Buhgalter911

Подскажите пожалуйста, если работник предоставил электронный билет без посадочных, нужно ли заказывать справку от перевозчика об осуществлении полета, чтобы не "сдирать" НДФЛ? или достаточно того, что человек за билет отчитывается, а значит он его использовал в командировочных целях?

centra писав:Подскажите пожалуйста, если работник предоставил электронный билет без посадочных, нужно ли заказывать справку от перевозчика об осуществлении полета, чтобы не "сдирать" НДФЛ? или достаточно того, что человек за билет отчитывается, а значит он его использовал в командировочных целях?

Право на расходы при потере посадочного талона электронного авиабилета

Оформление и отражение в учете расходов на обретение электронных билетов «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» рассматривал в статьях «Электронные билеты: оформление и отражение в учете» и «Снова об электронных билетах: право на валовые расходы и налоговый кредит». Но все течет, все меняется. Поводом для возвращения к этой теме послужил следующий вопрос читателя: «Можно ли включить в расходы оплату авиаперелета по безналичному расчету и сумму НДС в налоговый кредит, если после прибытия из командировки работник не возвращает посадочный талон электронного авиабилета, т. к. его потерял?

Как поступить, если работник самостоятельно приобрел электронный билет на самолет. Удерживается ли в указанном случае НДФЛ со стоимости билета при выплате компенсации за него работнику в момент предоставления авансового отчета?».

Согласно п. 7 раздела XI Правил № 216 посадочный талон выдается при регистрации пассажира. В нем указываются фамилия, имя, код IATA или код ICAO перевозчика, номер рейса, дата и время отправления, время завершения посадки в воздушное судно, номер выхода на посадку и номер посадочного места (при наличии) на борту воздушного судна.

Определения терминов «электронный билет», «электронный купон» и «распечатка маршрута» приведены в разделе II данных Правил. Напомним, что электронный билет - электронный документ, состоящий из распечатки маршрута (маршрут-квитанции), электронного купона и, в случае использования, документа для посадки.

В разделе I Методических рекомендациях № 37 указано, что электронное оформление перевозочных документов (Electronic Ticketing, ETKT) - это метод документирования продажи перевозок (электронный билет) и контроля перевозок, не требующий оформления бумажного бланка перевозочного документа. Вся информация о перевозке вносится в электронный файл билета и хранится в нем. При этом билет представляет собой документ, который имеет название «Пассажирский билет и багажная квитанция», в т. ч. электронный билет, выданный перевозчиком (его агентом), который содержит условия договора перевозки и уведомления вместе с полетными и пассажирским купонами.

Предприятие может оплатить билеты по безналичному расчету, перечислив необходимую сумму денежных средств со своего банковского счета. В этом случае расчетным документом будет платежное поручение.

Подотчетное лицо (командированный работник) может оплатить электронный билет наличными, выданными ему в подотчет на командировку, или корпоративной платежной карточкой (при условии перечисления аванса на нее). В случае отсутствия у предприятия такой карточки, аванс перечисляется на личную карточку работника.

Если работник для приобретения электронного билета израсходовал свои собственные деньги (наличные или с платежной карточки), предприятие при соответствующем документальном подтверждении сможет возместить ему понесенные расходы.

Документальное подтверждение расходов

Согласно ч. 2 пп. 140.1.7 НКУ расходы на командировку физлиц, состоящих в трудовых отношениях с предприятием, могут быть включены в состав расходов такого предприятия только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в т. ч. электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в т. ч. чартерным рейсам, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица, включая бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.

Минфин относительно электронных билетов на самолет в письме № 31-18030-07-21/12414 от 25.05.2010 г. разъяснял, что документами, подтверждающими право на возмещение расходов на приобретение электронного авиабилета, является следующий пакет документов:

оригинал расчетного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в
наличной или безналичной форме;
распечатка на бумаге маршрута электронного авиабилета и электронного купона с номером электронного билета;
оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.
Однако в рассматриваемой ситуации, которая связана именно с потерей командированным работником посадочного талона электронного авиабилета, нужно руководствоваться положениями раздела V Правил № 216, в п. 1 главы 1 которого указано следующее:

пассажирский билет и багажная квитанция являются подтверждением заключения договора о перевозке и отражают его условия. Отсутствие, ошибочность в оформлении или потеря билета и багажной квитанции не влияют на действительность договора перевозки.

Случаи, когда лицо не будет иметь права на перелет рейсом, а перевозчик или лицо, уполномоченное им, имеет право признать билет недействительным, установлены п. 4 главы 1 раздела V Правил № 216.

Поэтому в случае потери или порчи билета (его части) на основании норм п. 1 главы 2 раздела V Правил № 216 пассажир может обратиться к перевозчику с ходатайством о замене такого билета (его части) путем выдачи дубликата билета при условии подписания пассажиром соглашения о возмещении перевозчику убытков вплоть до стоимости оригинала билета, которые понес или может понести перевозчик в связи с использованием оригинала билета третьим лицом.

