Порядок оприбуткування готівки: готова «риба» для вас

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Що означає «оприбуткувати готівку»?

Уся готівка, що потрапляє в касу підприємства або його відокремленого підрозділу, має бути своєчасно оприбуткована (п.п. 2 п. 58 Положення № 148). Під оприбуткуванням готівки, що надійшла в касу, розуміють її облік у повній сумі в касовій книзі / книзі обліку доходів і витрат (п.п. 18 п. 3 Положення № 148).

Тобто для цілей оприбуткування готівки тепер призначені тільки дві форми книг обліку: 1) касова книга; 2) книга обліку доходів (і витрат).

Увага! З визначення терміна «оприбуткування готівки» виключена книга обліку розрахункових операцій (КОРО). Тому відтепер запис у КОРО, з точки зору оприбуткування готівки, нічого не означає (на відміну від правил, що діяли раніше).

Врахуйте! Готівку, що надходить у касу, прибуткують у день її отримання в повній сумі (п. 11 Положення № 148). На суму, що фактично надійшла в касу, виписують прибутковий касовий ордер (ПКО). А потім на його підставі касир здійснює запис у касовій книзі теж, до речі, у день надходження готівки (п. 40 Положення № 148).

Якщо підприємство використовує РРО або РК з КОРО (без застосування РРО), той же п. 11 Положення № 148 припускає можливість оприбуткування готівки в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій. Проте ця норма дисонує з п. 25 Положення № 148. Останній вимагає здійснювати приймання готівки в касу виключно за ПКО. До самого ж ПКО може бути доданий документ, на підставі якого він складений.

Тому доки НБУ не прояснить ситуацію із цього приводу, «бігти попереду паровоза» не радимо — приймання готівки в касу оформляйте ПКО і вже його дані вносьте в касову книгу.

Коли потрібна «відокремлена» касова книга?

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). До речі, зверніть увагу: у «касових» цілях відокремленими підрозділами є філії, представництва, відділення й інші структурні підрозділи, які наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи стосовно цього майна право оперативного використання або інше речове право, передбачене законодавством України (п.п. 2 п. 3 Положення № 148).

Так ось, відокремлені підрозділи касову книгу (п. 39 Положення № 148):

— повинні вести — якщо приймають готівку за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за ПКО, а також видають готівку на виплати, пов’язані з оплатою праці, на госппотреби та інші операції за видатковими касовими ордерами (ВКО) і видаткових відомостями (абзац третій);

— не ведуть — якщо проводять готівкові розрахунки через РРО або РК з КОРО, але не приймають і не видають готівку за касовими ордерами (абзац четвертий).

Виходить, у відокремленому підрозділі обов’язково має бути касова книга тільки в тому випадку, коли він приймає/видає готівку за касовими ордерами.

А як бути з оприбуткуванням готівки? Адже оприбуткування — це облік готівки в повній сумі саме в касовій книзі. А якщо її не заводити для відокремленого підрозділу, що тоді підтвердить факт оприбуткування?

На наш погляд, таке послаблення поширюється тільки на ті відокремлені підрозділи, які здають виручку виключно в касу головного підприємства, де і відбувається оприбуткування готівки в його касовій книзі.

Причому, схоже, такі відокремлені підрозділи зобов’язані тепер усю виручку до копійки вигребти з ящика РРО і здати головному підприємству, щоб вона вважалася оприбуткованою, навіть якщо не порушений ліміт.

Якщо ж відокремлений підрозділ здає виручку до банку або небанківської фінустанови, минувши головну касу, без «відокремленої» касової книги йому не обійтися. Інакше в нього не відбудеться оприбуткування готівки. Цей висновок виходить із системного прочитання п.п. 18 п. 3 і п. 11 Положення № 148.

Щоправда, податківці «видали на-гора» консультацію, де роз’яснюють: без оприбуткування в касі підприємства (!) відокремлені підрозділи мають право здавати готівкову виручку (1) безпосередньо в каси юридичних осіб або (2) банків, або (3) небанківських фінансових установ, які отримали відповідну ліцензію на переказ коштів у нацвалюті.

Тобто при такому ліберальному підході відокремлені підрозділи, які використовують РРО або РК і ведуть КОРО, можуть здати готівкову виручку до банку (самостійно або через інкасаторів), не прибуткуючи її в касі підприємства.

Яку саме касу мали на увазі контролери — головну чи відокремлену? Або ж одночасно і ту й іншу?

