Title: ЗАТВЕРДЖЕНО
Author: georgina
Last saved by: Бухгалтер 911
Company: *

Розділ I
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Номер статті

Види документів

Строк зберігання
документів

Примітка

| | в організа- ціях, у діяль-ності яких створюються документи НАФ | в організа- ціях, у діяль-ності яких не створюються документи НАФ |

1 | 2 | 3 | 4 | 5
6. РОБОТА З КАДРАМИ
6.2. Підготовка кадрів, підвищення їх кваліфікації
1. | Кваліфікаційні вимоги: | | |
1. | а) за місцем розроблення і затвердження | Пост. | До ліквідації організації |
1. | б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими |
2. | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підготовку кадрів нових професій, спеціальностей, кваліфікацій, підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів | 5 р. ЕПК | 5 р. |
3. | Списки, відомості розподілу за профілем навчання слухачів курсів підвищення кваліфікації: | | |
1. | а) у системі служби зайнятості | 10 р. | – |
1. | б) в інших організаціях | 5 р. | 5 р. |
4. | Списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації | 5 р. | 5 р. |
5. | Документи (програми, навча-льні плани, доповіді, довідки) про професійне навчання | 5 р. | 5 р. |

6.

Паспорти навчального закладу

Пост.^1

1 р.^2

^1При надходженні до одного державного  архіву або архівного відділу міської ради від керівного органу і навчального закладу на зберігання приймаються документи від керівного органу
^2Після заміни новими

7. | Документи (концепції, програ-ми, доповіді, висновки) з про-філізації навчання: | | |
1. | а) за місцем розроблення | 5 р. ЕПК | – |
1. | б) в інших організаціях | 5 р. | 5 р. |
8. | Договори про навчання | 5 р.^1 | 5 р.^1 | ^1Після закінчення строку дії договору
9. | Документи (плани, довідки, обґрунтування, листи) про від-криття екстернатної форми навчання | 5 р. ЕПК | 5 р. |
10. | Протоколи, стенограми засідань комісій з набору учнів, студентів до навчальних закладів: | | | ^1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього

1.

а) тих, що прийняті до 
навчальних закладів

5 р.^1

5 р.^1

1.

б) тих, що не прийняті до 
навчальних закладів

1 р.

1 р.

11. | Протоколи індивідуальної   профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами: | | | ^1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього

1.

а) тих, що прийняті до 
навчальних закладів

5 р.^1

5 р.^1

1.

б) тих, що не прийняті до 
навчальних закладів

1 р.

1 р.

12. | Звіти про проведення вступних іспитів у навчальні заклади: | | |
1. | а) за місцем складення | 10 р. | 5 р. |
1. | б) в інших організаціях | 5 р. | – |
13. | Документи (доповідні записки, довідки, звіти, відомості) про хід приймання учнів, сту-дентів до навчальних закладів | 3 р. | 3 р. |
14. | Екзаменаційні листи: | | | ^1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
1. | а) абітурієнтів, що пройшли за конкурсом | 1 р.^1 | 1 р.^1 |
1. | б) абітурієнтів, що не пройшли за конкурсом | 1 р. | 1 р. |
15. | Екзаменаційні білети, питання до заліків | 1 р. | 1 р. |
16. | Копії повідомлень про допуск осіб, які вступають до навчальних закладів, до вступних іспитів, співбесід та інших вступ-них випробувань | 1 р. | 1 р. |
17. | Навчальні плани навчальних закладів, курсів: | | | ^1За місцем складення,  в інших організаціях – доки не мине потреба
1. | а) на весь період навчання | Пост.^1 | До заміни новими |
1. | б) річні | Пост.^1 | До заміни новими |
1. | в) семестрові, четвертні | 3 р. | 3 р. |
18. | Навчальні (робочі) програми із загальноосвітніх і спеціальних дисциплін, програми вступних іспитів, інших вступних випро-бувань у навчальні заклади: | | | ^1Після заміни новими
1. | а) за місцем розроблення і          затвердження | Пост. | – |
1. | б) в інших організаціях | 1 р.^1 | 1 р.^1 |
19. | Документи (проекти, відгуки, висновки) про розроблення навчальних (робочих) програм | 5 р. | 5 р. |
20. | Плани роботи факультетів, кафедр, відділень вищих навча-льних закладів: | | | ^1За відсутності річних – 5 р.
1. | а) річні | 5 р. | 5 р. |
1. | б) семестрові | 3 р.^1 | 3 р.^1 |
21. | Плани роботи навчальної частини, предметних і циклових комісій, виробничих майстерень, предметних кабінетів | 3 р. | 3 р. |
22. | Індивідуальні плани роботи викладачів | 3 р. | 3 р. |
23. | Звіти факультетів, кафедр, відділень вищих навчальних закладів про виконання навчальних планів: | | | ^1За відсутності річних – пост. ^2За відсутності річних – 5 р.
1. | а) річні | Пост. | 5 р. |
1. | б) семестрові | 3 р.^1 | 3 р.^2 |
24. | Звіти навчальної частини: | | | ^1За відсутності річних – пост. ^2За відсутності річних – 5 р.
1. | а) річні | Пост. | 5 р. |
1. | б) семестрові | 3 р.^1 | 3 р.^2 |
25. | Звіти про роботу викладачів | 5 р. | 5 р. |
26. | Протоколи засідань предметних і циклових комісій | 5 р. ЕПК ^1 | 5 р. | ^1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, – пост.

