Z-звіт VS оприбуткування готівки

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

** Стаття «Положення про касові операції: «революція» триває» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 24).

Коли Z-звіт = оприбуткуванню готівки?

Дійсно, з 1 червня 2018 року для цілей оприбуткування готівки призначена не лише касова книга, а й Z-звіт та розрахункові квитанції.

Але! Слід врахувати, що правило «z-звіт = оприбуткуванню готівки» стосується тільки: (1) відокремлених підрозділів підприємств, які проводять готівкові розрахунки виключно через РРО та/або КОРО з розрахунковими квитанціями і не ведуть касової книги, (2) ФОП, які проводять готівкові розрахунки через РРО та/або КОРО з розрахунковими квитанціями (п. 11 Положення № 148):

«оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, а також у касах фізичних осіб — підприємців, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО / занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО».

Так, оприбуткувати готівку для відокремлених підрозділів без (!) касової книги і ФОП, які проводять готівкові розрахунки через РРО та/або КОРО з розрахунковими квитанціями, — означає сформувати, роздрукувати Z-звіт і підклеїти його до відповідних сторінок КОРО/занести дані розрахункових квитанцій до КОРО.

Тож будьте уважні! З 01.06.2018 р., якщо відокремлений підрозділ, який проводить готівкові розрахунки через РРО та/або КОРО з розрахунковими квитанціями і не веде касової книги, не зробив вчасно Z-звіт і не вклеїв його до КОРО, то його виручка за відповідний день вважається неоприбуткованою (несвоєчасно оприбуткованою). А за це загрожує штраф у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми за Указом № 436***.

*** Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Причому, зверніть увагу, що обидві умови: (1) Z-звіт своєчасно роздрукований і (2) підклеєний до КОРО, повинні виконуватися одночасно. Якщо Z-звіт роздрукований вчасно, але не підклеєний до КОРО, то виручку теж визнають неоприбуткованою.

При цьому, забігаючи наперед, зазначимо: якщо відокремлений підрозділ проводить розрахунки через РРО та/або КОРО з розрахунковими квитанціями, але при цьому веде касову книгу, то оприбуткуванням готівки для нього вважається саме запис у касовій книзі на підставі прибуткового касового ордера, а не Z-звіт до КОРО (про це детальніше — у наступному підрозділі).

Але повернемося до наших відокремлених підрозділів без касової книги. Якщо такий відокремлений підрозділ самостійно здаватиме виручку на інкасацію, то головне підприємство у себе в касовій книзі цю виручку не показує, оскільки вона безпосередньо не надходить до його каси (вона надійде йому в безготівковій формі на рахунок).

А ось якщо відокремлений підрозділ здає виручку до каси «центрального» підприємства, то, крім того, що відокремлений підрозділ покаже «прихід» готівки за КОРО, і головному підприємству потрібно буде оприбуткувати в себе в касі цю виручку: скласти ПКО і на його підставі внести запис до касової книги.

Усе просто, коли робочий день точки продажу збігається з робочим днем каси підприємства. Тоді виручка того ж дня буде оприбуткована і в касі головного підприємства. А якщо графіки роботи центрального підприємства і відокремленого підрозділу відрізняються? Якою датою тоді повинно пройти оприбуткування виручки по касовій книзі головного підприємства?

Раніше в «старому» Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (п. 4.3) було передбачено, що якщо бухгалтерія і касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує під час розрахунків РРО, в ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юрособи здійснюються наступного робочого дня для підприємства- юрособи.

У новому Положенні № 148 подібного застереження немає, але в ньому є п. 40, яким передбачено, що у разі, якщо режим роботи відокремленого підрозділу не збігається з розпорядком функціонування юрособи, внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремленого підрозділу з бухгалтерією підприємства (юрособи).

Згідно з п. 12 Положення № 148 підприємство повинно розробити і затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі, в якому максимально врахувати особливості роботи підприємства і його відокремлених підрозділів. Для відокремлених підрозділів порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється і доводиться внутрішнім документом підприємства (тобто наказом).

