Якщо роботодавець — приватний підприємець: кадрові документи

Колективний договір

Колективний договір укладають на підприємствах, в установах, організаціях. Підприємці (далі — ФОП) з ним можуть не морочитися

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Питання, для вирішення яких призначені Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — Правила), ФОП регулюють у письмовому трудовому договорі, що укладається з працівником. Тому, на наш погляд, підприємці мають право не складати Правила. Зазначимо, що раніше з необов’язковістю Правил для ФОП погоджувалося і Мінсоцполітики (див. лист від 04.06.2013 р. № 212/13/133-13), але зараз, схоже, замислилося, а чи не передумати (див. лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06)

Штатний розпис

Доцільно вести, якщо в трудовому договорі не вказаний оклад (ставка) працівника, наприклад, зазначено, що зарплата виплачується працівникові в розмірі не нижче мінімальної заробітної плати або що оплата праці здійснюється згідно зі штатним розписом.

Зверніть увагу: такі формулювання в трудовому договорі + штатний розпис дозволяють піти від необхідності робити додаткові угоди до трудових договорів працівників у разі підвищення їм зарплати.

Складають штатний розпис у довільній формі

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Підприємці не ведуть, оскільки не зберігають у себе трудові книжки працівників.

Працівники ФОП зберігають трудові книжки в себе вдома (п. 2.21¹ Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників*)

Особиста картка й особиста справа працівника

Згідно з наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656 призначення особистої картки — удосконалення держстатнагляду підприємств, установ, організацій за обліком особового складу. ФОП там «не засвітилися». Тому вважаємо, що вони мають право самостійно обирати, заводити чи ні особисті картки на працівників. Адже особиста картка в тому вигляді, в якому вона є зараз, занадто глобальна для підприємця. Більша частина інформації, яка в ній міститься, вже вказана в трудовому договорі.

Проте ми рекомендуємо вам звернути увагу на розділ V особистої картки. У ньому можна вести облік відпусток, використаних працівником, як того вимагає ст. 10 Закону про відпустки**.

Що стосується особистих справ працівників, то ФОП, як не крути, необхідно мати копії податкових номерів працівників і документи, що підтверджують їх право на пільги і гарантії (за наявності)

Табель обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489***)

Рекомендуємо вести. Табель використання робочого часу зніме питання, пов’язані з обліком:

— фактично відпрацьованого часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

— годин, відпрацьованих понаднормово, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час і т. д.;

— часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і не дуже (прогул) причин

Заяви працівників про прийом на роботу, звільнення, відпустку і т. д.

Заява про прийом на роботу — необов’язковий документ. Тому можете не вимагати її від працівника. А ось заяви про переведення на іншу роботу (посаду), встановлення неповного робочого часу рекомендуємо зберігати. Вони будуть підтвердженням того, що ініціатором зміни істотних умов праці був працівник.

Також рекомендуємо не нехтувати заявами працівників про відмову або про згоду на певні дії (наприклад, на переведення, на роботу в змінених умовах праці). Це дозволить уникнути можливих трудових суперечок з працівниками.

Не зайвими будуть і заяви на звільнення, наприклад, якщо працівник звільняється за власним бажанням і повинен відпрацювати два тижні

Трудовий договір

Обов’язково має бути складений у письмовій формі. Як зразок можна використати форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260

Розпорядження (накази) за основною діяльністю

На наш погляд, ФОП логічніше видавати розпорядження. Погодьтеся, неправильно це якось наказувати самому собі. Але якщо вам ближче наказ, наказуйте .

Розпорядження (накази) за основною діяльністю можуть (але не зобов’язані!) видавати підприємці з питань виробничо-господарської діяльності, планування, реалізації продукції

Розпорядження (накази) за особовим складом (про прийом на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення)

Однозначно необхідно видавати розпорядження (накази) про:

— прийом на роботу. Ця вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП — підкреслює Мінсоцполітики в листі від 12.12.2016 р. № 488/0/22-16;

— направлення у відрядження (див. п.п. 170.9.1 ПКУ).

Настійно рекомендуємо видавати розпорядження (накази) про відпустки. Це допоможе надалі уникнути можливих непорозумінь з працівниками стосовно відгуляних ними днів відпусток. Та й контролерам буде доказ того, що відпустки працівникам надавалися.

Що стосується розпоряджень (наказів) про звільнення, то однозначно зайвими вони не будуть. Адже в них разом із підставою і датою звільнення ви зможете зафіксувати, наприклад, кількість днів відпустки, які підлягають компенсації при звільненні або відгуляні в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, необхідність виплати вихідної допомоги

Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки

Рекомендуємо складати. Уся справа в ст. 10 Закону про відпустки, де вказано, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток. Там же прописаний обов’язок роботодавця повідомити працівникові про початок відпустки за два тижні до її початку.

А взагалі, враховуючи, що останнім часом відсутність графіка відпусток для контролерів як червона ганчірка самі знаєте для кого, краще все-таки мати цей «папір» і спати спокійно

Акти, пояснювальні записки

Будь-який форс-мажор у ході робочого дня краще зафіксувати. Наприклад, працівник прогулює роботу. За такий проступок підприємець має право його звільнити, але за умови, що документально було все правильно оформлено (є відповідний акт і письмові пояснення працівника про причину відсутності)

Зарплатні відомості

Розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості потрібні підприємцеві для підтвердження:

— розміру нарахованого доходу і правильності проведених утримань з нього;

— витрат на оплату праці в загальносистемників і єдиноподатників — платників ПДВ.

Відомість на виплату зарплати підтверджує, що зарплата працівником отримана. Так що краще від них не відмовлятися

Посадові інструкції

Вважаємо, що ФОП можуть не складати посадових інструкцій, якщо інформація, яка має бути в них указана, зафіксована в трудовому договорі працівника