Про кадрові документи у роботодавців-фізосіб

Так. Трудовий договір має бути укладений у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Як зразок можна взяти форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Але ФОП може видозмінити форму трудового договору: прибрати неактуальні дані й додати необхідні пункти.

Так. Це вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП, згідно з якою «працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу».

Ні. Чинним законодавством про працю не передбачено обов’язковість фізичної особи-підприємця мати штатний розклад. (див. Лист звернення до Мінсоцполітики 05.05.2019р. і відповідь у Листі  Мінсоцполітики  від 21.05.2019р. № 34/0/23-19/133)

Так. За бажанням СЗО може складати штатний розклад. Але це – її право, а не обов'язок.

Ні. Згідно з абз. 3 пп. б) п.1 ст. 7 «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»: книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. 

Працівники ФОП зберігають трудові книжки в себе вдома, тому ФОПам не потрібно вести цю Книгу. (абз.1 п. 2.21-1. «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»).

Так. Трудові  книжки ведуться на всіх працівників, які працюють у ФОПа понад п'ять днів (абз.2 п. 1.1. «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»). 

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Відповідно  до укладених  з  працівниками письмових трудових договорів ФОПи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на  роботу та звільнення з  роботи (абз.2 п. 2.21-1. «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»).

За роз'ясненнями, викладеними в листі Мінпраці та соцполітики від 23.03.2006р. № ДЦ-12-1528/0/6-06 «Щодо можливості оформлення фізичними особами - роботодавцями трудових книжок найманим працівникам, які вперше працевлаштовуються»: ФОП не має права заводити трудову книжку для працівника, а підтвердженням його стажу буде письмовий трудовий договір із зазначенням періоду роботи. 

Таким чином, цим листом (!) для ФОПа-роботодавця в той період були створено викривлене поняття "працівник без трудової книжки", а саме – крім працівника, який працював у ФОПа-роботодавця за сумісництвом, і трудова книжка якого перебувала у роботодавця за основним місцем роботи, додалася категорія працівників:

• за основним місцем роботи, які вперше працевлаштовувалися до ФОПа, котрий не мав права заводити трудову книжку для такого працівника.

Своєю чергою, Мін'юст рекомендував Мінсоцполітики внести зміни до Інструкції № 58 (лист від 24.03.2006 р. № 21-5-172). Але й досі цього не сталося.

Замість того, щоб внести зміни до Інструкції № 58, Мінсоцполітики в 2015 році (через 9 років!), в листі № 492/06/186-15 від 03.12.2015 визначило, що «працівнику, який приступає до роботи вперше, трудова книжка має бути заведена, в тому числі, фізичною особою - підприємцем». 

Таким чином, із зазначених роз'яснень, до 03.12.2015 року ФОП не мав права заводити трудову книжку для працівника, який вперше працевлаштовувався; після цієї дати – має і право, і обов’язок.

Так. Відповідно до частини 2 статті 30 Закону України «Про оплату праці»: роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Ні. Наказ Держкомстату № 489 від 05.12.2008р., яким затверджена типова форма первинної облікової документації, зокрема форма № П-5 "Табель обліку використання робочого часу", з метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати, – на ФОПів-роботодавців не розповсюджується. 

Форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, можна застосовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників. 

Так. ФОП зобов'язаний вести облік робочого часу та може його вести за формою П-5, затвердженою Наказом Держкомстату № 489 від 05.12.2008р. Табель підтверджує, що ФОП веде облік:

– фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

– годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо;

– часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і неповажних (прогул) причин.

Ні. «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», які затверджені Наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015р., згідно з п.1, встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Отже – на СЗО ці Правила не розповсюджується. 

Ні. «Порядок обчислення середньої заробітної плати», який затверджений Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995 р., – на СЗО не розповсюджується. Про це прямо вказано в п. 2 Постанови. 

Так, дійсно. «Порядок обчислення середньої заробітної плати», який затверджений Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995 р., – на СЗО не розповсюджується. Про це прямо вказано в п. 2 Постанови. Але до внесення відповідних змін пропоную використовувати СЗО саме цей Порядок (бо іншого немає) для обчислення середньої заробітної плати при розрахунку відпускних працівникам.

Так, дійсно. «Порядок обчислення середньої заробітної плати», який затверджений Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995 р., – на СЗО не розповсюджується. Про це прямо вказано в п. 2 Постанови. Але до внесення відповідних змін пропоную використовувати СЗО саме цей Порядок для обчислення середньої заробітної плати при розрахунку працівникам сум компенсації за невикористану відпустку.

