обов’язки працівника.

Акт виконаних робіт — хто має право підписувати?

Доволі часто виникає запитання: хто, окрім директора, має право підписувати акт виконаних робіт (наданих послуг)? Чи можна його підписання наказом по підприємству делегувати, наприклад, головному бухгалтерові або начальникові якого-небудь відділу?

Розпочнемо з того, що акт виконаних робіт — це первинний документ. Тому на нього поширюється дія все того ж Положення № 88. Але, як ми з’ясували вище, його п. 2.13 передбачає, що керівник підприємства може затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, лише стосовно операцій, пов’язаних з «відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна».

Як бачимо, про приймання-передачу виконаних робіт / наданих послуг тут не сказано ні слова.

Тобто можливість просто наказом по підприємству «делегувати» право підпису акта виконаних робіт іншій особі виглядає дуже сумнівно.

Виходить, що в цьому питанні потрібно керуватися нормами ЦКУ. А його ст. 92 встановлює, що юридична особа набуває громадянських прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють згідно із засновницькими документами і законом. Тому у відносинах з третіми особами підприємство може представляти тільки особа, уповноважена на це засновницькими документами, дорученням, законом чи іншими актами цивільного законодавства.

При цьому без доручення від імені підприємства може виступати тільки директор або інша особа, чиї повноваження зафіксовані в засновницьких документах ( ч. 5 ст. 65 ГКУ).

Так само, як при відпуску ТМЦ, продавець повинен переконатися, що товар передається уповноваженій особі підприємства, так само і роботи повинні прийматися уповноваженою особою підприємства.

Тому підписувати акти виконаних робіт повинні директор підприємства або інша особа, уповноважена на це засновницькими документами. Наприклад, засновницькими документами може бути встановлено, що, окрім директора, представляти інтереси від імені підприємства може заступник директора підприємства.

Дані про таких осіб можуть міститися в Єдиному держреєстрі юросіб, фізосіб-підприємців і громадських формувань ( ст. 9 Закону № 755***).

*** Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

А ось для того, щоб передоручити підписання акта виконаних робіт іншій особі, вважаємо, потрібне доручення.

Підписання касових документів

До підписання касових документів законодавство пред’являє певні вимоги. Так, наприклад, Положенням № 637 передбачено, що:

1) прибутковий касовий ордер підписується головбухом або особою, уповноваженою на це керівником ( п. 3.3 Положення № 637);

2) видатковий касовий ордер / видаткова відомість підписується керівником і головбухом або працівником, уповноваженим на це керівником ( п. 3.4 Положення № 637).

Підпис на них повинен проставити і касир (якщо така посада передбачена на підприємстві) відразу після отримання/видачі готівки ( п. 3.12 Положення № 637).

А чи може підписувати касові документи тільки керівник (чи може він делегувати таке право самому собі)? Якщо в штатному розписі підприємства наявна посада головного бухгалтера або касира, то підписувати одноосібно касові документи керівник не має права (лист НБУ від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645).

Водночас якщо на підприємстві є тільки директор, то підписувати касові документи повинен саме він. Причому підпис керівника в такому разі повинен проставлятися в усіх необхідних графах. Тобто, наприклад, на видатковому ордері свій підпис доведеться проставити в полях «Керівник», «Головний бухгалтер», «Видав касир».

Факсиміле

Пункт 2.5 Положення № 88 прямо допускає можливість використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Базові вимоги до використання факсиміле висуває ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Так, використовувати при здійсненні правочинів факсиміле допускається: (1) у встановлених законом випадках; (2) у випадках, обумовлених іншими актами цивільного законодавства; (3) за письмовою згодою сторін, у якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

Тому застосовувати факсиміле при оформленні первинних документів можна, але за умови, що спеціальний нормативний акт не містить прямої заборони.

На сьогодні факсиміле «під забороною» при оформленні, зокрема:

— розрахункових документів при безготівкових розрахунках;

— касових документів;

— платіжних доручень в інвалюті або банківських металах;

— копій документів, що надаються резидентом у банки при здійсненні валютного контролю за експортними й імпортними операціями.

Раніше проти використання факсиміле при оформленні первинних документів не заперечували і фіскали. Але за умови наявності письмової згоди сторін зі зразками відповідного аналога власноручних підписів (див. категорію 135.06 ЗІР).

Зараз ця консультація переведена в розряд недіючих, але принципово в цьому питанні позиція податківців змінитися не повинна. На це немає законодавчих підстав.