Перевозчик имеет право на взыскание с пассажира платы за услуги по оформлению дубликата билета, если потеря или порча не были предопределены нерадивостью перевозчика (его агента). В случае потери или порчи билета другого перевозчика дубликат билета оформляется только при наличии письменного согласия такого перевозчика.

Исходя из того что посадочный талон электронного авиабилета был утерян командированным работником после авиаперелета, перевозчик может ограничиться выдачей соответствующей копии или справки. Такие документы являются достаточным основанием для отнесения стоимости электронного авиабилета в состав расходов отчетного периода и возмещения их стоимости работнику, который их приобрел за счет аванса, выданного на его командировку.

Обоснование того, что заверенная надлежащим образом копия документа подтверждает ее соответствие оригиналу, см. в ответе на вопрос «Авансовый отчет с ксерокопиями квитанций на оплату услуг ГАИ».

Вопрос о включении сумм НДС в налоговый кредит может возникнуть только в случае приобретения электронных билетов для авиаперелетов в пределах Украины, поскольку поставка услуг по международным перевозкам пассажиров и багажа, в частности, авиатранспортом подлежит обложению по нулевой ставке на основании абз. «а» пп. 195.1.3 НКУ.

Документы, которые являются основанием для начисления сумм НДС, включаемых в налоговый кредит без получения налоговой накладной, перечислены в пп. «а» п. 201.11 НКУ. К таким документам отнесен и транспортный билет. При этом прямой нормы о праве включения сумм НДС, уплаченных при приобретении электронного авиабилета в состав налогового кредита, НКУ не содержит. И уж тем более не допускается включение в налоговый кредит сумм НДС, указанных в справках или копиях документов. Это связано с тем, что согласно п. 198.6 НКУ не относятся к налоговому кредиту суммы НДС, оплаченного (начисленного) в связи с приобретением товаров/услуг, не подтвержденные налоговыми накладными (или подтвержденные налоговыми накладными, оформленными с нарушением требований ст. 201 этого Кодекса) или не подтвержденные таможенными декларациями, другими документами, предусмотренными п. 201.11 данного Кодекса.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости электронного авиабилета при выплате компенсации за него работнику в момент предоставления авансового отчета следует руководствоваться положениями пп. 165.1.11 НКУ. В этом подпункте указано, что в общий месячный (налогооблагаемый) доход работника денежные средства, полученные на командировку или под отчет, рассчитанные согласно п. 170.9 раздела IV и раздела III НКУ, не включаются.

Автор: Юлия Каминская, аудитор

Посадочный талон не обязателен к предъявлению в случае командировки с использованием электронного авиабилета.

Дніпропетровський окружний адміністративний суд
ПОСТАНОВА
14 липня 2011 р. Справа № 2а/0470/5835/11

...
Щодо висновків відповідача про те, що АСТЗТ «Дніпроінмед»порушено п.3.1. «Положення про ведення касових операцій в національній валюті України», затвердженого постановою Правління НБУ №637 від 15.12.2004 року, у зв’язку із тим, що до авансових звітів надаються роздруківки маршруту, як документ, підтверджуючий витрати на придбання електронного авіаційного квитка та щодо висновків про те, що первинні документи (розрахункові документи), які фіксують факти витрачання коштів на придбання електронних квитків і можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку, та документи, які б засвідчували б факти проїзду ОСОБА_7, а саме оригінал відривної частини посадкового талону –не надані, суд зазначає наступне.

Відповідно до п.3.1. «Положення про ведення касових операцій в національній валюті України»затвердженого постановою Правління НБУ №637 від 15.12.2004 року зазначено: 3.1. Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням спеціальних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Відповідно до ст.60 Повітряного кодексу України «Документами на перевезення є: …квиток - при перевезенні пасажира;… Форми документів на перевезення та правила їх застосування встановлюються органом державного регулювання діяльності авіації України…».

Згідно з вимогами чинного законодавства первинні документи в електронному вигляді створюються відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та Закону України "Про електронний цифровий підпис". Відповідно до ст.8 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Відповідно до Наказу Державної авіаційної адміністрації Міністерства транспорту та зв'язку України від 20 січня 2009 року N 37 (що є органом державного регулювання діяльності авіації України) «Про впровадження електронних перевізних документів»Електронний пасажирський квиток та багажна квитанція являє собою документ, який використовується для підтвердження договору перевезення пасажира та багажу, в якому інформація про повітряне перевезення пасажира та багажу представлена в електронній формі, та проведення розрахунків по цьому договору. Електронний квиток використовується таким самим чином, що і квиток, оформлений на паперовому бланку. Різниця полягає лише у тому, що замість отримання даних шляхом обробки паперових документів вся інформація, яка має відношення до перевезення пасажира (маршрут, тариф, клас обслуговування, сплачена сума, збори і т. п.), міститься у файлі електронного квитка, який знаходиться у базі даних відповідального перевізника.