27.

Документи (доповіді, проекти, висновки, довідки) про розроб-лення методів викладання 
навчальних дисциплін, нових підходів до організації навчального процесу та змісту навчання

5 р. ЕПК^1

5 р.

^1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, – пост.

28. | Стенограми, конспекти лекцій викладачів | 10 р.^1 | 5 р. | ^1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, – пост.
29. | Списки рекомендованої навча-льної та іншої літератури, аудіовізуальних посібників | 1 р.^1 | 1 р.^1 | ^1Після заміни новими
30. | Екзаменаційні письмові роботи учнів, студентів | 1 р. | 1 р. |

31.

Курсові роботи учнів, студен-тів

3 р.^1,2

3 р.

^1Роботи, відзначені преміями на всеукра-їнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, – пост.
^2Роботи, виконані на творчих факультетах мистецьких вищих навчальних закладів, –15 р.

32. | Контрольні роботи учнів, сту-дентів: | | |
1. | а) річні | 3 р. | 3 р. |
1. | б) семестрові, четвертні | 1 р. | 1 р. |
33. | Письмові роботи студентів, що навчаються заочно, та рецензії на них | 1 р. | 1 р. |

34.

Дипломні проекти, дипломні роботи, відгуки (рецензії) на них

5 р.^1,2,3

5 р.

^1Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, та роботи, перспективні з точки зору впровадження у сфери національної економіки, – пост.
^2Роботи, виконані на творчих факультетах мистецьких вищих навчальних закладів, – 15 р.
^3Відгуки відомих осіб – пост.

35. | Протоколи засідань державних екзаменаційних комісій | 75 р.^1 | 75 р. | ^1На творчих факультетах – пост.
36. | Протоколи комісій із захисту дипломних проектів, дипломних та інших кваліфікаційних робіт | Пост. | 10 р. |
37. | Звіти державних екзаменаційних комісій і комісій із захисту дипломних проектів, дипломних та інших кваліфікаційних робіт | Пост. | 10 р. |

38.

Протоколи засідань семестрових екзаменаційних комісій

5 р.^1

5 р.^1

^1Після закінчення 
навчання

39. | Дозволи на перескладання іспитів та заліків, тематичне пе-рескладання | 5 р. | 5 р. |
40. | Відомості навчальних закладів про хід екзаменаційних сесій | 5 р. | 5 р. |

41.

Залікові й екзаменаційні відомості

5 р.^1

5 р.^1

^1Після закінчення 
навчального закладу

42. | Зведені відомості успішності | | | ^1Після закінчення
1. | а) особові | 25 р.^1 | 25 р.^1 | навчального закладу
1. | б) академічних груп, окремих спеціальностей | 5 р. | 5 р. |
43. | Щоденні відомості підсумків іспитів | 1 р. | 1 р. |

44.

