Повернення й обмін товару: правила обліку

Підстави для повернення

Розпочнемо з того, що причини для повернення товару можуть бути найрізноманітнішими. Може повертатися як якісний товар, так і товар, до якого є претензії. Повернення може відбуватися за ініціативою як покупця, так і продавця.

Найчастіше повернення товару відбувається за ініціативою покупця. Тому детальніше розглянемо підстави для такого повернення.

В односторонньому порядку «просто так» узяти і повернути прийнятий товар продавцеві покупець не може. Так, згідно зі ст. 188 ГКУ зміна або розірвання господарських договорів в односторонньому порядку не допускаються, якщо (!) інше не передбачене законом або договором.

Водночас покупець має право повернути товар (незалежно від того, є відповідне застереження в договорі чи ні), якщо продавцем порушені договірні умови. Наприклад, товар виявився неякісним/некомплектним/на нього немає документів тощо (ст. 268, 270 ГКУ, ч. 2 ст. 666 ЦКУ, ч. 1 ст. 670 ЦКУ, ч. 2 ст. 672 ЦКУ, ч. 2 ст. 678 ЦКУ, ч. 2 ст. 684 ЦКУ).

Крім того, покупець може повернути товар, навіть якщо до самого товару немає претензій (тобто постачається товар належної якості згідно з умовами договору), якщо таке право покупця сторони самі закріпили в договорі (див. вище). Наприклад, договором може бути передбачене право повернення товару покупцем (на певних умовах), якщо він йому не сподобається, не має попиту в його покупців тощо.

Окремо варто звернути увагу на ситуацію з поверненням за належним чином виконаними договірними зобов’язаннями. Товар поставлений, прийнятий, оплачений, але потім покупець передумав, а продавець не заперечує проти такої «передумки».

Згідно зі ст. 653 ЦКУ сторони не мають права вимагати повернення того, що було виконане ними за зобов’язанням до моменту зміни або розірвання договору, якщо інше не передбачене договором або законом. Тому якщо в договорі не було застереження про можливість повернути товар після його постачання/приймання й оплати (підкреслимо — товар належної якості), то формально повернення товару потрібно розглядати як зворотний продаж, тобто сторонам потрібно укласти на цю операцію новий договір купівлі-продажу. Щоб цього уникнути, краще до моменту повернення товару внести відповідне застереження в договір.

Якщо ж застереження про можливість повернення товару після виконання сторонами зобов’язань у договорі є, то повернення товару розглядаємо як звичайне повернення.

Ну і якщо повернення оплаченого товару відбувається у зв’язку з невиконанням умов договору (наприклад, товар виявився неналежної якості) — то в цьому випадку не можна вважати зустрічні зобов’язання належним чином виконаними. Тому ст. 653 ЦКУ в цьому випадку не працюватиме — операцію повернення також розглядаємо як звичайне повернення (а не як нове постачання).

Крім того, ст. 652 ЦКУ закріплене право сторін розривати договір у зв’язку з істотними змінами обставин (не плутати з форс-мажором).

Варто зазначити, що ініціатором повернення товару може стати і продавець, якщо домовленості порушив сам покупець. Скажімо, прострочив плату за товар, право власності на який згідно з договором переходить по оплаті.

Свої особливості має й повернення гарантійного товару, але це тема для окремої статті.

Документальне оформлення

Повернення товару зазвичай оформляється накладною (типова форма М-11, затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193 (зазвичай з написом «Накладна на повернення»), ТТН (якщо потрібне її оформлення), актом приймання-передачі товару. Якщо товар забиратиме сам постачальник зі складу покупця, потрібна також довіреність на отримання ТМЦ.

Якщо повернення відбувається внаслідок претензій до самого товару (порушені умови договору), покупець направляє постачальникові претензію. Зазвичай, умови повернення / порядок його документального оформлення для цього випадку прописуються в окремому розділі договору. У випадку якщо подібних застережень у договорі немає, в такій ситуації порядок повернення визначається згідно з актами цивільного законодавства, зокрема Інструкцією № П-7*, ст. 688 ЦКУ (ср. ).

* Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за якістю, затверджена постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 25 квітня 1966 р. № П-7.

Облік повернень

Бухоблік. У бухобліку продавця повернення товару відображається з використанням субрахунку 704 «Вирахування з доходу» (тобто здійснюють проводку Дт 704 — Кт 361). У покупця — зворотним записом: Дт 631 — Кт 281.

Податок на прибуток. Усе за правилами бухобліку. Спеціальних податкових коригувань не передбачено.

ПДВ. Ситуація 1. Якщо відбувається повернення неоплаченого товару. На дату повернення товару покупцем (під цією датою слід розуміти дату відвантаження, зазначену покупцем у накладній) продавець складає розрахунок коригування (РК) (датою повернення) і направляє його на реєстрацію покупцеві (якщо покупець — платник ПДВ).

Нагадаємо, що (101.17 ЗІР):

— при повному поверненні товарів у гр. 2 РК слід зазначати причину коригування «Повернення товару або авансових платежів»;

— при частковому поверненні — використовуємо причину коригування «Зміна кількості». У цьому випадку на кожну кориговану позицію в РК заповнюють два рядки: (1) першим рядком «мінусують» усю кількість; (2) другим рядком (з новим наступним порядковим номером, якого не було в податковій накладній (ПН)) наводять правильну кількість — ту, яка в покупця залишилася**.

** Приклади можна подивитися в статті «Реєструємо РК: дубль №…» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 15).

При цьому пам’ятаємо, що продавець має право зменшити податкові зобов’язання тільки після реєстрації РК покупцем (п.п. 192.1.1 ПКУ). При цьому визначати період для відображення зменшення зобов’язань у декларації з ПДВ продавця слід з оглядкою на «своєчасність/несвоєчасність» реєстрації покупцем РК (листи ДФСУ від 22.01.2016 р. № 2052/7/99-99-19-03-02-17, від 12.03.2018 р. № 952/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Але будьте обережні! З 01.01.2018 р. для «зменшуючих» РК (на покупця — платника ПДВ) установлений новий строк реєстрації — 15 календарних днів, які відлічуються з дня отримання такого РК покупцем (п. 201.10 ПКУ). Проте СЕА під новий 15-денний строк поки що не переналаштовували. І «своєчасність» відображення «зменшуючого» РК податківці так і визначають за старими строками реєстрації: залежно від того, в якій (першій чи другій) половині місяця складені «зменшуючі» РК . Тому при реєстрації «зменшуючих» РК буде оптимальним укладатися і в нові, і в старі строки***. Тоді з періодом для відображення зменшення ПЗ у декларації питань не буде. Адже зменшити податкові зобов’язання продавець може тільки суворо (!) у відповідному періоді після реєстрації РК у ЄРПН — право переносити зменшення ПЗ на наступні періоди ПКУ не передбачене. У декларації з ПДВ такий РК показуємо в ряд. 7 зі знаком «-» і в таблиці 1 додатка Д1.

*** Детальніше про цей момент див. у статті «Строки реєстрації «зменшуючих» РК: що радять фіскали» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 24).

Ситуація 2. Якщо відбувається повернення оплаченого товару. Розглянемо випадок, коли товар повертають у зв’язку з порушенням умов договору або коли умови договору не порушені, але право повернення товару на визначених умовах передбачено договором.

На яку дату складати РК у разі повернення оплаченого товару? На перший погляд однозначно здається, що на дату повернення товару. Але ж у нас залишилася оплата за товар — тому виникає запитання: чи має право продавець на коригування податкових зобов’язань, якщо оплата за товар не повернена? Зараз у ЗІР (101.04) є консультація, в якій сказано, що якщо після постачання оплаченого товару відбувається його повернення і також підлягають поверненню грошові кошти, то продавець складає РК на дату повернення грошових коштів, орієнтуючись на дату завершальної події.

Але тут ще слизький момент уже для покупця. Адже від нього фіскали можуть вимагати зняти податковий кредит уже в періоді повернення товару продавцеві (а не за датою повернення оплати від продавця).

