Відпускні: розраховуємо і нараховуємо правильно

З першого робочого, але не з першого календарного

У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100*). Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року — розрахунковий період дорівнює фактичному часу роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка). Тобто враховуються тільки повністю відпрацьовані місяці (абзац другий п. 2 Порядку № 100). Але якщо працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем, то такий місяць враховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Приклад. Працівник, який був прийнятий на роботу 03.04.2017 р. (п’ятиденка, вихідні дні — субота, неділя), йде в щорічну відпустку з 23.04.2018 р.

Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата для оплати періоду відпустки, у цьому випадку буде період з 01.04.2017 р. по 31.03.2018 р. Адже працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця (3-тє число — перший робочий день квітня 2017 року, 1 (субота) і 2 квітня (неділя) — вихідні дні).

Лікарняним і декретним зелене світло

Перелік виплат, які беруть участь у розрахунку відпускних, наведений у п. 3 Порядку № 100. Виплати, які до розрахунку «середньої» не включають, наведені в п. 4 цього документа. Що стосується лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, то їх включають до розрахунку відпускних на підставі абзацу четвертого п. 3 Порядку № 100. Відповідно, і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період.

Розраховуючи відпускні, пам’ятайте: виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які вони нараховані. Саме тому «перехідні» лікарняні, відпускні, декретні, а також суми коригувань (донараховані/відсторновані у зв’язку з виправленням помилок суми) потрібно відносити до тих місяців, за які вони нараховані, а не залишати в місяці нарахування. І тільки облік премій має особливості.

Приклад. Працівник іде в щорічну відпустку з 16.04.2018 р. на 10 календарних днів. Розрахунковий період — квітень 2017 року — березень 2018 року. У розрахунковому періоді йому була нарахована зарплата в сумі 82157,89 грн. Крім того, у квітні 2017 року працівникові були нараховані лікарняні за період тимчасової непрацездатності з 27.03.2017 р. по 07.04.2017 р. у сумі 2761,68 грн., у тому числі за 5 календарних днів хвороби в березні — 1150,70 грн., за 7 днів у квітні — 1610,98 грн.

Сума виплат, яка братиме участь у розрахунку відпускних, дорівнює: 82157,89 + 1610,98 = 83768,87 (грн.). А ось відпускні за березень (1150,70 грн.), які були нараховані у квітні 2017 року, відкидаємо. Середньоденна зарплата складе: 83768,87 грн. : 353 к. дн. = 237,31 грн./к. дн. Сума відпускних дорівнює: 237,31 грн./к. дн х 10 к. дн. = 2373,10 грн.

Приклад. Відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці надана щорічна відпустка з 12.04.2018 р. тривалістю 18 календарних днів. Розрахунковий період: квітень 2017 року — березень 2018 року. У розрахунковому періоді працівниці була нарахована зарплата в сумі 42157,21 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 20711,88 грн., у тому числі за квітень 2018 року (з 1 по 11 квітня) — 1808,18 грн.

У розрахунку «середньої» братиме участь тільки частина допомоги, що припадає на місяці розрахункового періоду (без урахування суми допомоги, нарахованої за дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у квітні 2018 року (місяці, який не входить до розрахункового періоду)), у розмірі: 20711,88 - 1808,18 = 18903,70 (грн.). Розрахуємо середньоденну заробітну плату: (42157,21 грн. + 18903,70 грн.) : 353 к. дн. = 172,98 грн./к. дн. Сума відпускних становить: 172,98 грн./к. дн. х 18 к. дн. = 3113,64 грн.

Як бере участь матдопомога в розрахунку відпускних?

Незважаючи на те, що ці виплати пов’язані між собою, одна з них братиме участь у розрахунку відпускних, а друга — ні. Так, відпускні, нараховані працівникові за час перебування в попередній відпустці, візьмуть участь у розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних на підставі абз. 4 п. 3 Порядку № 100. А матдопомогу до розрахунку «відпускної» середньої зарплати не включають (див. п.п. «б» п. 4 Порядку № 100). До речі, на підставі п.п. «б» п. 4 Порядку № 100 при розрахунку «відпускної» середньої зарплати не враховують й інші одноразові виплати: компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу тощо.

Премії і разові винагороди

При розрахунку відпускних премії включаємо до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату (п. 3 Порядку № 100). Причому це стосується премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або більший проміжок часу.

