Helen-gold писав:На зарплатную картку сотрудника можно перечислить аванс в гривне.
У меня вопрос по учету.
Перечислили гривну Дт 333 Кт 31 2200,00 (100 долларов по курсу 22,00)
Дт 3722 Кт 333 100,00 долларов
Отчет Дт 92 Кт 3722 100,00 долларов
Так ли?
Аванс на відрядження виданий в одній валюті, а витрачений — в іншій: як відзвітувати
РЕДАКЦІЯ ДОКУМЕНТУ: 29 ЛИСТОПАДА 2013 26 СЕРПНЯ 2015
Share on facebookShare on twitterShare on linkedinShare on pinterest_shareShare on vkShare on google_plusone_share
Газета № 157 / 2015
Останні надходження
Новини 8 Нормативні документи 5 Аналітичні матеріали 3 Довідники Роз'яснення держорганів
Працівник отримав із каси підприємства аванс на закордонне відрядження в доларах, а у відрядженні в Ізраїлі розрахувався шекелями. Як зазначати суми в авансовому звіті? Який курс брати, щоб показати такі витрати в бухобліку?
В авансовому звіті суми потрібно вказувати у валюті, у якій було здійснено витрати. Пояснімо.
Обов’язок підприємства видати відрядженому працівнику аванс визначено п. 5 р. І та п. 5 р. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція про відрядження). Такий аванс видається в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 р. ІІІ Інструкції про відрядження). Про це зазначили й фахівці Міндоходів у листі від 30.09.2013 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18. Хоча, зважаючи, що дія Інструкції про відрядження поширюється на органи державної влади, підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, госпрозрахункові підприємства валюту авансу на закордонне відрядження мають самостійно визначити внутрішнім документом (наприклад, у Положенні про відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження).
Зверніть увагу!
Мінфін у листі від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181 зазначив, що працівник, який їде в закордонне відрядження, повинен бути забезпеченим авансом відповідно до кошторису витрат: у гривнях — для здійснення витрат під час проїзду по території України, в інвалюті — для здійснення необхідних витрат за кордоном.
У якій валюті вказувати суми в авансовому звіті? Оскільки в описаній ситуації розрахунки в Ізраїлі проводилися в шекелях (про що свідчать чеки, квитанції й інші розрахункові документи), то й суми в авансовому звіті повинні вказуватися в такій валюті.
Так, у бухобліку операції в інвалюті відображаються у валюті розрахунків і платежів за кожною інвалютою окремо (ч. 3 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV). Наголошує на цьому й Міндоходів у листі від 30.09.2013 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18.
Водночас варто врахувати один важливий нюанс. По закінченні відрядження разом з іншими підтвердними документами працівник може подати документ, який підтверджує обмін валюти (долари на шекелі) для здійснення розрахунків в Ізраїлі. Так, у цьому документі вказується курс валют, за яким такий обмін здійснювався. А тому виникає логічне запитання: за яким курсом відображати операцію в обліку: за курсом, зазначеним у документі про обмін валюти, чи за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту?
Для бюджетних установ (організацій) цей момент чітко прописаний в Інструкції про відрядження. У ній визначено: за відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження (у нашому випадку — долари США на шекелі) перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи із крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом НБУ на день затвердження авансового звіту (абз. 2 п. 19 р. ІІІ Інструкції про відрядження). А якщо такий документ є, відображати обміняну суму все ж доведеться за курсом валюти, зазначеним у цьому документі.
Аналогічний порядок можна використати й для госпрозрахункових підприємств. Тобто якщо працівник в Ізраїлі обміняв долари на шекелі, то перерахунок таких грошових коштів доречно буде провести за курсом на дату обміну, указаним у документі, що підтверджує такий обмін. А якщо ж такого документа немає, то — за крос-курсом на день затвердження авансового звіту. Однак порядок перерахунку однієї валюти в іншу краще теж зафіксувати в розділі положення про відрядження підприємства, присвяченому закордонним відрядженням.
Важливо!
