У «безвізове» закордонвідрядження і без авансу

На сьогодні обов’язок з видачі авансу перед вибуттям працівника у відрядження чітко передбачений тільки в Інструкції № 59*, яка для госпрозрахунківців носить, нагадаємо, рекомендаційний характер. Водночас, через різні трактування тієї ж ст. 121 КЗпП, невидача авансу госпрозрахунківцем також може обернутися для нього штрафами «за порушення законодавства про працю».

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Знову ж таки:

— не обов’язково «озброювати» працівника саме готівкою. Видача авансу можлива й у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток;

— вважаємо, що аванс може бути повністю виданий у гривні.

** Детальніше про валюту авансу можете прочитати в статті «Закордонвідрядження: аванс, добові» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 12).

Проте якщо через будь-які причини працівникові аванс на відрядження не видавався, він має повне право на компенсацію власних витрат, понесених у період перебування у відрядженні. На можливість поїздки працівника у відрядження за власні кошти з подальшим отриманням компенсації від роботодавця вказували і податківці.

Після повернення з відрядження, в яке працівник їздив за свої кровні, він у загальному порядку повинен надати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт (далі — Звіт***). До Звіту потрібно додати оригінали документів, що підтверджують понесені витрати.

*** Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (у редакції наказу від 10.03.2016 р. № 350).

Що стосується відміток у закордонному паспорті про перетин кордону, то в оновленому з 01.01.2017 р. п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ говориться, що сума добових визначається в разі відрядження:

— у межах України і в країни, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;

— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні).

Як бачимо, навіть при службових поїздках до «візових» країн відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-виручалочкою.

Що стосується відряджень до «безвізових» країн, то тут узагалі все просто . Жодні відмітки в закордонному паспорті про перетин кордону не потрібні. Для виплати закордондобових достатньо наказу про відрядження й інших первинних документів (квитки, рахунки, квитанції тощо).

Переходимо до обліку закордонвідрядженнєвих витрат. Оскільки ці витрати виражені в інвалюті, звернемося до «профільного» П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів».

Згідно з п. 5 згаданого П(С)БО під час первісного визнання витрат, понесених в інвалюті, їх відображають у гривнях за курсом НБУ на дату здійснення операції (дату визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів та витрат). Виходячи із цього, витрати, які підприємство повинне відшкодувати працівникові, у бухобліку відображають за курсом НБУ, що діє на дату затвердження Звіту.

Водночас витрати власних коштів в інвалюті, які поніс закордонвідряджений працівник, відшкодовують у гривнях за курсом НБУ на дату виплати коштів (п. 2.5 Правил № 200****).

**** Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200.

За ситуації, коли дата затвердження Звіту і дата погашення заборгованості перед працівником не збігаються, необхідно здійснити коригування суми заборгованості з урахуванням зміни курсу НБУ. Причому, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівникові належить у гривні. На наш погляд, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості зріс, різницю відображаємо проводкою: Дт 949 — Кт 372. У разі коли курс НБУ на дату погашення знизився, показуємо дохід: Дт 372 — Кт 719.

Окрема «пісня» з добовими витратами. Їх відображають у бухобліку так само, як і інші закордонвідрядженнєві витрати. Але для ПДФО-цілей підприємство вимушене перераховувати добові за кожен день закордонвідрядження. Винний у тому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, який установлює граничний неоподатковуваний розмір закордондобових на рівні 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день.

Давайте на прикладі подивимося, як відобразити в бухобліку витрати на закордонвідрядження і визначити, чи виник у працівника оподатковуваний дохід у зв’язку з виплатою закордондобових, за ситуації, коли аванс на відрядження не видавався.

У бухобліку вказані операції відображають таким чином:

Для ПДФО-цілей визначимо суму добових з розрахунку на один день за курсом НБУ на день затвердження Звіту (п. 5 П(С)БО 21):

€80 х 33,2334 грн./€ = 2658,67 грн.

Далі розрахуємо граничну суму добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і військовим збором.

Як видно з таблиці, гранична сума добових, не оподатковувана ПДФО і військовим збором, яка розрахована відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, більше суми добових, розрахованої на дату затвердження Звіту і зафіксованої в бухобліку. Тому дохід у працівника не виникає.

Коли б у працівника виник оподатковуваний дохід, то ПДФО і військовий збір із суми оподатковуваних добових потрібно було б утримати в день затвердження Звіту і перерахувати до бюджету в момент погашення заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше 30-го числа місяця, наступного за останнім днем місяця, в якому нарахований дохід (затверджений Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).