Документи (програми, зразки тестових зошитів, схеми оці-нювання результатів тощо) про проведення незалежного 
зовнішнього оцінювання знань учнів:

1. | а) за місцем розроблення | Пост. | – |
1. | б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими |
45. | Протоколи засідань регламен-тних комісій регіональних цен-трів оцінювання якості освіти (РЦОЯО) | 5 р. | – |
46. | Бланки відповідей абітурієнтів | 1 р.^1 | – | ^1Зберігаються у РЦОЯО
47. | Заяви - реєстраційні картки осіб, які виявили бажання про-йти зовнішнє незалежне оці-нювання | 1 р.^1 | – | ^1Зберігаються у РЦОЯО
48. | Документи (акти, протоколи, карти спостереження) з пункту тестування | 1 р.^1 | – | ^1Зберігаються у РЦОЯО
49. | Апеляційні заяви та документи до них, подані на розгляд рег-ламентних комісій РЦОЯО | 1 р.^1 | – | ^1Зберігаються у РЦОЯО
50. | Річні графіки роботи факультетів вищих навчальних закладів і курсів підвищення кваліфікації | 3 р. | 3 р. |
51. | Розклади, плани, графіки проведення занять, заліків, іспитів, консультацій, захисту дипломних (інших кваліфікаційних) робіт | 1 р. | 1 р. |
52. | Документи (плани, звіти, відомості, довідки, листи) про організацію і проведення навча-льно-виробничих екскурсій | 1 р. | 1 р. |
53. | Документи (програми, прото-коли, рішення журі, комісій, листи) з організації та прове-дення виставок навчально-дослідних робіт, конкурсів, олімпіад з дисциплін чи фаху | 5 р. | 5 р. |
54. | Навчальні журнали курсів підвищення кваліфікації | 3 р.^1 | 3 р.^1 | ^1Після закінчення журналу
55. | Класні журнали, журнали відвідування занять учнями, сту-дентами | 5 р. | 5 р. |
56. | Відомості обліку відвідування занять учнями | 1 р. | 1 р. |
57. | Відомості й виправдальні документи про причини пропуску занять учнями | 1 р. | 1 р. |
58. | Положення про виробничу практику | До заміни новим | До заміни новим |
59. | Документи (заявки, плани, програми, списки, графіки, листи) про проведення виробничої (навчальної) практики | 1 р. | 1 р. |
60. | Звіти керівників про проход-ження виробничої (навчальної) практики учнями | 5 р. | 5 р. |
61. | Звіти учнів, студентів про виробничу (навчальну) практику | 3 р. | 3 р. |
62. | Списки баз виробничої (навча-льної) практики | До заміни новими | До заміни новими |
63. | Документи (доповідні й пояснювальні записки, довідки, листи) про виключення, поновлення, переведення учнів, сту-дентів із навчальних закладів, надання академічних відпусток | 10 р. | 10 р. |
64. | Документи (акти, доповідні записки, відомості, листи) про обладнання навчальних лабораторій, кабінетів, майстерень навчальних закладів, забезпечення навчальними програмами, навчальною і методичною літературою, навчальними аудіовізуальними посібниками | 3 р. | 3 р. |
65. | Протоколи, рішення комісій про призначення стипендій учням, студентам та документи до них (подання, заяви, довідки) | 5 р.^1 | 5 р. | ^1Документи щодо встановлення іменних стипендій, списки стипендіатів, які одержують іменні стипендії, – пост.
66. | Плани персонального розподілу випускників навчальних закладів | 5 р. | 5 р. |

67.

Протоколи засідань комісій з персонального розподілу ви-пускників навчальних закладів

5 р.^1

5 р.^1

^1Після закінчення 
навчального закладу

68. | Відомості про місця призначення на роботу випускників навчальних закладів | 3 р. | 3 р. |
69. | Документи (протоколи, заяви, подання, доповідні та поясню-вальні записки) зі студентсь-кого самоврядування | 3 р. | 3 р. |
70. | Документи (звіти, доповіді, огляди, довідки) про роботу аспірантури | Пост. | – |

71.

