Індексація «з обтяжливими»: про неї забули, а працівник звільнений

Про те, що можна зробити за ситуації, коли на підприємстві ігнорували індексацію, ми писали в статті «Рятуємося від трудового штрафу: що робити, якщо не нараховували індексацію й не лише…» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15). Наші читачі уважно її вивчили і запитали: а що робити, якщо індексацію не нараховували працівникам, які вже звільнилися? Як виправити цей недолік? Чи є строк давності за забутою індексацією?

Що загрожує?

Нагадаємо (детальніше див., зокрема, у зазначеній вище статті), що є велика різниця між:

— «працівникові лише недоплатили певну суму індексації». Таке порушення слід кваліфікувати як порушення інших вимог трудового законодавства. Штраф — 1 мінзарплата;

— «працівникові не нарахували індексацію за якийсь місяць (місяці), у тому числі й тому, що неправильно визначили базовий місяць». У такому разі вже йдеться про незабезпечення дотримання міндержгарантії в оплаті праці. Штраф — 10 мінзарплат за кожного працівника без індексації.

А якщо до 2015 року

«Мегаштрафи» для роботодавців за порушення трудового законодавства «сидять» у ч. 2 ст. 265 КЗпП. Діє ця ч. 2 ст. 265 КЗпП з 01.01.2015 р. Звідси запитання: який період ненарахування індексації варто виправляти, чи потрібно чіпати період до 2015 року? Чи є строк давності за ненарахованою індексацією?

Держпраці в листі від 04.01.2017 р. № 57/4.1/4.1-ДП-17 зазначає, що штрафні санкції за ст. 265 КЗпП можуть бути застосовані за правопорушення, які здійснені після 31.12.2014 р., або правопорушення, що здійснені раніше, але є триваючими*.

* Детальніше про це ви можете прочитати в статті «Строк давності за «трудовими» штрафами: бути чи не бути?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 22).

Що стосується строків давності для їх накладення, то це питання є дискусійним. Держпраці виступає за те, що за ними строку давності немає взагалі. Мінсоцполітики говорить про те, що він становить 3 роки. Але оскільки перевіряє/штрафує Держпраці — то, очевидно, за основу доведеться прийняти її варіант: «строків давності немає».

Далі. Які правопорушення вважати триваючими? За роз’ясненнями Мін’юсту ( див. листи від 01.12.2003 р. № 22-34-1465 і від 17.07.2007 р. № 22-14-493), триваючими правопорушеннями є проступки, пов’язані з тривалим, безперервним невиконанням обов’язків, передбачених правовою нормою. Припиняються такі правопорушення або виконанням регламентованих обов’язків, або притягненням винної в невиконанні особи до відповідальності.

Звідси нескладно дійти висновку, що ненарахування індексації належить до триваючих правопорушень . Відповідно, навіть якщо індексацію не нарахували за місяці до 2015 року, «мегаштрафи» за таке порушення застосовувати можуть (якщо цю помилку не виправили до 2015 року). Той факт, що працівник звільнився, нічого не змінює.

При цьому не важливо, скільки часу минуло з моменту порушення. Як ми вже з’ясували, на думку Держпраці, строку давності для накладення штрафу немає.

Чи є сенс виправлятися

Отже, ми знаємо, що за ненарахування індексації нам загрожує важкий штраф 10 мінзарплат за кожного працівника. Виправляємося чи сподіваємося, що «якось воно буде»?

Держпраці вважає, що у випадку самостійного усунення роботодавцем порушення законодавства про працю до початку інспекційного відвідування цей факт буде врахований інспектором при прийнятті рішення про розгляд справи про накладення штрафних санкцій (див. лист від 07.05.2018 р. № 3571/4.1/4.1-ДП-11). Але ось що слід розуміти під «буде врахований», Держпраці не роз’яснює.

А що судова практика? З тексту постанови Верховного Суду від 12.04.2018 р. у справі № 816/2325/16** можна дійти висновку, що виправлення до початку перевірки рятує від штрафу за недотримання міндержгарантій в оплаті праці, встановленого абзацом четвертим ч. 2 ст. 265 КЗпП. Це випадок, що якраз цікавить нас, зі штрафом за ненарахування індексації.

** reyestr.court.gov.ua/Review/73355617.

Важливо! Нарахування своєчасно не нарахованих міндержгарантій повинно бути належним чином оформлено документально. Відповідні документи (бухгалтерські довідки, розрахункові та платіжні відомості, розрахункові листки тощо) повинні чітко вказувати на те, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період, у якій сумі, фактичний час виплати.

Але… правильний розрахунок забутих міндержгарантій, оформлення, нарахування і виплата їх до початку візиту інспектора праці ще не означають гарантованого уникнення штрафів у принципі . Так, від штрафу в 10 мінзарплат за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці ми позбавляємося, але інспектор праці може застосувати штраф за порушення строку їх виплати, а суд, у свою чергу, — його підтримати (див. постанову Шостого апеляційного адмінсуду від 19.12.2018 р. № 825/2422/18***).

*** reyestr.court.gov.ua/Review/78746167.

Хоча для роботодавця в цьому випадку це однозначно дешевше. Несвоєчасна виплата такої держгарантії обійдеться підприємству в 3 мінзарплати (якщо виплату затримали більш ніж на місяць, абзац третій ч. 2 ст. 265 КЗпП) або в 1 мінзарплату (якщо затримали менш ніж на один місяць, абзац восьмої ч. 2 ст. 265 КЗпП). Причому незалежно від кількості працівників, за якими були допущені такі порушення.

