«Microsoft Dynamics NAV – больше, чем система для бухгалтерского учета»
 |
|
Наши специалисты протестировали программу Microsoft Dynamics NAV, зарекомендовавшую себя на международном рынке, позволяющую вести не только бухгалтерский и налоговый, но и управленческий учет на предприятии. О результатах такого тестирования читайте в нашей статье. |
Современное предприятие, как правило, автоматизирует свой учет двумя способами: либо покупает готовую бухгалтерскую программу, либо нанимает специалистов для написания бухгалтерской программы специально для себя.
И тот, и другой способы имеют свои достоинства и недостатки.
Бухгалтерские программы широкого распространения можно легко достать, цена на них более-менее фиксирована и существует множество курсов, помогающих их освоить. В то же время, то, что является массовым продуктом, редко учитывает специфику работы конкретных предприятий. А потому таким предприятиям приходится либо приспосабливаться к использованию приобретенного продукта в условиях своей хозяйственной деятельности, либо нести дополнительные расходы (иногда превышающие стоимость самого права использования бухгалтерской программы) на доработку программного продукта.
Уникальные, написанные специально для конкретного предприятия, программы обладают таким преимуществом, как защищенность информации от стороннего вмешательства и фиксирование при их создании особенностей деятельности самого предприятия. Но их создание влечет за собой расходы большие, чем приобретение лицензии на бухгалтерскую программу массового потребления, да и создание такой программы по заказу компании зачастую приводит к тому, что такая компания становится заложником ситуации, в которой не может отказаться от услуг исполнителей, создававших такую программу.
Но учет на предприятии – это не только создание первичных документов и корреспонденция счетов. И даже не создание отчетности по результатам хозяйственной деятельности. Все это – задачи финансового и налогового учета на предприятии. А ведь есть еще и учет управленческий, призванный обеспечить контроль за хозяйственной деятельностью предприятия, а также анализ ее результатов и стратегическое планирование деятельности предприятия в будущем. Вот эти функции удается реализовать в себе далеко не каждой, даже широко распространенной бухгалтерской программе.
Сегодня мы поговорим о Microsoft Dynamics NAV – программном продукте, разработанном компанией Microsoft и позволяющем осуществлять ВСЕ указанные выше задачи одновременно, в режиме онлайн. О том, какого качества этот продукт, говорит и имя компании - его создателя, и многолетний опыт его использования как компаниями за рубежом, так и рядом компаний в Украине. Этот продукт появился на рынке нашей страны благодаря усилиям компании «Инновер» в 2001 году и с тех пор эта компания осуществляет поддержку законодательных требований и адаптирует продукт для использования в Украине. Такая адаптация позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет непосредственно в Microsoft Dynamics NAV, получая выгоды от всех функциональных возможностей системы.
50% успеха Microsoft Dynamics NAV на международном рынке – это качество программного продукта и его гибкость, позволяющая настроить программу одновременно и под потребности клиента, и под локальное законодательство.
В процессе использования данной программы принимают участие пользователи разных зон ответственности: и руководители подразделений, и менеджеры, и сами бухгалтера. Как это происходит на практике, покажем на примере закупок и продаж товаров/услуг.
Планирование и осуществление закупок
Для производственных предприятий закупка сырья и материалов – важнейшее условие для обеспечения их деятельности. Но и для остальных предприятий контроль за закупками означает контроль за расходованием их средств, а потому ему уделяется немало внимания. Microsoft Dynamics NAV позволяет планировать и контролировать закупки на всех этапах их осуществления.
Вначале кто-то, например, менеджер по закупкам создает в Microsoft Dynamics NAV документ – Заказ на Покупку. Этот документ содержит в себе обычные данные, необходимые как для создания первичных документов, так и для принятия решения руководителем, утвердить такую закупку или нет: данные о поставщике, наименовании товаров/услуг, их количестве и цене. Если для осуществления закупки нужна предоплата, в Заказе указываются ее сумма и срок осуществления.
Кроме того, тут же программа приводит данные о статистике отношений с таким поставщиком – суммы ранее сделанных предоплат, выполнение поставщиком взятых на себя обязательств (например, приводятся данные о просроченных платежах), количество заказов, оформленных на такого поставщика, общее сальдо расчетов с ним и т.д.