Тобто якщо в порядках оприбуткування готівки головного підприємства і відокремленого підрозділу буде прописано, що у зв’язку з незбігом графіку роботи каси підприємства і відокремленого підрозділу виручка здається в касу головного підприємства на наступний робочий день для підприємства-юрособи, то, в принципі, тоді скласти ПКО і зробити запис до касової книги головне підприємство має право днем отримання виручки від відокремленого підрозділу. Адже в п. 11 Положення № 148 зазначено, що виручка, яка надходить до каси, оприбутковується в день отримання готівки в повній сумі. Оприбуткувавши готівку в день, коли вона надійшла до каси від відокремленого підрозділу, ми виконаємо цю вимогу.

Тут варто врахувати такі моменти:

1) дотримання ліміту каси. У загальному випадку в неробочий час забороняється зберігати понад ліміт. Але! Грошова виручка не вважатиметься понадлімітною, якщо вона буде здана в касу головного підприємства не пізніше наступного робочого дня такого підприємства. Згідно з п. 48 Положення № 148 підприємства, в яких час закінчення робочого дня (зміни) не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, повинні здавати готівку для її зарахування на рахунки в банку наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;

2) стосовно «зберігання» цієї виручки у відокремленого підрозділу. А ось тут уже не все так однозначно. Якщо виручка залишатиметься до ранку у відокремленого підрозділу, то тоді, зазвичай, виручку зберігають у ящику РРО до початку наступної зміни. Оскільки в цій ситуації готівка не покидає ящик РРО, перед виконанням Z-звіту касир не виконує операцію «службова видача». У свою чергу, друк Z-звіту обнуляє фіскальну пам’ять РРО, тому потім усю суму виручки, яка залишається «ночувати» в ящику РРО, потрібно знову на момент реєстрації першої розрахункової операції ввести в пам’ять РРО через операцію «службове внесення». У принципі, фіскали не проти цього (роз’яснення в 109.06 ЗІР, лист ГУ ДФС у Волинській обл. від 24.05.2018 р. № 2301/ІПК/03-20-14-05-11).

Є й інший варіант — зробити операцію «службова видача» і зберігати гроші в сейфі за умови його знаходження в місці проведення розрахунків. Сума готівкових коштів на місці проведення розрахунків (у ящику РРО та сейфі) має відповідати сумі коштів, зазначеній у денному звіті реєстратора.

При цьому, як рекомендують самі фіскали: з метою уникнення непорозумінь з контролюючими органами бажано обумовити таку ситуацію у внутрішньому наказі (у тому ж порядку оприбуткування готівки), в якому слід зазначити, що в сейфі, розміщеному на місці проведення розрахунків, повинна зберігатися тільки виручка від реалізації з використанням РРО.

А взагалі, враховуючи те, як фіскали завжди перевіряють дотримання касової дисципліни, можливо, все-таки варто або переглянути режим роботи касира підприємства (юрособи), для того щоб виручка могла бути оприбуткована в касі головного підприємства «день у день», або забезпечити можливість інкасації безпосередньо виручки з відокремленого підрозділу.

Якщо підприємство / відокремлений підрозділ веде касову книгу

Вище ми розглядали ситуації з оприбуткуванням готівки у випадку, коли відокремленими підрозділами, які проводять розрахунки через РРО, не ведеться касова книга.

Важливо! А ось для всіх інших суб’єктів: (1) для підприємств, які здійснюють розрахунки через РРО і при цьому ведуть касову книгу для здійснення інших операцій; (2) відокремлених підрозділів, які самостійно ведуть касову книгу,

оприбуткуванням готівки, як і раніше, вважається (!) відповідний запис у касовій книзі на підставі прибуткового касового ордера.

Тобто вони повинні керуватися першим абзацом п. 11 Положення № 148:

«Оприбутковуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів».

