Buhgalter911

Olia123 писав:Наш крупный поставщик хочет перейти на обмен расходными накладными в электронной форме. Я, конечно, понимаю, что я отстала от жизни, но он первый из контрагентов просит об электронном документообороте и у меня куча вопросов по этому поводу. Это сейчас распространено? Не возникало ли при таком документообороте проблем с налоговой при проверках?

Вот тоже актуальный вопрос для меня. Только сами рассматриваем переход на электронный документооборот, так как тяжело собрать наши экземпляры расходных с подписями покупателей. Как это все работает? Подскажите, как вы "боритесь"с клиентами которые не возвращают расходные накладные?

Mayusik писав:

Olia123 писав:Наш крупный поставщик хочет перейти на обмен расходными накладными в электронной форме. Я, конечно, понимаю, что я отстала от жизни, но он первый из контрагентов просит об электронном документообороте и у меня куча вопросов по этому поводу. Это сейчас распространено? Не возникало ли при таком документообороте проблем с налоговой при проверках?

Вот тоже актуальный вопрос для меня. Только сами рассматриваем переход на электронный документооборот, так как тяжело собрать наши экземпляры расходных с подписями покупателей. Как это все работает? Подскажите, как вы "боритесь"с клиентами которые не возвращают расходные накладные?

Согласно действующего законодательства документы в электронной форме имеют такую силу как и бумажные.

Документ в электронной форме это файл который отображает содержимое документа (например документы в формате pdf, doc, xls).
Для обмена с контрагентами Вы накладываете на документ(файл) ЭЦП, и отправляете ему. Если необходимо, то он подписывает его также и возвращает Вам.
Оригиналом ЭД будет являться именно этот файл с наложенными ЭЦП.

Для наложения ЭЦП обмена можно использовать и сервисы ЭДО их сейчас расплодилось много (платные по большей части), некоторые программы предоставляют возможность обмена (Медок, платный), Сонана(не знаю был бесплатный).

Сервисы ПАПКА24(сейчас как-то по другому называется, бесплатный), Приват24 для клиентов ПБ.

Но если у Вас документов немного, можете сами подписывать и отсылать просто эл. почтой.

Я, например, работаю по такой схеме:

Вид деятельности услуги ежемесячные на определенную сумму, с контрагентами заключены договоры на ежемесячное обслуживание, где указано, что будут высылаться СФ подписанные ЭЦП исполнителем, которые считаются первичным документом после оплаты(Лист Мінфина України № 31-11410-06-5/4339 від 16.02.2017 р.).
СФ формируюся в автомате по выписанным РН, и сохраняются в виде pdf файлов, затем на все накладывается ЭЦП, и по эл. почте отправляются контрагентам.

да в том то и дело, что документов очень много. Получается, расходные затягиваются с 1с так же как и налоговые? У клиента должен быть модуль с документооборотом, правильно?

Mayusik писав:да в том то и дело, что документов очень много. Получается, расходные затягиваются с 1с так же как и налоговые? У клиента должен быть модуль с документооборотом, правильно?

Никаких модулей у клиента не надо.
Но если документов много то конечно придется делать обработку для формирования файлов, подписания их, и отправки по е-майл.
Для РН(не актов) как я понимаю нужны только ваши подписи.

Подписать файл и проверить ЭЦП можно, например на сервисе
https://czo.gov.ua/verify
ну это если Ваш контрагент захочет посмотреть подписи, а также в том же Медке и Сонате.

Есть сервис Привата для проверки ЭЦП, он встраивается прямо в проводник.

А скажите, если пользоваться СОТА, можно тоже сделать документооборот? Не часто отправлять подписанные договора, счета, акты?

в электронной накладной - особа, що склала документ - ФИО кладовщика, а ЭЦП директора и печать. Это допустимо?

majetca писав:А скажите, если пользоваться СОТА, можно тоже сделать документооборот? Не часто отправлять подписанные договора, счета, акты?

Постоянно читая таки сообщения, пришел к выводу, что народ у нас не понимает что такое электронный документ(ЭД), почему-то все считают, что ЭД, это только то что создано в Медке(Соте), и пр.

Так вот ЭД Вы можете создать сами. Для этого Вам необходимо сохранить вашу печатную форму, отображающею ваш документ в Вашей учетной программе в файл.

Ну рассмотрим пример на основе 1С.
Вы формируете печатную форму документа, например это будет РасходнаяНакладная, далее выбрав соответствующий пункт меню, сохраняете табличный документ в удобоваримом формате(рекомендую формат pdf).

Это и будет Ваш ЭД.

Далее Вы его можете отправить контрагенту. Для избежания вопросов по действительности ЭД, Вам желательно наложить на него электронно-цифровую подпись(ЭЦП), в этом случае, Ваш документ, будет приравниваться бумажному, с подписями и печатью.

Ну, конечно, желательно заключить с контрагентом договор, о признании ЭД, но в принципе это не обязатедьно.

Подписать ЭД(сформированный Вами файл) можно, например на
https://czo.gov.ua/verify
или в Сонате.

Почему рекомендую формат файла pdf, потому что это единственный формат, который просматривается программой открытия файлов, остальные форматы выдают билеберду, после того как на них будет наложена ЭЦП.

Далее, подписанный ЭД, Вы можете совершенно бесплатно отправить Вашему контрагенту по электронной почте, или другим сервисом (Вайбер, Телеграм, Скайп), оригиналом Вашего ЭД будет Ваш файл.

Если требуется наложение ЭЦП от Вашего контрагента(например Акт Выполненных Работ), то он получив Ваш файл, накладывает на этот файл свои ЭЦП, и отправляет его Вам, в этом случае уже именно этот файл становится оригиналом ЭД.

Смею Вас заверить, что для организации БЕСПЛАТНОГО ЭДО, на данный момент есть все средства.
Тем более Кабмин недавно принял постановление о необязательности распечатки ЭД.

Ну, естественно, Вы должны сами организовать хранение файлов (ЭД), сейчас это можно сделать, например в облачных сервисах, ну там гуглдиск и прочее, на своих ЖД, на флешках, в общем там где Вы храните важную информацию.

Тоже стоит вопрос об эл.документах от поставщика. У нас и у них медок, в этом плане легче. А вот в каком виде при проверке подавать эти документы?

Oska1302 писав:Тоже стоит вопрос об эл.документах от поставщика. У нас и у них медок, в этом плане легче. А вот в каком виде при проверке подавать эти документы?

В распечатанном виде из Медка с ЭЦП.

АЛЮШКА писав:

Oska1302 писав:Тоже стоит вопрос об эл.документах от поставщика. У нас и у них медок, в этом плане легче. А вот в каком виде при проверке подавать эти документы?

В распечатанном виде из Медка с ЭЦП.

получила в медке, поставила свою ЭЦП и распечатала. Все верно?