Знищення первинних та інших документів — з якого моменту можна?

Фінансову і податкову звітність складають на підставі первинних документів. За ними потім роблять свої висновки і перевіряючі. Тому зберіганню і знищенню таких документів законодавство відводить видне місце — зокрема, в ст. 44 ПКУ, Законі про бухоблік, Законі № 3814¹, інших законах і підзаконних нормативних актах.

¹ Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.

Серед підзаконних, імовірно, найзначимішим є Перелік № 578/5² — він установлює терміни зберігання для основних груп документів, у тому числі пов’язаних з обчисленням податків.

² Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Вимоги податкового законодавства

Як ви вже знаєте, вимоги податкового законодавства до зберігання документів зосереджені в ст. 44 ПКУ. При цьому згідно з п. 44.1 цього Кодексу платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі: (1) первинних документів; (2) регістрів бухобліку; (3) фінзвітності й (4) інших документів, пов’язаних з нарахуванням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством.

Згадані документи, а також інші документи, пов’язані з виконанням підконтрольного податківцям законодавства (до останнього належить законодавство у сфері ЗЕД і РРО), платники повинні зберігати не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої вони використовуються.

Якщо звітність не подавали, 1095 днів слід відлічувати з передбаченого ПКУ граничного терміну її подання.

При ліквідації платника вказані документи за період його діяльності протягом не менше 1095 днів (2555 днів — якщо документи пов’язані з трансфертним ціноутворенням), що передували даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку передають до архіву³.

³ Про ліквідацію ви могли прочитати в статтях «Операція «ліквідація»: путівник для юросіб» («Бухгалтер 911», 2017, № 9) і «Операція «ліквідація»: розраховуємося із засновниками» («Бухгалтер 911», 2017, № 10).

Але зазначений вище термін — не межа. Якщо такі документи пов’язані з предметом перевірки, процедурою її адміністративного/судового оскарження, їх потрібно зберігати до закінчення перевірки і передбаченого законом терміну оскарження / вирішення справи судом. Але такі терміни в будь-якому разі мають бути не менше передбачених п. 44.3 ПКУ (тобто 1095/2555 днів з дня подання звітності). Таким чином, якщо перевірку за відповідні періоди не провели (в тому числі більше 1095 днів), знищувати документи, які до них належать, не можна. На цю умову вказує і Перелік № 578/5.

Зверніть увагу: незважаючи на жорсткі терміни зберігання документів, грошові зобов’язання податківці можуть нарахувати лише в межах 1095/2555-денного терміну.

Покарання за «неслухняність» — штраф 510 грн. із ст. 121 ПКУ за:

— незабезпечення платником зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бух- і статзвітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів упродовж передбачених ст. 44 ПКУ термінів;

— ненадання податківцям оригіналів документів (окрім отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) або їх копій при здійсненні податкового контролю в передбачених ПКУ випадках. При цьому нагадуємо, що робити виїмку з оригіналів таких документів податківці не мають права. Такі дії можуть здійснювати силовики (до останнього часу включаючи працівників податкової міліції) у межах процедур, установлених Кримінальним процесуальним кодексом України.

Ті ж дії, здійснені платником, до якого протягом року був застосований штраф за таке порушення, карають штрафом у розмірі 1020 грн.

Давайте відразу розберемося із цим штрафом. Виходить, що податківці не зможуть його накласти після закінчення термінів зберігання документів (про які ми говорили вище). При цьому під знаком питання документи, що стосуються неподаткового законодавства (вони у ст. 121 ПКУ, строго кажучи, не названі).

Крім того, податківці не зможуть донарахувати податкові зобов’язання за періоди, за якими минув термін давності згідно зі ст. 102 ПКУ (ср. ). Нагадаємо: це 1095/2555 днів, які обчислюються з дня, що йде за останнім днем граничного терміну :(1) надання податкової декларації або звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації та/або (2) сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом.

