Title: ЗАТВЕРДЖЕНО
Author: georgina
Last saved by: Бухгалтер 911
Company: *

Розділ I
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Номер статті

Види документів

Строк зберігання
документів

Примітка

| | в організа- ціях, у діяль-ності яких створюються документи НАФ | в організа- ціях, у діяль-ності яких не створюються документи НАФ |

1 | 2 | 3 | 4 | 5
6. РОБОТА З КАДРАМИ
6.1. Приймання, розподіл, переміщення та облік кадрів
1. | Документи (доповіді, огляди, звіти, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами | Пост. | 5 р. |
2. | Документи (заявки, відомості, листи) про потребу організації у робітничих кадрах, інже-нерно-технічних працівниках, службовцях, молодих спеціалістах | 3 р. | 3 р. |
3. | Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, допо-відні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ | 3 р. | 3 р. |
4. | Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу) | 75 р. ЕПК | 75 р. |

5.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держ-службовців, характеристики, листки з обліку кадрів)^1:

^1Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші докумен-ти другорядного зна-чення – 3 р. після зві-льнення 
^2Після звільнення

1. | а) керівників організацій; ві-домих політичних діячів; чле-нів творчих спілок; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання | Пост. | 75 р.^2 |
1. | б) осіб, які мають наукові ступені й вчені звання | 75 р.^2 ЕПК | 75 р.^2 |
1. | в) службовців, професіоналів, фахівців,    наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій | 75 р.^2 | 75 р.^2 |

6.

Особові справи аспірантів, студентів, учнів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стягнень, навчальні особові картки учнів, студен-тів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів:

^1Після ^звільнення
^2Відрахованих з 2–3 курсів – 15 р. 
^3Якщо навчанню на денному відділенні передувала трудова діяльність або служба в армії – 75 р. ^4Відрахованих з 1-го курсу – 5 р.
^5Після закінчення або вибуття

1. | а) аспірантів, студентів, учнів професійно-технічних училищ | 75 р.^1,2,3,4 | 75 р.^1,2,3,4 |
1. | б) учнів загальноосвітніх шкіл | 3 р.^5 | 3 р.^5 |

7.

Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 р.^1,2

75 р.^1,2

^1Після ^звільнення
^2Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), – 3 р.

8.

Особові справи (заяви, автобіографії, анкети, довідки з 
місця проживання і місця роботи, медичні довідки й інші документи) осіб, які вступали, але не були прийняті до навчальних закладів

1 р.^1,2

1 р.^1,2

^1Після вилучення особистих документів ^2Незатребувані доку-менти – 50 р.

9. | Виїзні справи (анкети, характеристики, автобіографії, довідки, копії особистих документів, копії наказів про відряд-ження) спеціалістів, відряджених за кордон: | | | ^1Після повернення з відрядження

1.

а) тих, що виїхали за кордон
 б) тих, що не виїхали за кордон

10 р.^1
5 р.

–
–

10.

Характеристики працівників, які не мають особових справ

Доки
не мине потреба

Доки
не мине потреба

11. | Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом) | 75 р.^1 | 75 р.^1 | ^1Після звільнення

12.

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії,
 заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 р.

1 р.

13. | Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за          вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них; стажові книги | 10 р.^1 | 10 р.^1 | ^1За відсутності наказів про встановлення над-бавок – 75 р.
14. | Документи (протоколи, подання, анкети, акти) про встановлення персональних окладів, надбавок, доплат | 10 р.^1 | 10 р.^1 | ^1За відсутності наказів про встановлення та зміну окладів –75 р.
15. | Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації | 75 р. | 75 р. |
16. | Переліки посад керівних працівників міністерств, інших організацій: | | |
1. | а) за місцем розроблення і      затвердження | Пост. | – |

1.

б) в інших організаціях

Доки
не мине потреба

Доки
не мине потреба

17. | Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на по-саду | 75 р. ЕПК | 75 р. |

18.

Документи (витяги з протоколів, списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обран-ня на посади

75 р.^1,2

75 р.^1,2

^1Зберігаються у складі особових справ
^2Осіб, що не пройшли за конкурсом, – 3 р.

19. | Довідки про наявність вакантних посад | 1 р. | 1 р. |

20.

Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчен-ня, свідоцтва, трудові книжки)

До
запитання, не затребувані – не менше 50 р.

До
запитання, не затребувані – не менше 50 р.

21.

