ЄСВ-звіт: відповідаємо на запитання, як заповнити і виправити

У цьому випадку працівник увесь місяць хворів. Оскільки на кінець місяця він продовжував хворіти і другий листок непрацездатності ще не був наданий, визначити загальну суму доходу за квітень на дату нарахування ЄСВ було неможливо. Тому у квітні ЄСВ слід було нарахувати на фактичну суму лікарняних, нарахованих працівникові за цей місяць, без урахування положень ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ*.

* Детально про сплату ЄСВ з мінзарплати ми розповідали в статті «Сплачуємо ЄСВ з МЗП у 2019-му» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 6).

Після того як працівник надасть другий лікарняний, для цілей порівняння з МЗП лікарняні потрібно буде розподілити між місяцями, за які вони нараховані. І якщо загальний дохід за квітень виявиться меншим за МЗП — донарахувати ЄСВ з МЗП.

Зверніть увагу: квітневу ЄСВ-різницю ми покажемо окремим рядком у таблиці 6 ЄСВ-звіту за той звітний період, у якому будуть нараховані лікарняні за другим листком непрацездатності. У цьому окремому рядку, серед іншого, зазначимо в графі 10 код типу нарахувань «13», у графі 11 — період, за який нараховано ЄСВ-різницю (04.2019), у графі 19 — суму різниці між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ, а в графі 21 — суму ЄСВ, нарахованого на ЄСВ-різницю за ставкою 22 %**.

** Див. також статтю «Лікарняний, принесений із запізненням: як у ЄСВ-звіті донарахувати ЄСВ з МЗП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).

Передусім, потрібно подати до ПФУ заяву з проханням провести перевірку періоду, у якому виявлено помилку (п. 2 постанови Правління ПФУ від 03.12.2013 р. № 25-2).

Важливо! Помилку, допущену в персональних даних працівника за місяці 2010 року, ви виправляєте за формою Звіту, що діяла у 2010 році, відповідно до Порядку № 26-1***.

*** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам ПФУ, затверджений постановою Правління ПФУ від 05.11.2009 р. № 26-1.

Як це зробити?

Складаєте таблицю 7 додатка 4 до Порядку № 26-1 з відміткою «скасовуюча» за березень 2010 року (п.п. 2.7.12 Порядку № 26-1). У ній повторюєте неправильні реквізити.

Потім формуєте таблицю 7 додатка 4 зі статусом «початкова» з правильними реквізитами за березень 2010 року.

Також складаєте супроводжуючий Перелік таблиць Звіту, зазначивши в реквізиті «Звіт за місяць» той місяць, у Звіті за який допущено помилку (у нашому випадку — березень 2010 року).

Сформований Звіт за березень 2010 року з виправленими персональними даними працівника подаємо до ПФУ****.

**** Вам також стане в пригоді стаття «Пенсійна і ЄСВ-звітність: виправляємо помилки в персональних даних» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 12).

Оскільки такі помилки можуть вплинути на правильність обчислення стажу працівника та розмір його пенсії, радимо їх виправляти.

Що стосується штрафів. На сьогодні пенсійники можуть накласти лише адмінштраф на посадових осіб підприємства і ФОП у розмірі від 510 до 680 грн. на підставі ч. 1 ст. 165¹ КпАП.

Але тут потрібно пам’ятати про строки. Оскільки рішення у справі приймає не суд, адмінстягнення може бути накладене не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше ніж через 2 місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП).

Чи можна вважати помилку в ідентифікаційному номері фізособи, допущену в пенсійному звіті (в термінах ч. 1 ст. 165¹ КпАП — подання недостовірних відомостей), триваючим правопорушенням? На наш погляд, ні. Недостовірні відомості вже подано, тобто правопорушення припинено. Відповідно, строк для притягнення винних посадових осіб до адмінвідповідальності вже давно минув .

У загальному випадку сумові помилки виправляють у ЄСВ-звіті за той місяць, у якому ці помилки було виявлено. Так, якщо в травні 2019 року ви виявили, що в березні 2019 року помилилися при нарахуванні ЄСВ на зарплату працівника з інвалідністю, виправляти таку помилку потрібно в ЄСВ-звіті за травень.

В окремому рядку таблиці 6 ЄСВ-звіту зазначаєте, зокрема: у графі 10 — код типу нарахувань «3»; у графі 11 — період (місяць і рік), за який зменшено суму ЄСВ (у цій ситуації — 03.2019); у графі 21 — надміру нараховану суму ЄСВ.

Оскільки базу нарахування ЄСВ ви не коригуєте, то рядки 17, 18, 19 таблиці 6 заповнювати не потрібно.

У таблиці 1 ЄСВ-звіту зайву суму ЄСВ, нарахованого за завищеною ставкою (22 %) на зарплату працівника з інвалідністю, відобразіть у рядку 5.1.4. Суть помилки (неправильне застосування ставки ЄСВ) зазначте в спеціальному рядку, що знаходиться під рядком 5.4.

Увага! Так вийде виправитися, якщо в березневій таблиці 6 цей працівник був зазначений:

— з кодом категорії ЗО в графі 9 таблиці 6 — «2»;

— з кодом категорії ЗО в графі 9 таблиці 6 — «1», але вам вдасться заздалегідь (до описаних вище виправлень) виправити «1» на «2» через подання «скасовуюча» + « початкова» таблиць 6.

Інакше, у таблиці 6 ЄСВ-звіту за травень вам доведеться зняти через код типу нарахувань «3» усі «неінвалідні» березневі нарахування і показати через код «2» «інвалідні» нарахування. Але оскільки в такому разі матиме місце «донарахування» зарплати (нехай і суто формальне), будуть застосовані штрафи .