Якщо ж така податкова декларація була надана пізніше — то за днем її фактичного надання.

Якщо впродовж зазначеного терміну податківці не визначать суми грошових зобов’язань, платник уважається вільним від такого зобов’язання (у тому числі нарахованої пені). При цьому спір щодо такої декларації або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному чи судовому порядку.

І що, невже все і дійсно у райдужних тонах й обов’язок зі зберігання документів обмежується граничними термінами їх зберігання або проведення перевірки? ДФСУ (категорія 135.01 ЗІР) указує, що, з одного боку, після закінчення термінів зберігання документів суб’єкт господарювання повинен передати їх до архіву. З іншого — вони також нагадують про обов’язок платника зберігати документи, які не були охоплені перевіркою. Враховуючи це, вважаємо, що документи безпечніше зберігати до закінчення перевірки за ними — при цьому податківці в процесі такої перевірки мають право запитати їх. Водночас, якщо 1095/2555-денний термін зі ст. 102 ПКУ за ними вже пройшов, донарахувати податківці нічого не зможуть.

Також слід врахувати, що податківцями, яким ваші документи потрібні для цілей оподаткування, все не обмежується...

Інші вимоги до зберігання документів

Забезпечити збереження документів, що накопичилися за час діяльності підприємств, установ і організацій, заснованих на приватній формі власності⁴, вимагає і ст. 32 Закону № 3814. Вона зобов’язує зберігати документи до проведення експертизи їх цінності.

⁴ Аналогічний обов’язок передбачений також для об’єднань громадян і релігійних організацій.

Таку експертизу проводять експертні й експертно-перевірочні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи (згідно з п. 3 Порядку № 1004⁵).

⁵ Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.06.2007 р. № 1004.

Тобто, дотримуючись букви закону, знищувати документи без проведення такої експертизи й отримання висновків комісії ви не маєте права.

Але одна справа — закони, а зовсім інша — загальноприйнята практика. А вона «вибирає русло» багато в чому залежно від покарань, передбачених за порушення законодавства. Які ж вони в цьому випадку?

Окрім адміністративної (передбаченої для посадових осіб підприємств ст. 164² КУпАП), жодна інша відповідальність у цьому випадку не загрожує. При цьому, оскільки накладати штрафи згідно зі ст. 234¹ цього Кодексу уповноважені лише органи держфінконтролю, така відповідальність не створює істотних ризиків для бізнесу.

Документ від документа різниться

Але не поспішайте «міряти одним мірилом» усі свої документи. Свою власну експертизу їх цінності вам допоможе провести Перелік № 578/5. У ньому ви знайдете вимоги до термінів зберігання документів (не лише податкових, але і трудових) залежно від їх типу.

Частенько в цьому Переліку містяться не лише терміни, але і примітки до них. Так, до первинної фінансової і бухгалтерської документації в останній графі Переліку наводиться застереження: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства ».

«...У разі виникнення суперечок (конфліктів), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

Звертала увагу на цю примітку і Державна архівна служба України (лист від 03.07.2013 р. № 01.2/2629). Причому в ньому вона зробила недвозначний висновок, що знищення неревізованих (неперевірених) фінансових і бухгалтерських документів не допускається.

Крім того, на підставі вказаної примітки служба робить ще один висновок. Залежно від результатів перевірки документи:

1) підлягають знищенню шляхом складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, або

2) зберігаються до ухвалення остаточного рішення — якщо виникли які-небудь протиріччя, спори (у тому числі письмові претензії в досудовому порядку), слідчі і судові справи.

Про це служба повідомляла у своїх листах від 13.09.2012 р. № 01.2/2855 і від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.

Причому в разі порушення кримінальної справи категорії і види документів, необхідних для слідства, визначають відповідні уповноважені органи кримінально-виконавчої системи.

На завершення нагадаємо, що згідно з Переліком № 578/5 терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством. Тобто обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2017 році, розпочнеться з 01.01.2018 р.