Если первичные документы утрачены

Ситуация, когда предприятие утрачивает свои первичные документы, на практике встречается не так уж и редко. Причины этого могут быть разными: как форс-мажорные обстоятельства (пожар, затопление, кража и т. д.), так и халатное отношение должностных лиц предприятия к документам. Но независимо от причины действия предприятия по восстановлению документов будут аналогичными. Что нужно предпринять в таких случаях, расскажем в консультации.

Как действовать при утрате документов согласно законодательству?

НК обязывает налогоплательщика, утратившего документы:

• письменно уведомить об этом орган ГФС по основному месту учета в течение 5 дней с момента утраты документов;

• восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня уведомления органа ГФС об утрате документов.

Если же на период, когда налогоплательщик потерял документы, у него была назначена документальная налоговая проверка, то орган ГФС должен ее перенести и провести после восстановления документов в пределах сроков, установленных п. 44.5 НК.

Согласно п. 6.10 Положения, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 в случае утраты или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию, которая устанавливает отсутствующие документы и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом.
Таким образом, алгоритм действий при утрате первичных документов следующий:

Шаг 1. Издать приказ по предприятию о назначении комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Кто должен входить в ее состав, законодательством не определено, только установлено, что в комиссию нужно включить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (в зависимости от конкретной ситуации).

Шаг 2. Письменно уведомить о происшествии правоохранительные органы (в соответствии с правилами УПК). Это делается в произвольной форме с указанием всех обстоятельств дела.

Шаг 3. В 5-дневный срок с момента обнаружения пропажи или утраты письменно проинформировать об этом орган ГФС.

Шаг 4. Оформить актом результаты работы комиссии. Форма такого акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме с описанием всех совершенных действий по расследованию причин утраты документов и утверждается руководителем предприятия.

Шаг 5. Направить копию акта органу ГФС в 10-дневный срок с момента его составления. Если вы успели оформить акт в срок, то его можно направить одновременно с уведомлением органа ГФС (см. шаг 3). Копия акта направляется также органу, в сфере управления которого находится предприятие.

Каков порядок уведомления органа ГФС об утрате документов?

Законодательством не определено, как должен оформляться документ, информирующий орган ГФС об утрате документов. Исходя из практики, в нем следует указать:

• дату утраты документов или дату установления этого факта;

• обстоятельства, при которых документы были утрачены;

перечень утраченных документов (при возможности);

• конкретные реквизиты утраченного документа (если знаете, то укажите номер, дату, кем выдан);

• если имеются документы, подтверждающие произошедшие события, нужно приложить к заявлению копии таких документов (например, справки территориального органа МЧС, справки правоохранительного органа о хищении имущества и т. д.);

• если к моменту направления заявления в орган ГФС уже составлен акт комиссии, его копию также следует приложить к заявлению.

Как назвать этот документ – не принципиально, поскольку законодательство также не устанавливает к нему специальных требований. Обычно его называют уведомлением или заявлением (см. образец).

Выводы

Предприятие, утратившее первичные документы, независимо от причин такой утраты, должно уведомить об этом орган ГФС, где оно состоит на основном учете, а также заняться их восстановлением.

Чтобы восстановить документы, необходимо письменно обратиться к своим контрагентам, обслуживающим банкам, государственным органам с просьбой выдать дубликаты соответствующих документов.

Невыполнение требования законодательства о восстановлении документов грозит предприятию серьезными финансовыми потерями, прежде всего в части налогообложения.