Обміняти долари на шекелі відряджений працівник може лише за межами митної території України. На території України він цього зробити не має права. Адже коли працівник звітує про придбання на території України іншої інвалюти для розрахунків у відрядженні, аніж йому видали на відрядження, і надає документ, що підтверджує обмін валюти (долари на шекелі — як у ситуації, що розглядається), це, по суті, означає, що таку інвалюту працівник придбав для підприємства. А, як відомо, підприємство може придбавати інвалюту на території України винятково через банки та фінансові установи, а не в обмінних пунктах. Такий висновок випливає зі ст. 6 Декрету КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.1993 р. № 15-93 й Інструкції про порядок організації та здійснення валютно-обмінних операцій на території України, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.12.2002 р. № 502. Підтверджує це й НБУ в листі від 16.08.2004 р. № 46-009/285-8297.
Водночас чинне законодавство НЕ забороняє працівнику проводити обмін однієї валюти на інше ЗА межами митної території України.
Тому витрати в бухобліку потрібно фіксувати саме за курсом (крос-курсом) НБУ на дату затвердження авансового звіту. На користь цього говорить і той факт, що підприємство в обліку фіксує, по суті, лише 2 операції: виникнення дебіторської заборгованості за дебетом субрахунку 372 (видача авансу на відрядження) та погашення такої заборгованості за кредитом субрахунку 372 (затвердження авансового звіту).
Отже, на рахунках бухобліку такі операції відображатимуться вже після перерахунку в гривні за відповідним курсом залежно від того, які остаточні розрахунки підприємство має провести з відрядженим працівником.
Механізм використання крос-курсу полягає ось у чому. Так, припустімо, працівник, якому видали аванс у доларах США, здійснив у відрядженні витрати в ізраїльських шекелях. Для відображення цієї операції на рахунках бухобліку потрібно визначити гривневий еквівалент витрат. Для цього й потрібен крос-курс однієї іноземної валюти до іншої. Гривневий еквівалент витрат визначатимемо за формулою:
Сума витрат у грн
=
Сума витрат у шекелях
×
Крос-курс долара США до шекеля
(на дату затвердження авансового звіту)
×
Курс НБУ грн/дол. США
(на дату затвердження авансового звіту)
Розглянемо на прикладі ситуацію, коли працівник обміняв одну валюту на іншу в закордонному відрядженні:
Приклад
Підприємство 05.08.2015 р. видало працівнику 1920 дол. США як аванс на закордонне відрядження (до Ізраїлю). Курс НБУ станом на 05.08.2015 р. — 21,98 грн/1 дол. США (курс — умовний). 21.08.2015 р. працівник подав до бухгалтерії авансовий звіт, на зворотньому боці якого зазначив:
витрати на проїзд до Ізраїлю — 416 дол. США (витрати підтверджені транспортними квитками);
вартість проживання в готелі за 14 діб — 3515 шекелів (підтверджує рахунок із готелю);
вартість проїзду в Ізраїлі — 85 шекелів (надано квитки, використані для проїзду в міському транспорті Ізраїлю);
інші витрати, безпосередньо пов’язані з відрядженням, — 1230 шекелів, що підтверджують відповідні первинні документи;
добові за 14 діб у розмірі 30 дол. США за добу, загальна сума — 420 дол. США.
Курс НБУ на дату затвердження авансового звіту (21.08.2015 р.) — 22,06 грн/1 дол. США.
Документи про обмін в Ізраїлі доларів на шекелі відряджений працівник не надав.
Крос-курс ізраїльського шекеля до долара США станом на 21.08.2013 р. — 3,86 шекеля за 1 дол. США (або 0,26 дол. США за 1 шекель) (умовно).
Оскільки за авансовим звітом фактичні витрати у відрядженні перевищили суму виданого інвалютного авансу, працівнику компенсували перевитрату у відрядженні 25.08.2015 р. Курс валют НБУ станом на 25.08.2015 р. умовно дорівнює 22,42 грн/1 дол. США.
Розглянемо бухгалтерський і податковий облік у таблиці.
