Робота над помилками, або Як і скільки можна «черкати» в лікарняному листі

Без помилок ніяк… А у випадку з лікарняним — особливо! І все тому, що перш ніж він «ляже на стіл» комісії із соціального страхування, цей документ повинен пройти через безліч рук. Так, спочатку його оформляють у лікувальній установі: лікар, потім, за необхідності, завідувач відділення, члени ЛКК, головний лікар, комісія МСЕК. Потім за місцем роботи «хворого» цей документ один за іншим заповнюють: табельник, спеціаліст кадрової служби, представник комісії із соцстрахування (уповноважений), бухгалтер. Людський чинник у цьому випадку виключити неможливо. Саме тому помилки в заповненні лікарняного листа, можна сказати, допускаються регулярно. І тут важливо не лише вчасно їх помітити і, безумовно, виправити, але й простежити за тим, щоб саме виправлення було зроблене правильно. Як саме має бути оформлене виправлення лікарняного? Усе залежить від того, де саме допущена помилка:

— на лицьовому боці, що заповнюється в закладі охорони здоров’я;

— або ж на зворотному боці, що заповнюється в роботодавця.

Подробиці — далі.

Якщо помилка на лицьовому боці лікарняного

Цю частину, як уже зазначалося, заповнюють працівники закладу охорони здоров’я.

Приписи з її заповнення містить Інструкція № 532*. У тому числі в ній є вказівки й щодо виправлення помилок.

* Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП і ФНВ від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.

Отже, право на помилку в медиків є (за деяким винятком). Її виправлення повинне проходити згідно з вимогами п. 4.5 Інструкції № 532. Виправляють помилки звичайним коректурним способом: помилковий текст закреслюють (однією рискою) і над ним пишуть правильний.

При цьому виправлення має бути підтверджене записом «виправленому «…» на «…» вірити» на полях лікарняного листа. Запис засвідчується підписом лікаря і печаткою закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності».

Якщо біля виправленого запису немає підпису лікаря або печатки, таке виправлення є недійсним і для його підтвердження потрібно знову звернутися в заклад охорони здоров’я, який видала листок непрацездатності.

Наведемо приклад. У лікарняному листі при виправленні помилки проставлений відбиток печатки лікаря замість печатки медустанови — «Для листків непрацездатності». Ваші дії: повернути лікарняний лист (через працівника) для належного оформлення до медичної установи.

Є ще одна важлива деталь: лікареві можна виправляти записи в будь-яких графах лицьової частини лікарняного листа, окрім (!) пп. 2 і 4 графи «Причина непрацездатності». Згідно з п. 3.3 Інструкції № 532 записи в таких пунктах виправленню не підлягають.

Працівник відмовився «йти» виправляти?

Реакція комісії із соцстрахування має бути такою:

1) прийняти рішення про відмову в призначенні оплати за таким лікарняним листом (оформити рішення протоколом — розділ ІІ протоколу) (пп. 2.2 і 3.1.1 Положення № 25**, ч. 3 ст. 30 Закону № 1105***);

** Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджене постановою правління ФСС з ТВП від 23.06.2008 р. № 25.

*** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV.

2) протягом 5 днів після винесення відповідного рішення повідомити працівника (письмово) про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причин відмови і порядку оскарження (ч. 1 ст. 32 Закону № 1105).

Підіб’ємо (проміжний) підсумок: якщо на лицьовому боці лікарняного листа міститься одне або два виправлення, вони зроблені правильно, належним чином засвідчені — такий лікарняний вважається дійсним і підлягає оплаті.

А що робити, якщо помилок більше ніж дві?

Такий документ приймати не можна, тому співробітникові доведеться здійснити ще один візит до медустанови за правильним лікарняним — дублікатом (лист ФСС з ТВП від 19.05.2016 р. № 5.1-31-768).

Поясніть працівникові, що в лікарняному листі допускається тільки два виправлення (на лицьовому боці бланка). Дайте йому сам лікарняний, довідку про те, що за цим лікарняним листом виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності не здійснювалася, і відправляйте в медустанову за дублікатом.

У верхньому куті листка непрацездатності — дубліката зазначається слово «дублікат», у графі «Звільнення від роботи» одним рядком записується весь період непрацездатності, підтверджується підписом і печаткою лікаря та голови лікарсько-консультаційної комісії (п. 12 Інструкції № 532).

Отримавши лікарняний лист-дублікат, комісія (уповноважений) із соціального страхування на його основі повинна прийняти рішення про призначення лікарняних (декретних) виплат.

Якщо помилка на зворотному боці лікарняного

Інструкція № 532 не містить приписів щодо заповнення зворотного боку бланка лікарняного листа. Відповідно, немає в ній і порядку виправлення помилок.

Але є роз’яснення фахівців ФСС про те, що «виправлятися» потрібно (див. лист ФСС з ТВП від 22.01.2015 р. № 5.2-32-133): «у разі виявлення страхувальником помилок при заповненні зворотного боку листка непрацездатності такі помилки підлягають виправленню відповідальними особами».

Тож допустивши погрішність при заповненні зворотного боку бланка, дійте за загальними правилами, передбаченими розд. 4 Положення № 88****.

**** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Ну і, врешті-решт, хто нам забороняє «підглядати» в метод виправлення помилок, прописаний для медиків — п. 4.5 Інструкції № 532 . Отже:

1. Помилки підлягають виправленню відповідальними особами, які їх допустили. Помилився кадровик — виправляє кадровик. Помилився член комісії із соцстрахування — виправляє він же.

2. Виправляють помилки коректурним способом: закреслюють неправильний текст так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху записують правильний. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Одночасно (на полях бланка) роблять запис про зроблене виправлення: «Виправленому «…» на «…» вірити». Запис засвідчується підписом відповідальної особи (яка допустила і виправляє помилку).

А якщо роботодавець помилково заповнив рядок, який заповненню не підлягає (наприклад, заповнили рядок «До роботи ставши з «…», а працівник продовжує хворіти — є відповідна відмітка на лицьовому боці бланка)? Тоді «відповідальному» за помилку на полях бланка потрібно зробити такий запис: «Рядок «…» вважати незаповненим» і підтвердити підписом.

А що з кількістю виправлень? Скільки їх допускається?

Якщо лікар на виправлення третьої помилки в лікарняному листі не має права, то для роботодавця все не так суворо .

Для його представників кількість виправлень на бланку лікарняного не обмежено. Обмеження — «не більше двох виправлень» — Інструкцією № 532 встановлено тільки для випадків заповнення лицьового боку бланка!

Доходимо висновку: коригувати «свою» частину бланка кожна відповідальна особа роботодавця не лише може, але й повинна, причому стільки разів, скільки потрібно, щоб усе було правильно.

На завершення зауважимо: строк виправлення помилок у листках непрацездатності ніким не встановлений. Але, звісно ж, краще подбати про це до того, як Фонд соціального страхування проведе виїзну перевірку і прийме за її результатами відповідне рішення.