Как рассказала нам Таисия Бондарь, операционный директор «Инновер», в последнее время большинство компаний, использующих Microsoft Dynamics NAV, используют также в закупках систему уведомлений, которая присылает финансовому директору или директору по закупкам электронное письмо с информацией о том, что кто-то из пользователей собирается выполнить покупку. При этом письмо приходит со всей нужной информацией для того, чтобы руководитель, время которого всегда ограничено, мог быстро принять нужное решение о разрешении или запрете выполнения покупки, в том числе с учетом суммы соответствующей статьи бюджета закупок или бюджета расходов.
Допустим, руководителя устраивают условия приобретения товаров/услуг. В этом случае он подтверждает данный Заказ, и далее, на его основании бухгалтер осуществляет предоплату. Платежи поставщикам учитываются в Журнале платежей. Для этого нужно заполнить строку Журнала соответствующими данными для перечисления суммы платежа поставщику. Это делает, как правило, руководитель - лицо, которое подтверждает необходимость платежа. Как только бухгалтер осуществляет оплату, он на панели Журнала платежей нажимает кнопку «Учет», для того, чтобы подтвердить учет операции в системе. При учете операции в системе будут сформированы движения в Главной Книге, Книге операций по поставщику и т.д. Но не только – ведь доступом к такому Журналу и Заказам обладают все звенья данной операции! Таким образом, и руководитель, и менеджер по закупкам могут контролировать состояние Заказов и перечисление оплат по ним в режиме онлайн. Разумеется, данная программа позволяет контролировать и осуществлять не только предоплаты поставщикам, но и оплату им уже оприходованных товаров/услуг.
Когда товар по данному Заказу получен, на основании Заказа создается Учтенная приходная накладная покупки.
Все операции по товарам/услугам можно просмотреть в специальной закладке – Книге учета операций по товарам. Кроме того, если нас интересуют данные о конкретном поставщике, мы можем проанализировать все осуществленные с ним операции – как оплаты, так и поставки по карточке Поставщика в книге операций.
А если бухгалтера интересует более привычный для него документ – оборотно-сальдовая ведомость по поставщику, можно создать и его, в разделе Операционная Бух. Отчетность.
Аналогично создаются документы, необходимые для возврата товара при разрыве договора или, например, бракованного товара поставщику. Но для этого менеджеру уже не нужно составлять новый Заказ – он создает накладную на возврат закупки на основании Заказа, по которому она была осуществлена. Как только такая накладная подтверждается руководителем и материально-ответственными лицами, она отправляется в учет, создает проводки и учитывается в Главной книге, а также во всех других необходимых учетных журналах.
Если приобретенные товары нужно переместить из подразделения в подразделение, менеджером создается документ Заказ на перемещение. Он требует утверждения материально-ответственными лицами. После чего бухгалтером нажимается кнопка «Учет» и по данной операции создаются проводки, а суммовые показатели ее отражаются в Главной книге и т.д. Кстати, Microsoft Dynamics NAV позволяет вести учет запасов не только в разрезе мест их хранения, но и в разрезе материально-ответственных лиц (и соответственно, перемещать запасы между ними).
Если запасы пришли в негодность, материально-ответственным лицом составляются Акты списания. А если запасы были использованы в собственной хоздеятельности, создается накладная-требование на их отпуск. Все это – также в режиме онлайн, с утверждением руководителем, с возможностью распечатать первичные документы и контролем бухгалтера за их учетом путем простого нажатия кнопки.
Планирование и осуществление продаж
Продажа товаров осуществляется аналогично их закупкам, по тому же алгоритму. Вначале менеджер по продажам создает Заказ на продажу (при этом он сразу видит, есть ли на складе необходимый товар или его пока нет). Тут же указывается плановая цена на продажу. Если руководитель согласен с условиями продажи, он подтверждает такой Заказ, и далее, по условиям, которые в нем указаны, осуществляются уже хозяйственные операции – предоплата от заказчика или наоборот, отгрузка с отсрочкой платежа и т.д. Все эти операции, после их подтверждения ответственными лицами, отражаются бухгалтером в учете.