Не слід також забувати й про такий момент. Якщо суми, належні працівникові при звільненні, були виплачені, а сума індексації зарплати все-таки не була нарахована, працівник може звернутися до суду. І як показує судова практика, вимоги працівників про стягнення неоплаченої індексації охоче задовольняються. Ба більше, роботодавцеві доведеться ще й виплатити середній заробіток такому працівникові за затримку розрахунку при звільненні в порядку ст. 117 КЗпП.

Водночас і «запізніла» виплата «забутої» свого часу індексації може стати приводом для працівника звернутися до суду за стягненням середнього заробітку за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Але тут уже є граничний строк для звернення! Звернутися до суду із заявою про стягнення середнього заробітку за час розрахунку при звільненні працівник може в тримісячний строк з дня, коли звільнений працівник дізнався або повинен був дізнатися про те, що роботодавець, з вини якого відбулася затримка виплати всіх належних при звільненні сум (незалежно від тривалості затримки виплати), фактично з ним розрахувався.

Як виправитися

Якщо ви все-таки наважилися розрахувати, донарахувати і виплатити працівникам необхідні суми, враховуйте при цьому декілька моментів.

Суми індексації, нараховані за попередні місяці, з метою їх оподаткування обліковуємо в тому місяці, у якому вони були фактично нараховані в бухобліку. Так, наприклад, якщо ви в травні 2019 року донарахували індексацію за 2017 рік, то всю суму такої донарахованої індексації вважаєте виплатою травня 2019 року. Навіть якщо йдеться про звільнених працівників.

Враховуючи правило, наведене вище (тобто те, що донараховані суми індексації належать до того місяця, у якому вони нараховані), «заморочок» зі ставками ПДФО за старими періодами до 2016 року не буде. Ви ж пам’ятаєте, що до 01.01.2016 р. ставка ПДФО становила 15 (20) %? Тому якщо індексація нарахована звільненому працівникові за місяці, наприклад 2015 року, до них застосовують ставку ПДФО, що діяла в місяці нарахування виплат. Раз ми нараховуємо її в травні 2019 року, то ставка — 18 %.

Форма № 1ДФ. Якщо працівникові, у тому числі колишньому, нараховується (виплачується) дохід, то така інформація відображається у формі № 1ДФ. Відразу скажемо, подавати уточнюючу форму № 1ДФ за «старі періоди» в цьому випадку не потрібно.

Нараховану/виплачену суму індексації заробітної плати відображайте у формі № 1ДФ за той квартал (квартали), у якому була нарахована/виплачена сума індексації. При цьому в графі 5 розділу I форми № 1ДФ нараховану індексацію слід відобразити як інші доходи з ознакою доходу «127». Крім того, її сума разом з утриманим військовим збором має бути відображена у складі загальних сум розділу II форми № 1ДФ.

Зверніть увагу! Якщо працівник звільняється, то у формі № 1ДФ у графі 7 зазначають дату звільнення. Таку дату показують і в тому випадку, коли звільнення відбулося до початку звітного періоду, але працівник отримував доходи у звітному періоді (п. 3.7 Порядку № 4****). Тобто якщо ви нараховуєте дохід колишньому працівникові, то в поточній формі № 1ДФ відображайте і фактичну дату його звільнення, навіть якщо таке звільнення відбулося в попередніх звітних кварталах.

**** Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

ЄСВ. Суми індексації, нараховані та виплачені особам після їх звільнення, є базою нарахування ЄСВ. Детальніше див. статтю «Звіт з ЄСВ: якщо донарахували виплати» цього номера.

Як виплатити

Нам залишилося розібратися з тим, як виплатити нараховану індексацію звільненому працівникові.

По-перше, радимо надіслати на адресу колишнього працівника лист з повідомленням про вручення з проханням отримати донараховані суми індексації. Таким чином, ви обзаведетеся письмовим підтвердженням того факту, що ви шукали працівника і вжили всіх необхідних заходів, щоб виплатити належні йому суми. Далі потрібно обговорити з працівником шляхи виплати: перераховуємо на його картку або він приходить отримувати їх готівкою. Пам’ятайте: ст. 24 Закону про оплату праці передбачає, що виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на зазначений ними рахунок (адресу) тільки за особистою письмовою згодою працівника з обов’язковою оплатою цих послуг за рахунок роботодавця. Якщо немає змоги виплатити працівникові зазначені суми, єдиний вихід — їх депонувати.

Звертаємо увагу: усупереч поширеній думці, якщо зарплата працівника була депонована, про закінчення строку позовної давності не може бути й мови. Те, що працівник не отримав зарплату у встановлений строк, не позбавляє його права на отримання належної йому суми в інший час. Тому така заборгованість повинна обліковуватися підприємством до її повного погашення. Суми депонованої зарплати, не виплачені на початок року, переносять з реєстрів за попередній рік до реєстру депонованої заробітної плати поточного року.

У висновку зазначимо, що все, що ми сказали вище про нарахування «забутої» індексації звільненим працівникам, повною мірою можна поширити і, наприклад, на «забуту» компенсацію за невикористану відпустку (але ЄСВ при її нарахуванні не буде). Загроза штрафів, механізм виправлення і порядок виплати — усе те ж саме .