Головоломки з корпоративною карткою: шукаємо рішення

Готівкові обмеження й операції за корпоративною карткою

Конкретної відповіді на таке запитання зараз не надає ні НБУ, ні ДФСУ. Серед винятків, яких готівкові обмеження точно не стосуються, п. 8 розд. ІІ Положення № 148¹ називає:

¹ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148. Першому знайомству із цим документом присвячена стаття «Касові операції «по-новому»: пробіжка по змінах» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 3), у тому числі в ній ви могли ознайомитися зі змінами, що виявилися «косметичними», у частині готівкових обмежень.

1) розрахунки суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) використання готівки, виданої на відрядження.

Тобто формально на всі інші операції готівкові обмеження поширюються ².

² Детальніше про готівкові обмеження ще під час дії постанови Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 р. № 210 ви могли прочитати в статтях «Потрійне урізування, або Як НБУ «покроїв» готівкові обмеження» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 3) і «50 тисяч готівкою. Хто у справі?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 10).

Саме такої думки (хоча з нею складно погодитися) щодо нашої ситуації раніше дотримувалася й ДФСУ (роз’яснення в категорії 109.13 ЗІР, зараз відкликано у зв’язку з набранням чинності Положенням № 148, яке, до речі, істотно в цьому питанні нічого не змінило ).

З огляду на те, що всі необхідні повноваження (у частині як контролю — згідно з пп. 19¹.1.4 та 20.1.10 ПКУ, так і накладення штрафів — згідно з п. 234² КУпАП) у руках податківців, то, враховуючи «вектор» їх думок, має сенс бути обережним…

Підштовхують на таку думку і чималі розміри штрафів (від 1700 до 3400 грн. при першому порушенні і від 8500 до 17000 грн. — при повторному), наведені в ст. 163¹⁵ КУпАП.

Дата операції або дата списання з рахунку?

Вважаємо, що з кредиту субрахунку 313 (якщо під корпоративну картку відкритий окремий додатковий поточний рахунок) або 311 (якщо для обслуговування картки розширені можливості основного поточного рахунку) списувати кошти логічніше на ту дату, яка значиться у виписці банку, тобто коли банк провів їх списання.

Тобто не виключене виникнення ситуацій, коли корпоративною карткою співробітник розрахувався раніше, але кошти банк списав пізніше. У цьому випадку не бачимо жодних проблем у тому, що дата оприбуткування цінностей (Дт рахунку обліку запасів — Кт 631) і дата списання коштів з рахунку (Дт 372 — Кт 313 або 311) не збігатимуться.

Альтернативний варіант — відкриття окремого аналітичного рахунку до субрахунку 313 (наприклад, 3131). За дебетом такого рахунку відображають заблоковані суми, а за кредитом — списані. Наприклад, при його використанні можуть бути складені такі проводки:

Різні дати за картою «ключ до рахунку»: що з авансовим звітом?

У частині відмінності дати придбання товару і списання грошей з рахунку справедливе все те, що сказано вище. З поправкою на те, що карта «ключ до рахунку» — усе-таки не класична, а особлива корпоративна картка³.

³ Більше подробиць на цю тему ви могли дізнатися зі статті «Карта «ключ до рахунку»: КПК чи чекова книжка?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 11).

А ось дата складання авансового звіту — це вже зовсім інша історія . Підпункт 170.9.2 ПКУ зобов’язує подавати авансовий звіт⁴ до закінчення п’ятого банківського дня, що настає’ за днем, у якому платник податку: (а) завершує відрядження; (б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала кошти під звіт. У нашому випадку підходить другий варіант.

⁴ Форма якого затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 р. № 841.

При цьому головне вписатися в граничний строк, передбачений п.п. 170.9.2 ПКУ. Тобто звіт можна скласти протягом 5 роб. дн. з дати завершення цивільно-правової дії. Це може бути четвер або 5 банківських днів, що настають за ним.

Навпіл одна… корпоративна картка дісталася нам: як ділити витрати?

Описана ситуація вже давно не рідкість. З можливістю використання у відрядженні корпоративної картки одним співробітником на благо іншим колегам свого часу погоджувався й Мінфін (лист від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020). Тільки в ньому він розглядав оплату директором підприємства загальної вартості проживання в готелі працівників цього підприємства під час їх перебування разом з директором підприємства у відрядженні за кордоном.

Але загальні висновки того листа можуть порадувати і нас. Хоча б тому, що нічого протизаконного в оплаті витрат, що відносяться на кілька осіб, корпоративною карткою, виданою одній з них, Мінфін не вбачав. Отже, не повинно виникнути проблем і при оплаті добових таким чином.

Використаним може бути і ще один висновок листа: важливе значення має належне документальне оформлення витрат, понесених у відрядженні.

З іншого боку, добові є тим єдиним видом витрат на відрядження, які документального підтвердження не потребують.

Але в цьому випадку документ (наприклад, рахунок офіціанта) міг би згодитися для того, щоб по-чесному розподілити витрати на харчування.

Найбільш безпроблемний шлях — зарахувати оплачену в кафе суму в рахунок добових держателя корпоративної картки.

У такому разі співробітники самі зможуть домовитися про розподіл витрат на харчування. Адже якщо держатель корпоративної картки «кого жодного разу не годував, кому п’ятнадцять ложок дав» , то варіант порівну навряд чи підійде.

На майбутнє: якщо відправляєте у відрядження декількох співробітників, при цьому корпоративну картку надаєте лише одному з них, заздалегідь потурбуйтеся про правильний порядок відшкодування понесених ними витрат, у тому числі добових. Зауважте, пов’язані із цим моменти непогано було б прописати у внутрішньому документі, що регулює порядок службових відряджень на підприємстві.

⁵ Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Крім того, обов’язково проінструктуйте самих відряджених про те, які витрати можна оплачувати безготівковим платежем, а для яких краще спочатку зняти готівку з корпоративної картки.

Так, добові можуть бути витрачені працівниками на найрізноманітніші потреби: купівлю медпрепаратів, сигарет і навіть алкоголю. Щоб податківці зайвий раз не спокушалися побачити в цьому фінансування особистих потреб працівників (і, відповідно, віднести їх на оподатковуваний дохід відрядженого), не потрібно оплачувати їх безготівковим платежем за допомогою корпоративної картки. Попереднє зняття грошей з картки для покриття таких витрат позбавить вас від багатьох можливих неприємностей.