Протоколи засідань приймаль-ної комісії щодо зарахування в аспірантуру та екзаменаційних комісій

5 р.^1

–

^1Після закінчення      аспірантури або 
вибуття з неї

72. | Протоколи засідань комісій з приймання кандидатських іспитів | 50 р. | – |
73. | Довідки про виконання планів зарахування в аспірантуру | 3 р. | – |
74. | Списки наукових напрямів і проблем для вибору тем дисертаційних робіт: | | |
1. | а) за місцем складення | Пост. | – |

1.

б) в інших організаціях

Доки
не мине потреба

–

75. | Реферати, що подаються в аспірантуру при складанні вступних іспитів | 3 р. | – |
76. | Документи (програми, білети, списки питань) про підготовку і проведення вступних іспитів в аспірантуру з дисциплін | До заміни новими | – |

77.

Документи (заяви, витяги з протоколів, листи) про затвердження тем дисертаційних 
досліджень, наукових керівників, продовження строку перебування в аспірантурі, надання академічних відпусток

10 р.

–

78. | Документи (подання, протоколи, рішення комісій) про призначення аспірантам іменних стипендій | 5 р. | – |
79. | Списки стипендіатів, які одер-жують іменні стипендії | Пост. | – |
80. | Типові та індивідуальні прог-рами кандидатських іспитів з дисциплін, екзаменаційні біле-ти | До заміни новими | – |
81. | Індивідуальні програми складення кандидатських іспитів зі спеціальних дисциплін | 1 р.^1 | – | ^1Після складення іспитів
82. | Індивідуальні плани аспірантів | 75 р.^1 | – | ^1Зберігаються в особових справах аспірантів
83. | Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів | 5 р. ЕПК | 5 р. |
84. | Листування про розроблення паспортів навчального закладу | 5 р. | 5 р. |
85. | Листування про приймання і зарахування учнів, студентів до навчальних закладів | 3 р. | 3 р. |
86. | Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл, інших заходів щодо залучення учнів у навчальні заклади, заходів з профорієнтаційної роботи | 3 р. | 3 р. |
87. | Листування про організацію курсів і груп з підготовки осіб, які вступають до навчальних закладів | 3 р. | 3 р. |
88. | Листування про розроблення навчальних планів і програм, підготовку до видання навча-льних посібників і підручників | 5 р. | 5 р. |
89. | Листування про організацію і стан навчально-виховної і методичної роботи в навчальних закладах, заочного, вечірнього та дистанційного навчання | 3 р. | 3 р. |
90. | Листування про затвердження складу державних екзаменаційних комісій у навчальних закладах | 5 р. | 5 р. |
91. | Листування про проведення заліково-екзаменаційних сесій і допуск учнів, студентів до складання іспитів, заліків | 3 р. | 3 р. |

92.

Листування з учнями, студен-тами, що навчаються заочно, про строки і порядок складання іспитів, заліків, надсилання контрольних робіт, організацію консультацій, проходження виробничої практики та інших питань заочного навчання

1 р.^1

1 р.^1

^1Після закінчення 
навчального закладу

93. | Листування про розподіл молодих спеціалістів | 3 р. | 3 р. |
94. | Листування про підготовку наукових кадрів через аспірантуру | 3 р. | – |

95.

Журнали, картотеки (особові планово-звітні картки), відомості обліку годин (виконання педагогічного навантаження виховної, дослідницької роботи викладачів)

5 р.^1

5 р.^1

^1Відомості обліку
годин – 1 р.

96. | Журнали обліку перепідготовки працівників до інших професій | 3 р. | 3 р. |
97. | Журнали обліку лабораторних і практичних занять, контрольних робіт | 3 р. | 3 р. |

98.

Журнали реєстрації приймання документів від осіб, які вступають у навчальний заклад і на підготовчі курси

1 р.^1

1 р.^1

^1Після закінчення 
навчального закладу, підготовчих курсів

99. | Журнали реєстрації консультацій | 1 р. | 1 р. |