Так, звичайно, можна сперечатися про те, що в цьому абзаці сказано про розрахунки, які проводяться з оформленням ПКО і ВКО. А розрахунки через РРО ми не оформляємо касовими ордерами. Але! Як ми зазначили вище, норма про те, що Z-звіт = оприбуткуванню готівки, встановлена тільки для відокремлених підрозділів без касової книги і ФОП. А для «звичайних» підприємств і відокремлених підрозділів з касовою книгою відповідне правило не прописане. А отже, їм нічого не залишається, як керуватися загальною нормою з абз. 1 п. 11 Положення № 148: «оприбуткування готівки = відповідний запис у касовій книзі на підставі ПКО».

Звідси відповідь на дуже популярне зараз запитання: є Z-звіт — чи можна не складати ПКО на виручку, отриману з РРО? Ще раз підкреслимо: не складати ПКО дозволено тільки відокремленим підрозділам, які не ведуть касової книги і ФОП. Усім іншим на виручку, отриману з РРО, складати ПКО потрібно в день її фактичного отримання на повну суму. Відсутність запису в касовій книзі вважатиметься неоприбуткуванням готівки із застосуванням 5-кратного штрафу за Указом № 436.

А ось відсутність запису / несвоєчасний запис у КОРО для таких суб’єктів не може стати причиною для визнання виручки неоприбуткованою і накладення п’ятикратного штрафу згідно з абз. 3 ст. 1 Указу № 436. За це порушення загрожує адмінштраф згідно зі ст. 155¹ КУпАП у розмірі від 5 до 10 нмдг (85 — 170 грн.) — при першому порушенні і від 10 до 20 нмдг (170 — 340 грн.) — при повторному протягом року. Якщо Z-звіт так і не буде вклеєний у КОРО на момент перевірки, підприємству також загрожує штраф згідно з п. 121.1 ПКУ за незбереження первинних документів, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів. Перше порушення тягне накладення штрафу в розмірі 510 грн., повторне, здійснене платником, до якого протягом року був застосований штраф за таке ж порушення, — 1020 грн.

Як обчислюються 24 години для роздрукування Z-звіту?

Ресторан — відокремлений підрозділ без касової книги — працює цілодобово, зміна відбувається о 6:00. Чи можна робити роздрукування Z-звіту й оприбуткування готівки в цей же час (о 6:00)? Чи це обов’язково потрібно зробити до 24:00 попереднього дня?

Згідно з п. 9 ст. 3 Закону про РРО Z-звіт необхідно роздруковувати щодня за ті дні, коли здійснювалися розрахункові операції. Відповідно до п. 1 приміток до Вимог № 199**** підсумок розрахунків обчислюють за зміну, максимальна тривалість якої не повинна перевищувати 24 години.

**** Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджені постановою КМУ від 18.02.2002 р. № 199.

У п. 2 Вимог № 199 наведено таке визначення зміни: «…це період роботи реєстратора від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту».

Виходить, що початок відліку тривалості зміни РРО починається з моменту реєстрації першої розрахункової операції після виконання попереднього Z-звіту.

На перший погляд здається, що оскільки з моменту роздрукування попереднього Z-звіту не минуло 24 годин, роздрукування наступного Z-звіту можна проводити не пізніше 6:00 наступного дня.

Але! Фіскали (і часто навіть суди їх у цьому підтримують) вважають, що відлік часу потрібно проводити від початку календарної доби, а не від часу реєстрації першої розрахункової операції. У категорії 109.10 ЗІР податківці розмістили консультацію, де сказано про те, що якщо підприємство працює цілодобово, то Z-звіт потрібно роздруковувати щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше за 24 годину цього дня.

Крім того, слід врахувати, що якщо роздрукування Z-звіту й оприбуткування готівки здійснюватимуться наступним днем — не буде дотримано правило про оприбуткування готівки в день її фактичного надходження на повну суму (п. 11 Положення № 148).

При цьому варто зазначити:

1) робити Z-звіт при передачі зміни від одного касира іншому необов’язково. Адже поняття зміни для цілей застосування законодавства про РРО і зміни при визначенні режиму роботи не є тотожними. Як ми вже говорили, зміна при застосуванні РРО є періодом роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Будь-яких застережень, що стосуються режиму роботи касира, для цілей визначення зміни щодо РРО немає;

2) законодавство не забороняє роздруковувати декілька Z-звітів протягом дня.