Ні. «Порядок обчислення середньої заробітної плати», який затверджений Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995 р., – на СЗО не розповсюджується. Про це прямо вказано в п. 2 Постанови. Пункт 10 цього Порядку розповсюджується на підприємства, установи, організації. СЗО до таких не належать.

Ні. «Порядок обчислення середньої заробітної плати», який затверджений Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995 р., – на СЗО не розповсюджується. Про це прямо вказано в п. 2 Постанови. Отже – не можуть застосовуватися штрафні санкції за незастосування норм цього Порядку, який не поширюється на СЗО.

Так. Відповідно до Закону України «Про державні соціальні стандарти та державні соціальні гарантії» від 05.10.2000 р. № 2017-III (далі — Закон № 2017) індексація грошових доходів населення є державною гарантією, яка встановлена з метою підтримання достатнього життєвого рівня громадян та купівельної спроможності їх грошових доходів в умовах зростання цін.

Статтею 19 Закону № 2017 передбачено, що державні соціальні гарантії є обов’язковими для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності. Відповідно до статті 33 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР у період між переглядом розміру мінімальної заробітної плати індивідуальна заробітна плата підлягає індексації згідно з чинним законодавством.

Правові, економічні та організаційні основи проведення індексації визначено Законом України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.91 р. № 1282-XII (далі — Закон № 1282). Індексація нараховується на частину грошового доходу громадянина, яка не перевищує прожитковий мінімум, установлений для різних соціальних і демографічних груп населення.

Статтею 15 Закону № 1282 передбачено, що за порушення законодавства про індексацію грошових доходів населення винні особи притягаються до відповідальності відповідно до закону. Правила обчислення індексу споживчих цін та сум індексації визначені Порядком проведення індексації грошових доходів населення, затвердженим постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078 (із змінами), який поширюється на підприємства, установи та організації незалежно від форми власності і господарювання, а також на фізичних осіб, що використовують працю найманих працівників. 

Так. В ч. 4 ст. 79 КЗпП зазначено, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. Згідно ст. 10 Закону України «Про відпустки» черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.

Так. Щорічна відпустка працівнику має надаватись згідно із затвердженим графіком відпусток і оплачуватися не пізніше ніж за три дні до її початку відповідно до статті 115 КЗпП та частини першої статті 21 Закону України «Про відпустки».

Відповідно до п. 2 ст. 7 «Конвенції про оплачувані відпустки» від 24.06.1970 р. № 132, ратифікованої Законом України від 29.05.2001 р. № 2481-III: відпускні виплачуються працівнику до відпустки, якщо інше не передбачене в угоді між працівником і роботодавцем. Тобто зазначеною нормою Конвенції допускається можливість виплати відпускних в інші строки, ніж визначені національним законодавством, але за умови наявності окремої угоди між працівником і роботодавцем.

Стаття 8-1 КЗпП, у свою чергу, містить таку норму: «якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлені інші правила, ніж ті, що їх містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди».

Це означає, що в разі надання працівнику відпустки у стислі строки (наприклад, у зв’язку з сімейними обставинами, станом здоров’я тощо) можна виплатити відпускні пізніше, ніж за три дні до початку відпустки, але за наявності угоди між ним і роботодавцем.

Таким чином, лише у виняткових випадках, у разі настання обставин, які зумовили використання працівником щорічної відпустки чи її частини у стислі терміни, коли неможливо оплатити відпустку у вищезазначені строки, в заяві працівник може висловити своє бажання про отримання відпускних в інший, ніж передбачений законодавством, строк, погоджений з роботодавцем. На заяві роботодавець зазначає свою згоду з такою виплатою у формі резолюції. У такій ситуації можна говорити про те, що сторони досягли згоди.

Ні. Чинне законодавство не містить норм, які встановлювали б обов’язок ведення такого журналу (книги) роботодавцями-ФОПами. Тому, ФОП може застосовувати або не застосовувати її на власний розсуд.

Чинне трудове законодавство вимагає серйозного спрощення, доопрацювання та дерегуляції, або й повного перезавантаження.
Автор висловив свою думку, яка може відрізнятися від думки контролюючих органів.
Застосовувати на практиці або не застосовувати поради автора — читач визначає самостійно.

Використана література:

Кадрові документи підприємця-роботодавця «Оплата праці» Березень, 2019/№ 6/1  Автор: Біляєва Олена

Кадрові документи ФОП: що потрібно / що ні  «Бухгалтер 911» Березень, 2019/№ 11  Автор: Біляєва Олена