А ось із одноразовими винагородами за підсумками роботи за рік і за вислугу років складніше. Їх «розкидають» по місяцях розрахункового періоду, додаючи до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік.

Два важливі моменти:

1. Одноразову винагороду розподіляємо не між місяцями року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати.

2. До розрахунку відпускних потрапить тільки винагорода, нарахована в поточному році за попередній рік (наприклад, у січні 2018 року нарахована винагорода за підсумками роботи у 2017 році). Якщо винагороду нараховують у поточному році за поточний рік (припустимо, у грудні 2017 року нарахована винагорода за підсумками роботи у 2017 році), то його не враховують при обчисленні середньоденної зарплати.

Якщо ж розрахунок відпускних працівникові здійснюють не за 12 календарних місяців, а за менший період, то враховують не всю суму одноразової винагороди, а його частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду.

Приклад. Працівник працює на підприємстві з 10.07.2017 року. З 30.04.2018 р. він іде в щорічну відпустку на 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (серпень 2017 року — березень 2018 року) працівникові були нараховані: основна заробітна плата (виходячи з окладу) — 72000,00 грн.; щомісячні премії в загальній сумі 21600,00 грн.; квартальні премії в сумі 5185,71 грн., у тому числі: за ІІІ квартал 2017 року (нарахована в жовтні 2017 року) — 2485,71 грн.; за IV квартал 2017 року (нарахована в січні 2018 року) — 2700,00 грн.; одноразова винагорода за підсумками роботи за 2017 рік (нарахована в січні 2018 року) — 7200,00 грн. Також у квітні 2018 року працівникові нарахована премія за І квартал 2018 року в розмірі 2700,00 грн.

Щомісячні і квартальні премії включаємо до заробітної плати того місяця, в якому вони нараховані. Тому незважаючи на те, що у квітні 2018 року буде нарахована квартальна премія за місяці І кварталу, що ввійшли до розрахункового періоду, її суму не враховуємо в розрахунку відпускних. Винагорода за підсумками роботи за 2017 рік нарахована у 2018 році. Тому вона візьме участь у розрахунку відпускних. До заробітку кожного місяця розрахункового періоду додаємо 1/12 від суми винагороди (7200,00 грн. : 12 міс. = 600 грн.). У розрахунковому періоді, визначеному за працівником, 8 місяців (серпень 2017 року — березень 2018 року).

Визначимо суму винагороди за підсумками роботи у 2017 році, яка візьме участь у розрахунку відпускних: 600,00 грн. х 8 міс. = 4800,00 грн. Сума виплат за розрахунковий період, яка візьме участь у розрахунку середньої зарплати: 72000,00 + 21600,00 + 5185,71 + 4800,00 = 103585,71 (грн.). Середньоденна заробітна плата склала: 103585,71 грн. : 353 к. дн. = 293,44 грн./к. дн. Сума відпускних за 24 календарні дні щорічної відпустки складе: 293,44 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 7042,56 грн.

Випадки коригування

Відповідь на це запитання ви можете знайти в таблиці нижче.

Таблиця 1. Коригування виплат при розрахунку відпускних

Важливо! Не коригують середній заробіток, якщо: (1) підвищення окладу (тарифної ставки) працівника пов’язане з присвоєнням йому більш високого розряду або переведенням на іншу (високооплачувану роботу (посаду); (2) відбулося пониження розміру окладів (тарифних ставок); (3) підвищені розміри надбавок, доплат, премій, інших складових додаткової заробітної плати.

Рівняння на оклад (тарифну ставку)

Ні, не бере. При розрахунку коефіцієнта звертайте увагу виключно на оклад (тарифну ставку) працівника. Доплати, надбавки, премії, що встановлюються працівникові в розрахунковому періоді, вас у цьому випадку взагалі хвилювати не повинні. Коефіцієнт коригування ви знаходите, поділивши оклад, установлений працівникові після підвищення, на оклад, який був у нього до підвищення.

Приклад. Працівник, який був прийнятий на роботу з 01.11.2017 р., іде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 28 травня 2018 року. У розрахунковому періоді (листопад 2017 року — квітень 2018 року) його оклад не змінювався і становив 2500,00 грн. При цьому загальна сума зарплати за місяць (оклад + «трудова» доплата) склала з листопада по грудень 2017 року — 3200,00 грн., із січня по квітень 2018 року — 3723,00 грн.