Студентські та учнівські квитки, залікові книжки тих, які закінчили навчальні заклади

5 р.^1

5 р.^1

^1Після закінчення 
навчального закладу

22. | Копії довідок, виданих випускникам вищих і середніх спеціальних навчальних закладів, про право самостійного розподілу | 3 р. | 3 р. |
23. | Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них | 3 р. | 3 р. |
24. | Документи (плани, звіти, копії наказів, листи) про стажування | 5 р. | 5 р. |
25. | Посвідчення, повідомлення до них про прибуття на роботу молодих спеціалістів | 3 р. | 3 р. |
26. | Посвідчення про відрядження | 5 р.^1 | 5 р.^1 | ^1Щодо участі в лікві-дації наслідків техно-генних катастроф та аварій – 75 р.
27. | Документи (графіки, заяви, ві-домості) про надання та вико-ристання щорічних, творчих, соціальних відпусток та від-пусток без збереження заробіт-ної плати | 1 р. | 1 р. |

28.

Заяви про надання додаткових відпусток у зв'язку з навчан-ням

1 р.^1

1 р.^1

^1Після закінчення 
навчального закладу

29. | Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо | 3 р. | 3 р. |
30. | Листування про проходження державної служби | 5 р. ЕПК | 5 р. |
31. | Листування з питань підтверд-ження трудового стажу праців-ників | 5 р. ЕПК | 5 р. |
32. | Листування про приймання, розподіл, переміщення, облік кадрів | 5 р. ЕПК | 5 р. |
33. | Листування про встановлення та виплату персональних окладів, надбавок | 3 р. | 3 р. |
34. | Листування про резерв кадрів на висування за посадою, про заміщення вакантних посад і про оформлення оголошень про конкурси на ці посади | 3 р. | 3 р. |
35. | Листування про оформлення відряджень: | | | ^1Після повернення із-за кордону
1. | а) за кордон | 5 р.^1 | 5 р.^1 |
1. | б) в межах України | 3 р. | 3 р. |
36. | Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання у вищих та професійно-технічних навчальних закладах і виплату коштів молодим спеціалістам | 3 р. | 3 р. |
37. | Списки, картотеки, картки обліку: | | | ^1Після закінчення аспірантури ^2За відсутності нака-зів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ – 75 р. ^3За відсутності особових рахунків – 75 р. ^4Після звільнення
1. | а) керівних працівників | Пост. | 75 р. |
1. | б) інженерно-технічних працівників організації з вищою і середньою спеціальною освітою | 75 р. | 75 р. |
1. | в) наукових працівників | 75 р. | 75 р. |
1. | г) ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни, партизанського та підпільного руху; учасників бойових дій на території інших держав | Пост. | 75 р. |
1. | ґ) аспірантів | 5 р.^1 | – |
1. | д) тимчасових працівників | 75 р. | 75 р. |
1. | е) кандидатів на висування за посадою (резерв) | 5 р. | 5 р. |
1. | є) учнів, студентів навчальних закладів | 10 р.^2 | 10 р.^2 |

1.

ж) тих, що вступають до 
навчальних закладів

1 р.

1 р.

1. | з) тих, що екзаменуються, та учнів, які склали перевідні іспити | 3 р. | 3 р. |
1. | и) персонального розподілу аспірантів | 5 р. | – |
1. | і) персонального розподілу випускників вищих і середніх спеціальних навчальних закладів | 5 р. | 5 р. |
1. | ї) тих, що захистили дисертації й отримали наукові ступені й вчені звання | 75 р. | 75 р. |
1. | й) тих, що пройшли атестацію | 5 р. | 5 р. |
1. | к) тих, що одержують персональні оклади | 10 р.^3 | 10 р.^3 |
1. | л) військовозобов’язаних | 3 р.^4 | 3 р.^4 |
38. | Картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу) | 75 р. | 75 р. |
39. | Журнали обліку трудових до-говорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу) | 75 р. | 75 р. |
40. | Журнали обліку, алфавіти особових справ | 75 р. | 75 р. |
41. | Журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових) | 75 р. | 75 р. |
42. | Журнали обліку видачі: | | |
1. | а) трудових книжок і вкладок до них | 50 р. | 50 р. |
1. | б) студентських квитків, залікових книжок | 5 р. | 5 р. |
43. | Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів, атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчення навчальних закладів, інститутів, факультетів і курсів підвищення кваліфікації: | | |
1. | а) у навчальних закладах | 75 р. | 75 р. |
1. | б) в інститутах, на факультетах і курсах підвищення кваліфікації, в організаціях, при яких діють курси | 10 р. | 10 р. |
44. | Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження: | | |
1. | а) довготривалі в межах України та за кордон | 75 р. | 75 р. |
1. | б) короткострокові в межах України та за кордон | 5 р. | 5 р. |
45. | Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження | 5 р.^1 | 5 р.^1 | ^1Після закінчення журналу

46.

Книги обліку направлення та прибуття на роботу молодих спеціалістів

п

3 р.

3 р.

47. | Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату | 3 р. | 3 р. |