Операции с подотчетными лицами
Предприятие решило отправить работника в командировку. Или же руководитель решил поручить определенному работнику приобретать товары/услуги для предприятия самостоятельно. В этом случае работнику, как правило, нужно выдать аванс, а сам он приобретает статус подотчетного лица (для этого на него в программе заводится отдельная карточка подотчетного лица).
Microsoft Dynamics NAV позволяет вести учет подотчетных лиц в разрезе выданных им подотчетных сумм (авансов) или же возмещения понесенных ими расходов за счет собственных средств.
Как только платеж подотчетному лицу подтверждается в программе руководителем, бухгалтерия осуществляет такой платеж и проводит данные о нем в карточке подотчетного лица. И такой платеж уже создает проводки и отражается в Главной книге.
После того, как закупка осуществлена (или другие расходы понесены), после возвращения из командировки, подотчетное лицо создает в программе авансовый отчет.
Разумеется, такой авансовый отчет, как и любой другой необходимый документ, можно легко распечатать из данной программы, и его внешний вид будет соответствовать всем требованиям к форме и реквизитам авансового отчета, актуального на дату его создания. После его утверждения руководителем, бухгалтер отражает данные такого авансового отчета в учете предприятия, приходуя на его основании все приобретенные подотчетным лицом товары/услуги, а также отражая затраты, понесенные на командировку.
По словам операционного директора компании «Инновер», для предприятий, сотрудники которых регулярно находятся в командировках, вопрос корректного учета командировочных расходов становится крайне актуальным: вопрос в корректном учете затрат, формируемых в разных валютах, в контроле за своевременным сбором авансовых отчетов и получении или перечислении денежных средств. Хорошим примером может быть авиакомпания, в которой пилоты и бортпроводники находятся в разъездах практически без перерывов или же любая международная компания, сотрудники которой регулярно посещают офисы в разных странах.
Также Таисия рассказала о том, что в случае когда расчеты с подотчетными лицами являются в компании одним из ключевых, очень трудоемких процессов, система может формировать и отправлять в клиент-банк ведомость на перечисление денежных средств на основании утвержденного плана поездок, может выполнять расчет суточных по норме, установленной государством и параллельно по сумме суточных, определенных предприятия, а также отражать сумму превышения выплаченной суммы на нормой как базу для начисления НДФЛ.
Выводы
Приведенное выше, это, конечно, далеко не все, что знает и умеет данная программа. В следующих материалах мы подробно рассмотрим, как она позволяет вести учет кассы и средств на счетах в банке, необоротных активов, составляет отчетность (налоговую, финансовую и управленческую) и так далее.
А за предоставление Microsoft Dynamics NAV для тестирования и консультации в ходе анализа ее возможностей отдельно благодарим компанию «Инновер», которая является первым консультантом по внедрению ERP-систем Microsoft на территории Украины с 2001 года.
Плюсом Microsoft Dynamics NAV является не только возможность одновременного осуществления учета и анализа, но и работа с большими объемами информации за длительный период времени с доступом к информации прошлых периодов, а также контроль за всеми изменениями, которые вносились в документацию после осуществления учетных операций.
На сегодня Microsoft Dynamics NAV можно приобрести и как уже готовый учетный продукт, и доработать ее, в случае необходимости под нужды именно вашего предприятия. Плюсом данной программы является не только возможность одновременного осуществления учета и анализа, но и работа с большими объемами информации за длительный период времени с доступом к информации прошлых периодов, а также контроль за всеми изменениями, которые вносились в документацию после осуществления учетных операций. Скорость, оперативность, защита информации, многофункциональность, большой объем данных – вот преимущества, которые по достоинству оценены всеми пользователями Microsoft Dynamics NAV.
Заметим, что это программа, которой могут воспользоваться как вновь созданные предприятия, начинающие свою работу с нуля, так и те, которые уже вели свой учет в других программах и приняли решение повысить эффективность работы предприятия за счет использования Microsoft Dynamics NAV.
Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.
Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.
Блоги 
 (1).jpg?v=1710160023)
.jpg?v=1710191819)
.jpg?v=1709910824)