Підвищення суми зарплати за місяць відбувалося за рахунок збільшення суми «трудової» доплати. При цьому оклад працівника не підвищувався (залишався незмінним — 2500 грн.). Отже, коефіцієнт коригування не розраховуємо. Загальна сума зарплати, яка бере участь у розрахунку відпускних: (3200,00 грн. х 2 міс.) + (3723,00 грн. х 4 міс.) = 21292,00 (грн.). Розрахуємо середньоденну зарплату: 21292,00 грн. : 176 к. дн. = 120,98 (грн./к. дн.), де 176 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів. Сума відпускних дорівнює: 120,98 грн./к. дн х 24 к. дн. = 2903,52 (грн.).

Зарплата + відпускні

В основного працівника нарахована сума заробітної плати за місяць і відпускних поточного місяця виявилася нижчою за мінзарплату. Чи потрібно розраховувати і нараховувати йому трудову доплату? З якої суми сплачувати ЄСВ?

Суми середнього заробітку, які зберігаються за працівником за час його відпустки, не включають до заробітної плати для забезпечення її мінімального рівня.

Такий висновок випливає з положень статті 31 Закону про оплату праці. Згодні з ним і в Мінсоцполітики (див. листи від 13.02.2017 р. № 322/0/101-17/282(ср. ) і від 21.03.2017 р. № 791/0/101-17/282). Адже відпускні — це виплата, нарахована за невідпрацьований час (див. п.п. 2.2.12 Інструкції № 5**). Їх розрахунок здійснюють відповідно до Порядку № 100, а не залежно від місячної (годинної) норми праці, встановленої працівникові, у місяці, на який припадає щорічна відпустка. Отже, якщо на поточний місяць припадає відпустка працівника, то для забезпечення мінімального розміру заробітної плати (виконання вимоги ст. 31 Закону про оплату праці) заробітну плату, нараховану йому за фактично виконану норму праці, слід порівняти з мінзарплатою, розрахованою пропорційно виконаній нормі праці. Відпускні відкидаємо.

** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Приклад. Працівник перебуватиме в щорічній відпустці з 16 по 29 квітня 2018 року. Сума відпускних — 1423,80 грн. Оклад працівника — 2500,00 грн. Сума основної зарплати за фактично відпрацьований час (10 робочих днів), розрахована виходячи з окладу працівника, — 1250,00 грн. Доплат, надбавок, премій немає.

У порівняльних розрахунках бере участь тільки заробітна плата за фактично відпрацьований час (1250,00 грн.). Квітневі відпускні до розрахунку не беремо. Мінзарплатна межа за працівником становитиме: 3723,00 грн. : 20 р. дн. х 10 р. дн. = 1861,50 грн., де 20 — кількість робочих днів у квітні 2018 року згідно з графіком роботи підприємства. Заробітна плата, розрахована виходячи з рівня мінзарплати за відпрацьовані дні квітня (1861,50 грн.), вище за заробітну плату працівника за фактично відпрацьований час (1250,00 грн.). Отже, працівникові нараховуємо трудову доплату, сума якої дорівнює різниці між цими двома величинами: 1861,50 - 1250,00 = 611,50 (грн.). Загальна сума зарплати за квітень 2018 року (основна зарплата + трудова доплата + відпускні) становитиме: 1250,00 + 611,50 + 1423,80 = 3285,30 (грн.).

Якщо оклад (місячна тарифна ставка) працівника дорівнює або вище 3723,00 грн. (годинна тарифна ставка дорівнює або вище 22,41 грн.), то з трудовою доплатою можна не морочитися. А ось ЄСВ обов’язково проконтролюйте. Якщо фактична база нарахування ЄСВ, визначена за основним працівником-відпусткником-неінвалідом, виявилася нижчою «мінімалки», обов’язково на різницю донараховуйте ЄСВ.

Скористаємося умовами наведеного вище прикладу. База нарахування ЄСВ, розрахована за працівником, — 3285,30 грн. Вона нижча мінімальної заробітної плати (3723,00 грн.). Тому на різницю між цими двома величинами (437,70 грн. (3723,00 грн. — 3285,30 грн.)) донараховуємо ЄСВ. Загальна сума ЄСВ становитиме: (3285,30 грн. х 22 % : 100 %) + (437,70 грн. х 22 % : 100 %) = 819,06 грн.

І насамкінець корисна табличка.

Таблиця 2. Інформація про кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку відпускних у 2018 році