Таблиця
Облік витрат працівника в закордонному відрядженні
№ з/п
Дата
Курс валют
Зміст операції
Бухгалтерський облік
Сума
Дт
Кт
1
05.08.2015
НБУ:
21,98 грн/ 1 дол. США
Видано працівнику аванс на закордонне відрядження:
(1920 дол. США × 21,98 грн/1 дол. США) = 42201,60 грн
372
302
1920 дол. США
42201,60 грн
2
21.08.2015
Затверджено авансовий звіт (списано витрати):
НБУ:
21,98 грн/ 1 дол. США
витрати на проїзд до Ізраїлю:
(416 дол. США × 21,98 грн/1 дол. США) = 9143,68 грн
92
372
416 дол. США
9143,68 грн
Крос-курс:
0,26 дол. США/ шекелів
НБУ:
21,98 грн/ 1 дол. США
витрати на проживання в готелі:
(3515 шекелів × 0,26 дол. США/шекелів) = 913,90 дол. США;
(913,9 дол. США × 21,98 грн/1 дол. США) = 20087,52 грн
92
372
3515 шекелів
20087,52 грн
Крос-курс:
0,26 дол. США/ шекелів
НБУ:
21,98 грн/ 1 дол. США
вартість проїзду в Ізраїлі:
(85 шекелів × 0,26 дол. США/шекелів) = 22,10 дол. США;
(22,1 дол. США × 21,98 грн/1 дол. США) = 485,76 грн
92
372
85 шекелів
485,76 грн
НБУ:
21,98 грн/ 1 дол. США
добові працівнику:
30 дол. США × 14 діб х 21,98 грн/1 дол. США = 9231,6 грн
92
372
420 дол. США
9 231,60 грн
Крос-курс:
0,26 дол. США/ шекелів
НБУ:
21,98 грн/ 1 дол. США (видача авансу);
22,06 грн/ 1 дол. США (затвердження звіту)
інші витрати, здійснені у відрядженні*:
1) (1230 шекелів × 0,26 дол. США/шекелів) = 319,80 дол. США;
92
372
1230 шекелів
2) Перевитрата:
((416 дол. США + 420 дол. США + 913,9 дол. США + 22,1 дол. США + 319,8 дол. США) - 1920 дол. США) = 171,8 дол. США;
3) інші витрати в межах виданого авансу:
(319,8 дол. США - 171,8 дол. США) = 148,00 дол. США;
4) загальна сума інших витрат:
(148,00 дол. США × 21,98 грн/1 дол. США) + (171,8 дол. США х 22,06 грн/1 дол. США) = 7042,95 грн;
7042,95 грн
3
25.08.2015
НБУ:
22,42 грн/ 1 дол. США
Виплачено працівнику з каси суму перевитрат у відрядженні:
(171,8 дол. США × 22,42 грн/1 дол. США) = 3851,76 грн
372
301
171,8 дол. США
3851,76 грн
4
25.08.2015
НБУ:
22,42 грн/ 1 дол. США
Відображено курсову різницю на дату виплати заборгованості працівнику:
((171,8 дол. США × 22,42 грн/1 дол. США) - (171,8 дол. США × 22,06 грн/1 дол. США)) = 61,85 грн
945
372
61,85 грн
* Оскільки в цьому випадку — перевитрата коштів у відрядженні, то витрати в сумі інвалюти, що видали працівнику як аванс (1500 дол. США), відображаються в бухобліку за курсом НБУ на дату видачі авансу, а все, що перевищує цю суму (перевитрата), — за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. При цьому зверніть увагу: оскільки аванс видали в дол. США, то й суму перевитрат потрібно розрахувати в цій же інвалюті.
Як видно з таблиці, витрати в інвалюті, виданій працівнику як аванс (1920 дол. США), відображаються в регістрах бухобліку за курсом на дату видачі (21,98 грн за дол. США). А сума перевищення (171,8 дол. США) — за курсом на дату затвердження авансового звіту (22,06 грн за дол. США). Курсова ж різниця виникає завдяки тому, що курс НБУ змінився (виріс із 22,06 до 22,42 грн/дол. США) на день компенсації перевитрати за авансовим звітом порівняно з курсом на день затвердження авансового звіту.
Зразок заповнення авансового звіту для цього прикладу див. тут.
Ірина ЛІТВІНЧУК,
директор
ТОВ «ТАКС КОНЕКШИНС ГРУП