Тому щоб уникнути проблем, краще відразу (в тому ж періоді, в якому відбулося повернення товару) повертати гроші покупцеві або домовлятися про залік оплати в рахунок інших постачань.

Якщо покупець — неплатник ПДВ. Які нюанси слід урахувати — див. у статті «Коригування, якщо покупець/продавець був/став неплатником ПДВ» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 28.

Якщо хочемо взяти натомість інший товар

Ситуація 1. Повернений товар був неналежної якості, замість цього товару продавець постачає аналогічний товар належної якості (такого самого асортименту, найменування). У цьому випадку, якщо повернений «неналежний» товар уже:

1) був оплачений — то в бухобліку ми це відображаємо як повернення товарів нове постачання товарів. А ось для цілей ПДВ — РК на повернення не складається, оскільки перша подія (оплата) зберігається (у будь-якому разі продавцеві надійшла оплата за товар, під яку надалі просто вже відбувається постачання «оплаченого» такого самого товару належної якості);

2) не був оплачений — операцію із заміни товарів на інші якісні товари (відповідного асортименту) слід розглядати як дві послідовні операції: (1) повернення покупцем «невідповідних» товарів; (2) постачання підприємством-продавцем товарів відповідної якості. На дату повернення товару складається «зменшуючий» РК. На дату постачання товарів «належної» якості — нова податкова накладна.

Ситуація 2. Замість поверненого товару постачається товар іншої номенклатури. Тут інтерес становить: як проводитиметься коригування ПДВ у такому разі. Зараз податківці схиляються до такого варіанта (йдеться про ситуацію, коли раніше було відвантаження товарів): таку «номенклатурну заміну» розглядають як дві окремі операції (лист ДФСУ від 10.05.2016 р. № 10328/6/99-99-15-03-02-15, 101.04 ЗІР): (1) повернення старих товарів і (2) постачання товарів нової номенклатури. І вимагають у таких випадках складати:

1) «зменшуючий» РК — на дату повернення покупцем товару старої номенклатури;

2) нову ПН на товар нової (іншої) номенклатури. Причому таку нову ПН складають:

— на дату відвантаження нового товару, якщо відвантаження — перша подія, а оплата буде пізніше;

— на дату повернення товару не тієї номенклатури, якщо до цього мала місце оплата, а відвантаження нового товару — друга подія відбудеться пізніше.

Залік оплати

Розглянемо ситуацію, коли відбувається повернення оплаченого товару і сторони домовляються про залік грошей у рахунок майбутніх постачань або оплати за іншим договором. Тут також цікавлять особливості коригування ПДВ.

Залік у рахунок майбутніх постачань. У цій ситуації, як пояснюють податківці, буде дві окремі операції:

1) повернення товарів, під яке (!) на дату повернення (цю дату хочуть бачити податківці) слід скласти «зменшуючий» РК. Такий «зменшуючий» РК реєструє покупець;

2) нове постачання (гроші набувають статусу передоплати під нове постачання), під яке (!) на дату повернення товару необхідно виписати ПН.

Залік у рахунок іншого договору. Уявимо, що продавець отримав передоплату за товар (договір № 1), а далі сторони вирішили розірвати цей договір і зарахувати гроші в рахунок оплати товарів за іншим договором (договір № 2). У такому разі, передусім, оскільки договір № 1 розірвуть (постачання за ним так і не відбудеться), складену за договором № 1 «передоплатну» ПН потрібно обнулити. Тому на дату повернення товарів слід скласти «зменшуючий» РК.

А ось складати чи ні ще й нову ПН, залежить від того, поставлені товари за другим договором (договір № 2) чи ні:

— якщо товари уже поставлені, тоді на них за першою подією (відвантаженням) уже була складена ПН. Тому повторно складати за ними ПН (ще й «під» оплату) не потрібно;

— якщо товари ще не поставлені, то на дату підписання додаткової угоди передоплата за договором № 1 стає передоплатою за договором № 2. Тобто для договору № 2 настає перша подія. Тому на дату повернення колишнього товару, за договором № 2 (за передоплатою) потрібно скласти нову ПН. Адже це вже нове постачання і на нього потрібна окрема ПН.