Трактувати тут можна по-різному. Так, якщо йдеться про касу головного підприємства, то в ситуації здачі отриманої відокремленим підрозділом виручки до банку (самостійно або через інкасаторів) усе логічно — готівка в такому разі проходить повз головну касу і відповідно без оприбуткування в ній. А ось якщо відокремлений підрозділ здає готівку безпосередньо в касу головного підприємства, то, зрозуміло, там її й оприбуткують. Якщо ж фіскали мали на увазі відокремлену касу, то, мабуть, вони ще не вникнули в «касові» зміни, що відбулися .

Так, якщо по-чесному, ця їх консультація «до болю» повторює скасовану, з тією лише відмінністю, що вона тепер посилається на норми нового «касового» Положення № 148 (ср. ). Загалом, без індивідуальної податкової консультації (ІПК) на свою адресу користуватися цією ліберальною думкою, вважаємо, ризиковано!

Повторимо! Якщо відокремлений підрозділ з РРО (РК) і КОРО не веде касової книги (як дозволяє п. 39 Положення № 148), то його готівкову виручку безпечніше здавати в касу головного підприємства і прибуткувати там.

Якщо ж відокремлений підрозділ з РРО (РК) і КОРО здає отриману виручку до банку (самостійно або через інкасаторів), то «відокремлену» касову книгу йому краще таки мати!

Імовірно, саме для подібного випадку НБУ і задумав здійснювати записи в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків / даних розрахункових квитанцій. А норма про те, що відокремленим підрозділам касова книга взагалі не потрібна, — просто атавізм, що перекочував зі старого «касового» положення.

Тому доки загадка не розгадана, «відокремлену» касову книгу, вважаємо, потрібно мати в будь-якому відокремленому підрозділі підприємства, який не здає готівку в головну касу, незалежно від того, застосовує він РРО (або РК з КОРО) чи ні.

Що включати в порядок оприбуткування готівки?

Як чинити, коли режим роботи відокремлених підрозділів з РРО (або РК і КОРО), які не ведуть касової книги, не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства (у тому числі у вихідні і святкові дні)? Наприклад, графік роботи бухгалтерії підприємства — 5 днів на тиждень з 8:00 до 16:30 (вихідні — субота і неділя), а режим роботи відокремленого підрозділу — щодня з 9:00 до 23:00 без вихідних.

У подібній ситуації п. 40 Положення № 148 пропонує внутрішнім документом визначити порядок взаємодії відокремлених підрозділів з бухгалтерією підприємства — юридичної особи, який забезпечить своєчасність оприбуткування готівки в касі. Очевидно, що тут ідеться про ті господарські одиниці, які здають готівку в головну касу.

Одночасно із цим п. 12 Положення № 148 зобов’язує підприємства затвердити окремий документ — порядок оприбуткування готівки в касі (як для себе самого, так і для своїх відокремлених підрозділів або ж єдиний «касовий» документ для всіх).

Такий порядок повинен відповідати вимогам Положення № 148 і не суперечити законодавству України. У ньому варто максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів:

— внутрішній трудовий розпорядок;

— режим роботи;

— графіки змінності;

— порядок і особливості здачі готівкової виручки до банку (див. п. 12 Положення № 148).

Строки розробки і затвердження свого порядку оприбуткування готівки Положення № 148 не визначає. Судячи з усього, тут потрібно діяти за принципом — чим швидше, тим краще.

Жодних штрафних наслідків відсутність власного порядку оприбуткування готівки не тягне. Проте в процесі перевірки касової дисципліни він напевно зіграє на руку підприємству при виникненні розбіжностей з контролерами (зокрема, щодо оформлення касових документів).

У внутрішньому порядку оприбуткування готівки в касі підприємства має сенс прописати:

— чи вестимуть касові книги відокремлені підрозділи;

— на підставі яких касових документів здійснюватиметься оприбуткування готівки;

— механізм взаємодії між бухгалтерією підприємства і відокремленими підрозділами, якщо їх режим роботи не збігається;

— порядок здачі готівкової виручки (підприємством до банків — самостійно, через інкасаторів чи за допомогою операторів поштового зв’язку, національних операторів або небанківських фінустанов; відокремленими підрозділами — безпосередньо в касу юрособи, до банку чи до небанківської фінустанови);

— строки здачі готівки відокремленими підрозділами в касу підприємства з урахуванням внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи, графіка змінності;

— строки здачі готівкової виручки до банку;

— посади осіб, відповідальних за здачу й оприбуткування готівки.

Шаблон порядку оприбуткування готівки в касі для підприємства роздрібної торгівлі — магазину (супермаркету), режим роботи якого не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії, наведемо далі. При цьому умовимося, що (1) бухгалтерія підприємства й об’єкт торгівлі знаходяться в одній будівлі, (2) розпорядок роботи директора магазину збігається з графіком роботи касира підприємства.