Відповідно до п. 4 ст. 9 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», при продажу проїзних і перевізних документів із застосуванням бланків суворого обліку на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю, а також при продажу білетів державних лотерей через електронну систему прийняття ставок, що контролюється у режимі реального часу Державним казначейством України, та квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів.

Відповідно до п.2.6. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №637, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13.01.2005р. за № 40/10320 «Підприємствам, яким Законом України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО та РК, і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (продаж проїзних і перевізних документів; білетів державних лотерей; квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів тощо), дозволяється оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у відповідній книзі обліку.».

Відповідно до ст.2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Відповідно до розділу ІІ Постанови Кабінету Міністрів України «Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку»від 19 квітня 1993 р. N 283 проїзні документи (квитки на проїзд повітряному транспорті) віднесено до бланків документів суворого обліку.

За таких обставин оскільки електронний пасажирський квиток за своїми правовими наслідками відповідає квитку, що оформлюється на паперовому бланку, електронний пасажирський квиток можна віднести до бланків документів суворого обліку, який належним чином підтверджує: факт укладення договору перевезення, факт придбання електронного квитка та факт оплати такого електронного квитка, тому електронний квиток є розрахунковим проїзним документом суворого обліку на авіаційному транспорті. Зазначена правова позиція також підтверджується листами Міністерства фінансів України від 23.05.2008 року №32000-08/703, та від 15.07.2008 року №31-18030-07-16/27155, та листом Державної податкової адміністрації України від 02.10.2009 року №9903/6/237015/931, та листом ЗАТ «Київське агентство повітряних сполучень «Кий Авіа»від 22.04.2011 року №2-1-223.

Також, в судовому засіданні встановлено, що за результатами розгляду запиту позивача, ЗАТ АТ «Київське агентство повітряних сполучень «КИЙ АВІА»своїм листом від 22.04.2011 року №2-1-223 підтвердило факт придбання електронних авіаквитків та надходження за ними грошових коштів у вигляді готівки (за білетами зазначеними ДПІ у Акті), а також те, що з приводу повернення грошових коштів за цими авіаквитками ніхто не звертався. Засвідчену копію зазначеного листа було надано до відома суб’єкту владних повноважень до прийняття ним оскаржуваного рішення, однак він, не був взятий до уваги при ухваленні оскаржуваного рішення.

За таких обставин висновок відповідача про порушення АСТЗТ «Дніпроінмед»п.3.1. «Положення про ведення касових операцій в національній валюті України»затвердженого постановою Правління НБУ №637 від 15.12.2004 року де зазначено: 3.1. Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням спеціальних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів. –не відповідає положенням чинного законодавства, і суперечить встановленим п.3-6, 8 ч.3 ст.2 КАС України вимогам щодо встановленого для суб’єкта владних повноважень обов’язку приймати рішення обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії), безсторонньо (неупереджено), добросовісно, розсудливо, та пропорційно, зокрема з дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія).

Крім цього, суд звертає увагу на те, що у відповідності до розділу 9 Наказу Державної авіаційної адміністрації Міністерства транспорту та зв'язку України від 20 січня 2009 року N 37 «Прохід на посадку»посадкові квитки не віднесені чинним законодавством до первинних документів, що підтверджують факт відрядження працівника, та не є обов’язковими. Оригінал відривної частини посадкового талону не визначений обов’язковим документом і Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон»від 13 березня 1998 року N 59. Зазначений висновок підтверджується також тим, що при перевірці суб’єктом владних повноважень питання, пов’язаного із складанням авансового звіту на підставі електронних авіабілетів в Акті та оскаржуваному рішенні суб’єктом владних повноважень, зазначено лише про порушення п.3.1. «Положення про ведення касових операцій в національній валюті України»затвердженого постановою Правління НБУ №637 від 15.12.2004 року, де зазначено: 3.1. Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням спеціальних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів. Тобто відповідачем не зазначено порушення АСТЗТ «Дніпроінмед»жодної норми матеріального права щодо неправильності відображення у бухгалтерському обліку витрат на відрядження за умови ненадання підзвітною особою до авансових звітів посадкових квитків.

За таких обставин у АСТЗТ «Дніпроінмед»не було правових підстав для спонукання підзвітної особи до надання посадкових квитків до авансового звіту про відрядження, адже відповідно до ч.1 ст.13 Цивільного кодексу України «Цивільні права особа здійснює у межах, наданих їй договором або актами цивільного законодавства.», а відповідно до ч.2 ст.14 Цивільного кодексу України «Особа не може бути примушена до дій, вчинення яких не є обов'язковим для неї.»